タスク管理利用ガイド

タスク管理は、日々の業務を整理し、進捗を把握するための機能です。

タスク管理でできること

以下の操作に対応しています。

タスクの確認（一覧表示）
タスクの新規登録
テンプレートからタスクを登録
タスク内容の編集
不要になったタスクの削除
作業完了の記録
作業手順の作成と手順書のアップロード・URL紐づけ
テンプレートの新規登録
テンプレート内容の変更
不要になったテンプレートの削除

eDOCの初期設定について

手順書をeDOCへアップロードする機能を使用するには初期設定が必要です。

注意

この初期設定作業は、「eDOC システム管理者」の他に「eDOC共有フォルダ管理者」の権限でも設定が可能です。役割の追加をお願いします。権限がない場合は、システムの管理者へ設定を依頼してください。

(1) タスク一覧画面上部にある「eDOC初期設定」ボタンをクリックします。

(2) 「初期設定を行う」ボタンをクリックすると初期設定が実行されます。

(3) 初期設定完了画面が表示されれば完了となります。

タスクの基本操作

タスクの権限について

各ユーザーが操作できる範囲は以下の通りです。タスクの変更（修正）や削除は、原則として「タスク作成者」または「担当者」のみ実行可能です。

操作	タスク作成者	担当者	その他ユーザー	備考
閲覧	〇	〇	〇	通常のタスク
閲覧（プライベート）	〇	〇	✖	プライベート設定時
ステータス変更	〇	〇	✖
変更（修正）	〇	✖	✖	内容や期限の編集
変更（並べ替え）	〇	〇	✖	作業手順や作業内訳の並べ替え
削除	〇	✖	✖	タスクの消去

手順書のアップロードに不可欠な「eDOC初期設定」には、上記とは別に「eDOC システム管理者」の権限が必要となります。

タスクを確認したい場合

登録されているすべてのタスクを一覧で確認できます。

メニューから「タスク管理」をクリックすると、タスク一覧画面が表示されます。画面内のステータスや期限を選択することで、表示するタスクを絞り込むこともできます。

タスクを登録したい場合

新しいタスクを作成して、記録します。

(1) タスク一覧画面右上の「新規タスク」ボタンをクリックします。

(2) 表示された入力欄にタスク名や期限、担当者などの情報を入力します。

(3) 作業手順を入力します。「作業手順を追加」ボタンをクリックすることで作業手順を増やすことができます。

(4) 作業手順の左にあるアイコンをマウスでドラッグすることで順序を入れ替えることができます。

(5) 「保存」ボタンをクリックし確認画面で「はい」をクリックしてください。

テンプレートからタスクを登録したい場合

あらかじめ用意されたテンプレート（雛形）を使って、簡単にタスクを作成できます。

(1) タスク一覧画面右上の「新規タスク」ボタンをクリックします。

(2) テンプレート入力欄をクリックします。

(3) 表示された一覧から今回使用するテンプレートを選択します。

(4) 自動的に各項目に値が設定されます。

(5) 担当者、期限などを設定し「保存」ボタンをクリックし確認画面で「はい」をクリックしてください。

タスクを編集（修正）したい場合

タスクの内容や期限が変更になった場合に修正します。修正権限は「タスク作成者」と「担当者」にあります。

※ 担当者は並べ替えのみ可能です。

(1) タスク一覧から編集したいタスク名をクリックします。

(2) 詳細画面が開くので、「編集」ボタンをクリックします。

(3) タスク編集画面になるので、内容を変更します。

(4) 「保存」ボタンをクリックし確認画面で「はい」をクリックしてください。

タスクを削除したい場合

完了したタスクや不要になったタスクを一覧から消去します。削除権限は「タスク作成者」にあります。

(1) タスク一覧画面で、削除したいタスクの右側にある「…（メニュー）」をクリックします。

(2) 「削除」を選択します。

(3) 確認画面が表示されるので、「削除する」をクリックすると削除が完了します。

タスク詳細画面の右上にある「削除」ボタンからも、同様に削除することができます。

入力操作のヒント

タスク登録時や編集時の入力は、以下の方法で効率的に行えます。

担当者を設定したい場合

入力欄をクリックすると、担当者の一覧がプルダウンで表示されます。氏名またはフリガナの一部を入力すると、該当する担当者のみに絞り込まれるため、素早く選択できます。

期日を入力したい場合

期日は直接数字で入力できるほか、カレンダーからの選択も可能です。入力欄横のアイコンをクリックするとカレンダーが開くので、マウスで日付をクリックして設定します。

プライベート化について

タスクの新規作成時に「タスクをプライベートにする」のスイッチをオンにすることで、作成者と担当者のみ閲覧可能なタスクが作成できます。

【プライベート化の効果】

機密性の高い業務の保護：他のメンバーに見られたくないセンシティブなタスクを安全に管理できます。
マイタスク（備忘録）としての活用：自分だけのToDoリストや作業メモとして利用する際、他ユーザーの画面を煩雑にさせることなく、個人の作業に集中できます。

