導入事例
社会福祉法人 北海道社会事業協会 様
広大な北海道内に点在する複数の病院の給与データを、本部で一括管理し、正確で安心な給与システムに。
約2,700名の職員数を有し、病院や介護施設、在宅関連事業、看護専門学校、保育所などを運営している社会福祉法人 北海道社会事業協会。広大な道内に点在する7箇所の病院はかつて給与ソフトもバラバラだった。そこで『PCA給与Xクラウド』による統一管理を開始し、ミスのない給与処理が実行されている。様々な事情から病院経営は全国的に厳しい時代となっているが、その中でPCAが果たせている役割を伺った。
導入の狙いと効果
- 導入の狙い
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- マイナンバーや給与データを本部で一括管理したい。
- なるべくコストを抑えたシステムにしたい。
- 年末調整や減価償却など、状況にあわせて後から機能を足していきたい。
- 導入の効果
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- 『PCA給与Xクラウド』で各地に点在する病院の給与データを本部でリアルタイムに管理。また高度なセキュリティと機能が搭載されているPCAのマイナンバー管理ツールによって、安全に職員のマイナンバーを管理。
- 『PCAクラウド』なら初期費用を抑え月額料金での利用が可能。サーバーの追加費用も不要。
- 『オフィスステーション年末調整』※1などPCAは連携サービスも多彩。後からPCAソフトを追加したい場合も、『PCAクラウド』ならソフト利用ライセンスのみの費用追加で利用できる。
導入システム
- PCAクラウド イニシャル”0” プラン （Type24 17CAL）
- PCA給与 クラウド
- PCA人事管理 クラウド
- PCA固定資産クラウド
※1）『オフィスステーション年末調整』は、株式会社エフアンドエムが提供するサービスです。
導入企業とプロフィール
社会福祉法人 北海道社会事業協会
| 資本金 | 1億5,500万円 | 従業員数 | 2,472名 |
|---|---|---|---|
| 主業種 | 医療業 | ||
| 所在地 | 〒060-0004 北海道中央区北4条西6丁目1番1 | ||
| 設立年月日 | 1922年7月 | ||
| URL | https://ssl.hokushakyo.jp/ | ||
| 協会概要 |
【社会福祉事業】
【公益事業】 | ||
導入前の運用と課題
広大な北海道内に点在する各病院の給与データを一括管理したい
1922年（大正11年）に北海道庁内において発足した社会福祉法人 北海道社会事業協会。小樽病院・函館病院・富良野病院など道内に7箇所の病院を展開し、看護専門学校や保育所、介護老人保健施設や訪問看護ステーションなども運営している。
北海道の地域医療に約1世紀にもわたり取り組んできた同法人は、これまで約2700名の職員の給与計算を、それぞれの病院の事務員が多忙な業務と限られた人員の中で行っていた。そんな中で降って湧いた課題が2016年のマイナンバー導入だった。
「当時は使用している給与ソフトが各病院で異なっていました。マイナンバー導入といわれても、約2000名以上の職員が在籍しており、入退職者が毎週のようにいる業界です。本人確認書類などのコピーを札幌の本部から収集に行くには、あまりにも距離があり、現実的ではありませんでした」（本部 総務財務部 総務情報処理担当 A氏）
くわえて給与計算についても気になる課題があったという。給与規程については基本的にどの病院も共通していたが、夜勤などでは手当の差が発生していた。
「給与計算においてミスなく処理できる環境にし、コンプライアンスも確実に順守するために、各病院の給与データを本部側がしっかりと一括管理できる方法はないかと考え始めました」
選定のポイント
初期投資の負担が軽く、提案しやすいのが『PCAクラウド』
同法人のシステム管理を担当しているA氏は、事務機器メーカーでの勤務経験があり、会計・給与ソフトやシステム全般について豊富な知識を持っている。その経験からPCAを含め数社の給与ソフトとシステムを検討した。
