外部通知連携 設定ガイド
1. はじめに
本書は、PCA Arch ポータルにおいて Microsoft Teams および Slack との通知連携を行うための操作手順書です。 通知連携を行うことで、タスクの更新やシステムからの重要なお知らせを外部サービスで受け取ることが可能になります。
2. 【管理者向け】組織レベルの連携設定
組織全体の通知基盤を構築するための設定です。組織管理者権限を持つユーザーのみ操作可能です。
2.1 連携設定画面へのアクセス
(1) PCA Arch ポータルにログインします。
(2) サイドメニューの「管理者設定」から「外部通知連携」をクリックします。
-
※ メニューが表示されない場合は、管理者権限が付与されているか確認してください。
2.2 Microsoft Teams と連携する
Microsoft Teams との組織連携は、管理者が Teams 用アプリのマニフェストをダウンロードし、自社の Teams 管理センターへ登録する方式で行います。
重要・必須
Teams 通知を受け取るには、次の2つの手順が必須です。
どちらかが欠けていると、テスト通知を含め通知が一切届きません。必ず両方を完了してください。
-
マニフェストのアップロード(本セクションの手順2) — 組織カタログへアプリ「PCA 通知」を登録します。
-
管理者自身によるボットのインストール(「3.2 通知の有効化(ON)」の Microsoft Teams の手順) — 管理者自身が通知(テスト通知を含む)を受け取るには、ご自身の Teams にボット「PCA 通知」を手動でインストールする必要があります。
手順 1: マニフェストのダウンロード
(1) Microsoft Teams セクションの「マニフェストをダウンロード」ボタンをクリックします。
(2) ZIP ファイル(pca-teams-bot-manifest-v1.0.0.zip)がダウンロードされ、「マニフェストをダウンロードしました」という案内が表示されます。
手順 2: Teams 管理センターへのアップロード
(1) Web ブラウザで Teams 管理センター(https://admin.teams.microsoft.com)にアクセスします。左メニューから「アプリの管理(Manage apps)」を開き、「新しいアプリをアップロード(Upload new app)」→「アップロード(Upload)」を選択します。
-
※ カスタムアプリ(アプリ「PCA 通知」)のアップロードには、テナント側で「カスタムアプリのアップロードを許可する(Upload custom apps)」設定が有効になっている必要があります。この設定は、Teams 管理センターの「Teams apps」→「Setup policies」→「Global (Org-wide default)」(または対象ユーザーに割り当てられたポリシー)を開き、「Upload custom apps」トグルが「On」になっているかで確認・有効化できます(管理センターの UI は既定で英語表示です)。オフの場合は、Teams Administrator 権限を持つ管理者に有効化を依頼してください。
(2) ダウンロードした ZIP ファイルを選択してアップロードします。
(3) 完了すると「新しいアプリが追加されました(New app added)」と表示され、アプリ「PCA 通知」が組織に公開されます。
アップロード後、アプリが各ユーザーの Teams で利用可能になるまで最大1時間程度かかる場合があります。 余裕をもってアップロードしてください。
利用可能になったかの確認: Teams 管理センターの「アプリの管理」で「PCA 通知」が一覧に表示されること(登録の即時確認)、および Teams クライアントの「アプリ」で「PCA 通知」を検索して開けること(各ユーザーへの反映確認・約1時間)で確認できます。
手順 3: 組織連携の確認
(1) PCA Arch ポータルの連携設定画面に戻り、Microsoft Teams セクションの「連携完了を確認」ボタンをクリックします。
(3) ステータスが「● 連携済」に更新されたことを確認してください。
注意
「連携完了を確認」ボタンは、マニフェストが実際にアップロードされたかどうかを検証するものではありません。
組織のステータスを「連携済」にするだけです。マニフェストをアップロードせずにこのボタンを押すと、テスト通知(2.4)が届かないため、必ず先に手順(2) を完了してください。
2.3 Slack と連携する
(1) Slack セクションの「連携する」ボタンをクリックします。
(2) Slack の認可画面へリダイレクトされるので、対象のワークスペースを確認し「許可」をクリックします。
(3) PCA Arch ポータルに戻り、ステータスが「● 連携済」になれば完了です。
-
※ Slack ワークスペースで「事前承認済みアプリのみを許可する(Require approved apps)」が有効になっている場合、一般ユーザーはアプリをインストールできません。その場合は、Slack ワークスペースの管理者(PCA Arch ポータルの組織管理者とは異なります)に、事前にアプリの承認を依頼してください。
2.4 テスト通知の送信
