拡大する業務に対応するため「販・財・給」をPCAで統一

1982年に創業された株式会社インターコムは、1986年に販売したパソコン通信ソフト『まいと～くシリーズ』を始め、IT資産管理のための『MaLionCloud』や働き方改革の一助となる『Web給金帳Cloud』など、数々のヒット商品を生み出している。なかでも給与明細をペーパーレスで配信できる『Web給金帳』は『PCA給与』との連携によって、多くの導入企業で給与処理にかける時間と工程を大きく短縮化させる効果をもたらしている。

同社では給与・人事・会計・販売管理などの重要な基幹データをほぼPCAソフトで管理している。20年以上前は手入力やExcel®でこれらの処理や管理を行っていたが、社員数の増加や業務拡大に対応するためにPCA製品を導入した。

「当時のソフト選定などを詳しく知る者は今は在籍しておりませんが、聞いた話では各種ソフトウェアメーカーのサポート体制なども比較検討されたようです。その中で最もサポート体制が充実していたのがPCAでした。現在もPCAのサポートセンターをよく利用しています。不明点があればまずAIの『一富士あやめ』^※に聞いて、それでも解決しない場合はサポートセンターに問い合わせるようにしています。パソコン操作があまり得意ではない私にも大変わかりやすいアドバイスをしてもらって助かっています」（総務人事本部 菅沼愛氏）

「以前の給与処理については、フレックス制度を導入していた背景もあり、勤怠管理は各従業員からの自己申告時間をExcel®で入力処理していたようです。そこで約10年前に『就業管理クロノス』と『Zaion』を導入し、『PCA給与』と連携させて確実な勤怠管理・給与処理を行うようになりました。導入から10年経ちますが、エラーや不具合などはまったくなくスムーズに運用できています」（総務人事本部 部長 中村直樹氏）

PCAソフトによって毎日の「販・財・給」の業務をスムーズに処理していた同社だが、新たにソフトの選定を行う必要に迫られた。それは2015年12月から施行された「ストレスチェック制度」と、2016年1月から本格運用が始まった「マイナンバー制度」だ。

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『PCAクラウド』の堅牢なセキュリティが決め手に

新たな制度に対応できるソフトやシステムの選定を行ううえで、やはり注目したのが『PCAクラウド』だった。中村氏はクラウドサービスの選定時に、大きく2つのメリットと可能性が『PCAクラウド』にはあると感じた。

「まず1つは重要なデータがデータセンターにて保管されているという安心感です。もちろんオンプレの頃から万が一に備えて、社内でのバックアップ体制は整えていました。しかし、ライセンスの関係上、ソフトが入っているPCでしか処理ができないため、おのずと処理可能な社員が限定されてしまう、その担当社員が会社を辞めたなどの際の業務の引継ぎ、データ管理も大きな課題でした。『PCAクラウド』ならデータ保管における安心感はもちろん、データ共有によってこの課題を解決できると思いました。担当者のPCにデータがあるのではなく、クラウド上にデータがあるので、新しい担当者が業務を引き継ぐ際もスムーズにデータにアクセスしにいく、といった運用が可能になります」（中村氏）

そして2つめのメリット・選定理由として挙げられたのが、『PCAクラウド』の堅牢なセキュリティだ。

「マイナンバー制度がスタートし、我々も初めて扱うものであることから、万が一データが漏れるといったケースが発生しないようなデータセンターのセキュリティ対策、万が一が起きた時の対策が必要だと考えました。PCA以外にもクラウド対応のメーカーは複数あったのですが、その運用方法とセキュリティ体制については不透明さを感じていました。そこで当社の開発担当者にも参加してもらい、クラウドそしてマイナンバー制度対応システムの検討会議を開催し、じっくりと各社のサービスを比較検討しました。その中で『PCAクラウド』には、『SOC2®（ソックツー）報告書』^※4）を取得していることに裏打ちされた堅牢なセキュリティ対策と、『PCAクラウド』に『PCAマイナンバー電子割符オプション』を組み合わせた運用をすることで、万が一データが流出してしまった際も、個人番号が電子割符化されていることから個人番号の復元を不可にできる、といった万が一に備えた運用方法についての明確な説明があり、導入を決めました」（中村氏）

