収集告知

社員にメールを配信して、国税庁が提供する「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」（以下「年調ソフト」という）での申告書データ作成時に使用するID・パスワードをお知らせします。

ヒントと注意事項

  1. 2021年（令和3年）以降のデータ領域でこの処理を起動できます。

    （2020年以前のデータ領域ではメニューに表示されません。）

  2. 「随時」－「PCA Hub連動設定」で『PCA Hub 年末調整』サービスとの連動が有効な場合は、メニューに表示されません。

  3. 社員から提出された申告書データを受け入れる際も、こちらで登録したID・パスワードを使用しますので、必ずメール配信でのお知らせをしていただきますようお願いいたします。

    メールアドレスを所持していない社員に対しては、別の手段でIDとパスワードの通知をご検討ください。

  4. あらかじめ「社員」－「社員情報の登録」の「連絡先」タブで、対象の社員のメールアドレスを登録してください。

「年調ソフト」を使用する際の操作手順

ご案内する「年調ソフト」の入手方法や申告書データの収集方法は、参考例であり

規定があるものではありません。貴社の規定に従った方法でご利用ください。

「年調ソフト」の使用方法は、国税庁が提供する操作マニュアルをご確認ください。

［国税庁サイト］

https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm#soft_dl

 

給与担当者の作業

社員の作業

使用するソフト

1

事前準備

－

－

2

社員への周知

－

－

3

社員へのメール配信

－

『PCA hyper 給与シリーズ』－「年末調整」－「申告書データ収集」－「収集告知」

4

－

申告書データの作成

年調ソフト

5

－

申告書データの提出

－

6

申告書データの受入

－

『PCA hyper 給与シリーズ』－「年末調整」－「申告書データ収集」－「年末調整データの受入」

7

申告書データの保存

－

－

事前準備

申告書データを収集する前に、事前準備を行います。

 

●入手方法の決定

国税庁が提供する「年調ソフト」を社員が入手する方法を決めます。

［例］

  • 給与担当者が国税庁サイトからPC版の「年調ソフト」をダウンロードし、共有サーバーに配置するなどして、社員に配布する。

  • 社員が自身のPCやスマートフォンに直接ダウンロードする。

［国税庁サイト］

https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm#soft_dl

 

●提出方法の決定

社員が「年調ソフト」で作成した申告書データを提出する方法を決めます。

［例］

  • 共有サーバーに配置した個人専用のフォルダに提出する。

  • メール等で送信して提出する。

 

●配布資料の用意

必要に応じ、社員に配布する資料として、国税庁が提供する下記の資料などをダウンロードします。

国税庁の資料には、「年調ソフト」の使用方法だけでなく、社員が控除証明書等をデータで取得するための準備などについても掲載されていますので、是非ご活用ください。

［例］

  • 「年調ソフト」の操作マニュアル

  • 社員の方への配付用資料

［国税庁サイト］

https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm#soft_dl

https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho_pamph.htm

 

●給与支払者情報のエクスポート

「年調ソフト」の管理者・給与担当者メニューに、登録した給与支払者情報をエクスポートする機能があります。

エクスポートした給与支払者情報（xmlファイル）を社員に配布し、社員が「年調ソフト」にインポートすると、社員の申告書データ作成を簡素化し、誤入力を防止することができます。

必要に応じて、給与支払者情報をエクスポートしたファイルを社員に渡してください。

社員への周知

下記の点などについて、事前に社員にご周知ください。

［周知内容例］

  • ID・パスワードの通知メールについて（※詳細は操作手順をご確認ください）

  • 「年調ソフト」の入手方法について

  • 控除証明書データの取得方法について（※1）

  • 保険会社等からデータではなくハガキ等の書面で受け取った場合の控除証明書等の提出方法について

  • 申告書データ作成時のマイナンバー（個人番号）記載の有無について（※2）

  • 申告書データの出力方法について（※3）

  • 出力した申告書データ（zipファイル）の提出方法について

  • 「従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書」の提出方法について（※4）

  • 居住年が平成30年以前の場合の住宅借入金等特別控除申告書等について（※5）

 

  • ※ 1：控除証明書データの取得方法について

    控除証明書等をデータで取得する方法は、「マイナポータル連携」により一括取得する方法と、保険会社等のお客様ページから取得（ダウンロード）する方法があります。

    初めて控除証明書等をデータで取得する場合は、どちらの方法も事前に準備が必要となりますので、社員には早めの周知をお勧めします。

  • ※ 2：申告書データ作成時のマイナンバー（個人番号）記載の有無について

    あらかじめ社員からマイナンバー（個人番号）が提出されている場合は、「年調ソフト」での申告書データ作成時に、マイナンバー（個人番号）の記載を省略することができます。

  • ※ 3：申告書データの出力方法について

    「年調ソフト」で申告書データを作成するとき、電子署名を付与する方法とパスワードをかける方法がありますが、PCA給与ではパスワードをかけた申告書データの受入のみに対応しております。

    「パスワードをかける」を選択し、データを作成するようにご案内ください。

    「パスワードをかける」を選択して申告書データを出力すると、パスワード付きのファイル（****_pass.zip）とパスワードの付いていないファイル（****_nopass.zip）が作成されます。

    受入に使用するのはパスワード付きのファイルのみです。ファイル名を変更せず提出するようにご案内ください。

    パスワードの付いていないファイルは使用しませんので、安全管理の面からも預からないようご注意ください。

  • ※ 4：「従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書」の提出方法について

    PCA給与では、「年調ソフト」で作成できる「従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書」のデータの受入には対応しておりません。

    「年調ソフト」では、作成した「従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書」を書面印刷することができますので、書面での提出をしていただきますようお願いいたします。

  • ※ 5：居住年が平成30年以前の場合の住宅借入金等特別控除申告書等について

    住宅借入金等特別控除申告書等の電子データによる提出は、居住年が平成 31 年（令和元年）以後であるものに限られるため、居住年が平成30年以前の場合、従来通り書面で提出していただくようお願いいたします。

画面

メニューの「年末調整」－「申告書データ収集」－「収集告知」を選択すると、以下のような画面が表示されます。