「ご存知のように病院経営は全国的に厳しい時代で、費用面については厳しく検討しました。とは言っても、安さだけを追求すると結果的に損をしてしまうものです。長期的な視野に立ちコストパフォーマンスが高いシステムを考えた場合、やはりPCAがもっとも優れていると思いました」
他社の場合は新しくサーバーを追加する必要があり、初期投資がかさんでしまう点もネックだった。同法人の場合は病院数も職員数も多いため2、3台のサーバー追加が必要になってしまう。
「正直、そんな金額は提案しにくいです。しかし『PCAクラウド』ならサーバーを追加する必要がありません。使用台数はかなり多いものの月額料金で利用できます。よし︕ PCAの導入費用なら会議で言いやすいぞ、というのが正直な選定ポイントですね」
導入後の効果
サーバーレスという環境がもたらす様々な効果
2016年に『PCA給与Xクラウド』を導入し、現在は同時接続台数17台というやや大きな規模で、道内の各病院や看護専門学校などで運用している。導入メリットの1つとしてまずはサーバーレスの効果が大きいとA氏は語る。
「当法人の場合、財務や病院備品の処理用に以前から大きなサーバーを複数台動かしています。サーバーのトラブルは情報処理担当者が対応するのですが人員的にも限界があり、新しいサーバーを置くスペースの確保も困難でした。しかし『PCAクラウド』ならサーバーレスですからトラブル対応やスペース確保に頭を悩ませる必要はありません」
『PCAクラウド』の費用についても明瞭でリーズナブルだと評価している。『PCAクラウド』のイニシャル“0”プランは、ソフト利用ライセンス＋サーバー利用ライセンスを月額料金で利用できる。同時に使用できる端末の台数によって料金は変わるが、『PCA給与』をインストールできる台数には制限がない。同法人の同時接続台数は17台だが、『PCA給与X』を20台のパソコンにインストールしており、多くの職員が使いやすい環境にしている。
「『PCAクラウド』にしたことで他にも得したことがあります。『PCA固定資産X』を追加したのですが、その場合も月額料金で利用できるのです。すべての台数分においてソフトを買い足す必要がなく、状況に応じて様々なPCAソフトを利用しやすいのもユーザーとしてはうれしいです」
本部での統一管理によって間違いのない給与システムに
『PCA給与Xクラウド』によって同法人では各病院の給与データを、札幌の本部で一括管理できるようになった。以前は各病院の事務が行っていた給与計算とその後の支払いを札幌の本部で行っている。給与データを一括管理できるようになったことで次のような効果が得られた。
「まずは給与計算の間違いをほぼゼロにできました。病院には様々な職種の人が働いており、雇用形態も勤務年数も夜勤などのシフトも様々です。加えて入退職者が常に発生するため、病院の事務担当者がうっかりして退職した看護師の等級で、入職して間もない看護師の給与計算をしてしまう恐れもありました。しかし現在は給与計算を本部で一括管理し、給与計算式をこちらで作るわけですから間違いようがありません」
本部による管理が可能になったことで、病院ごとの医師や看護師、事務職など職種別の人件費なども細かく正確に出せるようになった。また導入のきっかけになったマイナンバー管理についても、パソコンやスマートフォンなどから安全に個人番号の収集ができるため、広大なエリアに多くの病院や施設を有する同法人ではとても便利に利用している。
API連携サービスにより年末調整もスマートに実施
同法人では連携サービスの『オフィスステーション年末調整』も新しく導入した。現在は本部のみでの運用だが、その効果は大きかったと語る。『オフィスステーション年末調整』は、パソコンやスマートフォンを利用して職員は年末調整の質問事項に回答するのみ。添付書類の提出が必要な場合もあるが、基本的に用紙への記入は行わなくてよい。総務側は収集状況や記入状況をシステム内で確認でき、入力が遅れている職員にはメールなどで催促ができる。申告書の紙の管理や記入モレの対応などにかけていた時間を大きく軽減できる。