『PCAストレスチェックALART』と『PCA給与X クラウド』との連携

マイナンバー制度をきっかけに、『PCA給与X クラウド』を導入した同社では、さらに『PCAストレスチェックALART』を導入した。スマートフォンに対応したクラウド型システム、あるいは紙での実施も可能で、社内の環境を問わずに導入できるストレスチェック制度対応システムだ。実施者代行や産業医との面談、メンタルヘルス研修などにも対応している（一部オプション）。
同社が『PCAストレスチェックALART』を選んだ理由の一つには、制度が始まったばかりでの対応なのであまり費用や手間をかけずに運用したいという反面、せっかく実施するなら、得られた情報を元に、従業員のメンタルヘルスケアに最大限に役立てていきたいという思いがあったからだ。同社では『PCAストレスチェックALART』と『PCA給与X クラウド』とをマスター連携し運用している。

「費用をかけない、という点から、紙での受検も検討はいたしましたが、やはり、『PCA給与 クラウド』とマスター連携ができるメリットには勝てませんでしたね。マスターを連携すると、『PCA給与X クラウド』の各従業員データを、ミスなく安全に『PCAストレスチェックALART』へ取り込めます。そのため『PCAストレスチェックALART』にて部署情報や社員情報を一から設定する必要ももちろんありませんから、スムーズに従業員のストレスチェックに進めることができます。時間的な効率化に、大幅な成果が出ています」（菅沼氏）

また、ストレスチェックの結果を集団分析する際にも、マスター連携することでの効果が得られた。

「ストレスチェックの実施者は、ストレスチェックの結果を集団ごとに集計・分析し、職場ごとのストレスの状況を把握し、職場改善に役立てることができますが、ストレスチェックの受検者が10名未満の場合は、条件を満たさない限り、集計結果を事業者に提供してはならないという原則があります。『PCA給与X クラウド』と『PCAストレスチェックALART』をマスター連携することで、部署設定を改めて行うことなく、そのような原則に従って、診断結果の閲覧制限もかかることから、安心して組織診断の結果を閲覧・比較することができます」（菅沼氏）

同社に限った話ではなく、限られたリソースの中で次々に新たな制度への対応が望まれる昨今、企業は、社内を様々な角度から分析し、メンタルヘルス不調の未然防止に努める必要がある。株式会社インターコムが行っている『PCA給与X クラウド』と『PCAストレスチェックALART』との連携は、同様に限られたリソースの中でスムーズな運営を目指す企業にとって、運用の一つのヒントになるだろう。

豊富な管理帳票によってソフトの機能をフル活用

『PCA給与 クラウド』では保存されている給与データや賞与データをExcel®で出力し、それを自社の用途に応じた様々な分析資料などへ加工・再利用できる。また各種管理帳票も充実しており、同社でもこれらの帳票類を業務に活用している。

「紙として頻繁に出力しているものは累計支給控除一覧表や合算支給控除一覧表など支給控除に関する帳票です。給与額のチェックに利用しているのですが、給与処理の始まりや終わりなど様々なタイミングで、様々な集計区分で出力することで、支給額のミスがないようにしたり、経理部の経費把握に役立ててもらったりしています。」（菅沼氏）

また同社では『PCA人事管理X クラウド』も導入している。給与・人事をPCAかつクラウドにしたことで、将来的にもさらに発展した運用を期待している。

「自社の管理帳票や独自集計資料、手集計などの業務を洗い出し、『PCA人事管理X クラウド』や『PCA給与X クラウド』の機能での運用に移行できないか、毎年部署内で業務の見直しを図っています。
あくまで今後の話になりますが、将来的には『PCAクラウド Web-API』などを利用することで、連携の幅を広げていけるのではないかと期待しています。現在は、『PCA人事管理X クラウド』は今までExcel®で管理していたデータを移行している段階ですが、今後これらのソフトを業務にフルに使用していく中で、これらのソフト同士の連携のポイントを見出したり、社内業務の改善の打診に活用したりといった展開に繋げていきたいです。
働き方改革は社会の大きな関心事にもなっており、当社は各企業の働き方改革に貢献できるソフトやシステムを開発・販売しています。自分たちが行っている業務改善やPCAクラウドの活用などを踏まえて、自社開発システムとの連携にWeb-APIの仕組みを進言したり、今後もPCAなど他社製品とのコラボレーションをはかりながら、さらによいソフトやシステムを提供していくことで、社会貢献ができることを期待しています」（中村氏）