作業の進め方と資料管理

作業内訳を作成する

タスクを細かいステップに分けることで、作業をスムーズに進められます。

(1) タスク編集画面を開きます。

(2) 「作業内訳」セクションの「作業内訳を追加」をクリックし、作業内訳を入力します。

(3) 「保存」ボタンをクリックし確認画面で「はい」をクリックしてください。

作業完了の記録

タスクを作成した後、作業が完了したことを記録します。

(1) タスク一覧で作業しているタスク横の「>」をクリックし、現在の詳細を表示します。

(2) タスクに設定している作業手順、作業内訳が表示されます。

(3) 完了した作業手順または作業内訳のチェックボックスを「✓：完了」にします。

(4) 「ステータス保存」ボタンをクリックし確認画面で「はい」をクリックしてください。

作業は完了していないものの作業をスキップしたい場合などは、「クローズ」に設定できます。「クローズ」は「完了」と同様の動作をしますが、作業の完了とスキップを区別できます。

期日前や期日を超過したタスクの通知

担当者に割り振られている場合のみ通知を受け取ることができます。
通知はPCA Arch ポータルのお知らせ、Slack、Microsoft Teamsで受け取ることができます。
タスク編集画面の「通知」スイッチをオンにすることで「2日前」「前日」「当日」の9:00時点で作業が完了していないタスクが通知されます。
期日が超過した場合は、作業が完了するまで毎日通知されます。
期日を設定していないタスクがある場合は、毎週月曜日にタスクの件数が通知されます。
通知を受け取る場合は、事前に設定画面で通知設定を行う必要があります。

手順書をアップロードする

参考資料となる手順書（ファイル）をタスクに関連付けます。

注意

事前にeDOC初期設定を行う必要があります。

※ 「eDOC システム管理者」の他に「eDOC共有フォルダ管理者」の権限でも設定が可能です。役割の追加をお願いします。詳しくは「eDOCの初期設定について」を参照してください。

(1) タスク編集画面の「手順書を添付」スイッチを「オン」にします。

(2) 「アップロード」ボタンをクリックします。

(3) ファイル選択画面が開いたら、ファイルをドラッグ＆ドロップするか、ボタンからファイルを選びます。

(4) アップロードが完了すると、手順書がタスクに紐付きます。

手順書として外部URLを指定する（URLで紐づける）

社内ポータルやクラウドストレージ上の共有ファイル、外部Webサイトなど、Web上のURL（リンク先）をそのまま手順書としてタスクに紐づけることができます。ファイルを直接アップロードし直す手間が省け、常に最新の外部ドキュメントを参照させたい場合に有効です。

(1) タスク編集画面の「手順書を添付」スイッチを「オン」にします。

(2) 「URL」ボタンをクリックします。

(3) URL欄に紐づけたい対象の外部URL（https://... など）を入力します。

(4) 「保存」ボタンをクリックし、確認画面で「はい」をクリックして確定させます。

タスク登録後の手順書の開き方（関連付けた手順書の参照）

タスクに登録・紐づけが完了した手順書（アップロードファイルまたは外部URL）は、以下の手順で簡単に開いて確認することができます。

(1) メニューの「タスク管理」から、目的のタスクを「タスク一覧」または「タスク詳細」画面で開きます。

(2) 手順書が関連付けられている作業手順、および作業内訳は青色のリンク状態（クリック可能なテキスト）で表示されます。

(3) そのリンクをクリックすると、ブラウザの別タブが自動的に開き、アップロードされたファイルや指定された外部URLのページが表示されます。

テンプレート管理

定型的な業務を効率化するために、よく使うタスクをテンプレート（雛形）として管理できます。

テンプレートを作成したい場合

よく使うタスクの内容をテンプレートとして登録します。

(1) メニューから「テンプレート管理」をクリックし、一覧画面右上の「新規テンプレート」ボタンをクリックします。

(2) タスク名や作業手順など、テンプレートとして保存したい内容を入力します。

(3) 「保存」ボタンをクリックし確認画面で「はい」をクリックしてください。

テンプレートを変更したい場合

登録されているテンプレートの内容を修正します。

(1) テンプレート一覧から編集したいテンプレート名をクリックします。

(2) 詳細画面が開くので、「編集」ボタンをクリックします。

(3) テンプレート編集画面になるので、内容を変更します。

(4) 「保存」ボタンをクリックし確認画面で「はい」をクリックしてください。

テンプレートを削除したい場合

不要になったテンプレートを一覧から消去します。

(1) テンプレート一覧画面で、削除したいテンプレートの右側にある「…（メニュー）」をクリックします。

(2) 「削除」を選択します。

(3) 確認画面が表示されるので、「削除する」をクリックすると削除が完了します。

テンプレート詳細画面の右上にある「削除」ボタンからも、同様に削除することができます。

システムテンプレートについて

システムテンプレートとは、作業手順や作業内訳があらかじめ定義されたテンプレートです。
タスクを作成した場合に作業手順や作業項目の変更は許可されず、ステータスのみの変更が可能となります。