グループ全体の従業員数は約十倍に。事業拡大に対応できる会計システムにしたい

犬のマークでおなじみの、アメリカンカジュアルの代名詞的存在である『Hush Puppies（ハッシュパピー）』や、日本のアウトドア総合ブランドの『CAPTAIN STAG（キャプテンスタッグ）』など、多くの人気ブランドを取り扱っている株式会社ブルーメイト。他のアパレルメーカーが生産に終始するケースが多い中、同社は企画から製造、物流、販売などを一貫して手掛ける自社ブランドも扱っており、事業も順調に拡大してきた。グループ会社も増え、グループ全体の従業員数も一気に増加し、会計給与を担当する総務部への負担は大きくなっていたという。

「事業規模がまだ小さかった頃の状態のまま会計給与処理を行っていました。具体的には会計給与ソフトを導入しているPCが決められており、その台数は会計と給与でそれぞれ基本的には１台。決まったPCでしか処理できないため、他の人が作業をしているとそれが終わるのを待って入力をしていました」（総務部 植山氏）

「現在グループ全体の従業員数は600名で、増加率を単純計算すると一気に約十倍に膨れ上がりました。それに対して会計や給与の入力ができるPCは１台のまま。つまり使用できる社員も1名ですから、給与締め後には残業も発生していました」（総務部 前川氏）

総務部門の希望としては、①複数台のPCが使えること。②同時に複数名の社員が入力できること。③会計や給与を担当できる社員を増やすことで、それに向けて検討したのが『PCAクラウド』だった。

クラウド化により業務の確実性が向上し、残業時間も大きく軽減

現在同社では『PCA会計DXクラウド』を6台のPCにインストールし、同時入力できるクライアント数は3台という環境で毎日の業務を行っている。同社の場合ライセンス数は最大起動台数6台のため、まだまだ余裕がある。総務部では今回の導入による一番の効果は効率化によって生まれた「業務の確実性」だと語る。

まずクラウド化によって、それまで1人に集中していた業務を分散化できた。基本的には会社ごとに担当者を決め、そのうち最も規模の大きな会社については複数名の担当者が入力を行う。この体制によって社員1名にかかる負担は大きく軽減でき、残業もほぼ解消できている。

「以前はその日の仕事の段取りについても、会計ソフトを導入しているPCの空き状況を想定してスケジュールを組む必要がありました。しかし今は各総務社員が自分の仕事状況に合わせて入力ができ、仕事全体を円滑に進めています。月末のプレッシャーのようなものもなくなりましたね。なにより複数名で会計処理を行えるため、数字のダブルチェックも容易にできるようになりました。以前からダブルチェックは行っていましたが、使えるPCが限られており時間も手間もかかりましたが、今はチェックも複数台のPCからでき仕事の確実性が大きく向上しました」（植山氏）

便利な機能が随時更新されている『PCA会計DXクラウド』

グループ会社の会計データを処理するうえで便利なのが『PCA会計DXクラウド』の部門管理機能だ。同社はグループ会社を領域で分けて運用をしているが、1領域内に複数会社を管理している会社であれば、複数の会社にまたがるプロジェクトをグループ化し集計をとるなど、グループ会社を多く抱える企業にとって使いやすい機能も搭載されている。

同社の場合はほかに日常的な帳票として総勘定元帳や損益計算書などを活用しているが、『PCA会計』を長年使用しているために、バージョンアップごとに新しく追加される便利な機能を知ることのないままソフトを使用していることも多い、と語る。

ちなみに同社からは、機能や操作に関する次のような質問が寄せられた。同社以外の導入企業様からもよく質問が寄せられる部分であるため、あらためて参考にしていただきたい。

①いったん締めた会計データを触れないようにすることはできないか？

「前準備」－「会社基本情報の登録」－「管理情報」より、仕訳締切日付を設定することで、その日付以前の伝票を修正・削除・承認できないようにすることができる。

それ以外にも、セキュリティメニューにて、ユーザーごとにロックする科目や部門を設定でき、仕訳の修正や削除、承認や締切についても権限の有無を設定できる。入力はできるが訂正はできない、あるいはフルで触れる権限を与えるなど、社歴や立場、業務内容に応じた細かな設定が可能だ。

②毎回同じ仕訳を入力するのは面倒なので、期をまたいだ振替伝票の複写ができないか？

「振替伝票入力」－「検索」を使い、前期の伝票を呼び出し、伝票複写を行うことができる。例えば、毎年発生するがたまにしか使用しない、という伝票などであれば、自動仕訳の機能を使うことで、入力や検索の手間を削減でき、入力のスピードアップもできる。また予約伝票機能もあり、家賃の支払いなど定期的に発生する同じ伝票を予約登録しておく。入力モレを防ぐための通知機能も付いており、より確実性を高められる。運用に応じて使いわけが可能だ。

同社では操作方法などについてはPCAのサポートセンターをよく利用されているそうで、その丁寧な対応を高く評価いただいた。しかしバージョンアップによって追加された新機能や、日常の入力業務では気づかない便利な機能などをあらためて質問することは、同社に限らず他の導入企業様でも少ないのかもしれない。サポートセンターでは新しい機能や便利な使い方に関する質問にも対応しており、気軽に利用していただきたい。

『PCA給与DXクラウド』も導入し、業務の精度をさらに上げる

『PCA会計DXクラウド』によりクラウドがもたらすメリットに納得した同社では、新たに『PCA給与DXクラウド』を2020年8月から導入する。これまで同社は勤怠データを『PCA給与』に連携させていたが、入力できるPCが1台に限られていた。

「給与処理も会計同様にミスが許されない業務です。そのため600名の出勤データを1枚1枚確認し、ダブルチェックにはかなり時間をかけていました。しかし今後はこの確認作業を複数名で同時に行えます。大幅なスピードアップと確実性も高まり、業務に安心感が生まれると期待しています」（前川氏）

今後のテレワークに向けた土台としての『PCAクラウド』

クラウド化により業務を分散化でき、その結果業務の精度や確実性を高め、社員の心理的な負担も軽減できた同社では、さらにその先も見据えている。

「当社の場合、最初の目的である社内におけるクラウドの利活用には成功しました。今、テレワークがどんどん普及していますが、『PCAクラウド』によって今後の状況次第では、総務社員も場所を問わず働ける環境が必要になるかもしれません。『PCAクラウド』の導入でその土台を整えられたと考えています」（総務部 総務課課長 岡田昭幸氏）

昨今の状況によりアパレル業界全体には厳しい風が吹いているが、同社が展開するカジュアルラインのブランドでは、意外な商品が自宅でリモートワーク中のビジネスマンに売れているという。外出自粛などの影響で、パジャマにもなるような緩めの商品を想像したが、web会議などの対応のためか、外出着としても使えるようなスウェットのセットアップが売れているそうだ。

「昨年からはレディースブランドも新たに展開しており、今後の当社の大きな柱に育てようとしています。収益体制を強化することで、当然管理する数字も増えてきます。そこを『PCAクラウド』でより効率化させていきたいと考えています」（総務部長 渡邉哲也氏）