「2年連続して本部内で使いましたが本当に楽でしたね。『PCA給与X』とのAPI連携は私自身が行ったのですが、スムーズにできました。今後は各病院でも同じように年末調整ができれば、その効果は絶大だと考えています」
運営施設
病院・介護施設
函館病院／小樽病院／余市病院／岩内病院／帯広病院／富良野病院／洞爺病院／介護老人保健施設ふらの
在宅関連事業
ヘルパーステーション「あじさい」／訪問看護ステーション「のぞみ」／老健ふらの訪問看護ステーション／通所リハビリテーション「あいりす」／岩内協会病院指定通所リハビリテーション事業所「ななかまど」／訪問リハビリテーション「アスター」／居宅介護支援事業「えんじゅ」／介護老人保健施設ふらの指定居宅介護支援事業所
看護専門学校
帯広看護専門学校
保育所
駒鳥保育所
※2020.05.01現在
今後の展望と課題
勤怠管理と『PCA給与X』との連携
給与処理を本部の一括管理にすることで、正確性などの効果を得られた同法人だが、今後は勤怠管理との連携を進めて行きたいとA氏は考えている。
「職種も雇用形態もシフトも多様で、くわえて残業もある仕事です。各病院ではタイムカードと出勤簿と残業申請書を照らし合わせる作業がまだ行われているのですが、この勤怠管理をシステム化し『PCA給与X』と連携させれば、各病院での給与支払い業務はほぼ自動化でき、正確性も確保できます。働いている職員にとっても自分の勤務時間や報酬が確実に反映されるわけですから、より安心できるのではないでしょうか」
同法人では『PCA給与X』から『PCA給与DX』へのバージョンアップを順次行っており、今後は『PCA人事管理DX』とのシームレスな連携も視野に入れている。
地域医療の原点を今後も支えていけるように
A氏が給与や勤怠の効率的な運用を目指している背景には、地域医療をとりまく様々な事情も影響している。同法人の病院は診療圏の人口が少ないエリアにあり、厚労省が再編や統合を進めている病院が含まれている。しかし地域の人にとってはなくてはならない病院ばかりで容易な撤退はできない。
「地域医療の根を絶やしてはいけない。そんな強い思いで職員たちは頑張っています。地域の住人はもちろんですが、各病院の医療従事者も安心して働ける病院でなければなりません。PCAには今後も働く人を安心して支えていける給与・勤怠システムを期待したいです」
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ピー・シー・エーから一言
PCA給与人事管理固定資産クラウドをご利用いただきまして有難うございます。
北海道の広域医療福祉を担っている貴協会にご採用いただけているのは大変光栄です。
医療福祉は決して止めることのできないサービスです。
PCAクラウドも同様、年間稼働実績99.9999％※を誇るサービスを提供しております。
この稼働率を引き続き継続することによって、職員の方々が安心して業務に従事できるように、PCAも日々研鑽を重ねて参ります。
また、弊社では就業管理システムを専門で取り扱っているクロノス株式会社が関連会社でございます。
設立から33年間、自社開発システムで9,000社以上のお客様に利用いただいている実績に基づいて、貴協会で求められているご提案をさせていただきたいと思っております。
これからも貴協会のバックヤードを支えるシステムの一翼を担えれば幸いです。
今後ともPCAソフトをご愛顧いただきますよう、宜しくお願い申しあげます。
※2019年5月30日～2020年5月29日の稼働率
『PCA給与 クラウド』をご利用いただきありがとうございます。
マイナンバーの取り扱いについては、セキュリティを確保しつつ、利便性も求められるため、開発担当者もかなりの力を注いで実装いたしました機能になりますので、ご活用いただいていることに喜んでおります。
また、年末調整ステーションとのシームレスなAPI連携により業務効率の改善に貢献できていることを、大変うれしく思います。
これからも法改正への着実な対応、業務効率の改善につながる機能の拡充等、働く人の安心を支えていけるシステムの提供に努めて参りたいと思いますので、引き続きPCA製品および連携製品をご愛顧のほどよろしくお願いいたします。