連携が正しく動作するか確認します。
(1) 連携済みのサービスカード内にある「テスト通知を送信」をクリックします。「送信中…」の表示の後、「テスト通知を送信しました」という案内が表示されます。
(2) ご自身の Teams または Slack にテストメッセージが届くか確認してください。Teams の場合、ボット「PCA 通知」のチャットにテスト通知が届きます。
-
※ 連続送信防止のため、一度送信すると60秒間は再送できません。
※ Teams でテスト通知が届かない場合、マニフェストのアップロード(2.2 手順(2) )と、管理者自身によるボットのインストール(3.2)が完了しているか確認してください。
2.5 連携の解除
(1) 対象サービスの「連携解除」をクリックします。
(2) 確認ポップアップの内容を確認し、問題なければ「解除する」をクリックします。
注意
解除すると、組織内の全ユーザーへの通知が停止します。
-
※ Microsoft Teams の場合、「Teams 上でボットをアンインストールすること」と「PCA Arch ポータルで連携を解除すること」は別の操作です。組織の連携状態をリセットするには、PCA Arch ポータルの「連携解除」を使用してください。
3. 【全ユーザー向け】ユーザーの通知設定
組織レベルで連携されたサービスを利用して、自分自身が通知を受け取るための設定です。
3.1 ユーザー設定画面へのアクセス
(1) メニューから「設定」を選択し、「通知設定」メニューを開きます。
3.2 通知の有効化(ON)
利用したいサービス(Teams または Slack)のスイッチを「ON」に切り替えて、ご自身の受け取り設定を行います。設定手順はサービスごとに異なるため、以下の各サービスの手順に従ってください。
-
※ 「組織未連携」と表示されているサービスは、管理者が設定を完了するまで利用できません。Teams の場合は「管理者に Microsoft Teams 連携を依頼してください」と表示されます。
Microsoft Teams の場合
Microsoft Teams では、PCA Arch ポータルのユーザー連携設定に加えて、ご自身の Teams へアプリ「PCA 通知」を手動でインストールする必要があります。
(1) 管理者の組織連携が完了すると、Teams カードに「Teams で連携する」ボタンが表示されます。
(2) 「Teams で連携する」をクリックし、Microsoft アカウントで認証します。認証後、カードはオレンジ色の「OAuth 済・Bot 未連携」状態になり、ボットの手動インストール手順と「インストール検出中…」の表示が現れます。
(3) Microsoft Teams を開き、左側メニューの「アプリ」から「PCA 通知」を検索します。表示された PCA の「PCA 通知」(「組織向けに開発」の下に表示)を選び、「追加」をクリックしてインストールします。
(4) PCA Arch ポータルに戻ると、インストールは数秒で自動的に検出され、カードが緑色の「連携済」に変わります。ボットのインストール日時が表示されれば、通知の受け取り準備は完了です。
補足
ゲストユーザーについて 組織連携先とする Microsoft Entra ID テナントや Slack ワークスペースのゲストユーザーは Teams 通知の連携対象外です。
Slack の場合
(1) Slack カードのスイッチを「ON」に切り替えます。
(2) Slack の認証画面が表示されるので、ご自身のユーザーアカウントでログイン・許可を行ってください。
(3) 連携日時とユーザー名が表示されれば、通知の受け取り準備は完了です。
3.3 通知の停止(OFF)
通知の受け取りを停止する手順は、現状 Microsoft Teams と Slack で異なります。それぞれ以下の手順で行ってください。
Microsoft Teams の場合
(1) Teams カードのスイッチを「OFF」に切り替えます。
(2) 即座に連携が解除され、通知が届かなくなります。このとき、ユーザー連携とボットのインストール状態(当該組織の連携情報)がまとめて解除され、完全な未連携状態に戻ります。
(3) 再度通知を受け取るには、改めて「Teams で連携する」からのユーザー連携と、ボット「PCA 通知」の再インストール(3.2 の手順)が必要です。
-
※ スイッチを「OFF」にしても、Teams クライアント上のボット「PCA 通知」自体はアンインストールされません。ボットを完全に削除したい場合は、Teams 上で別途アンインストールしてください。
Slack の場合
(1) Slack カードのスイッチを「OFF」に切り替えます。
(2) 即座に紐付けが解除され、通知が届かなくなります。再度利用する場合は、改めて認証が必要です。
4. よくあるトラブル対応方法
|
現象 |
原因・確認事項 |
|---|---|
|
管理者用メニューが表示されない |
ログインユーザーが組織管理者として設定されているか確認してください。 |
|
「連携する」ボタンが押せない |
既に連携済みでないか、またはネットワークエラーが発生していないか確認してください。 |
|
テスト通知が届かない |
Teams の場合: ボット「PCA 通知」のチャットに通知が届きます。組織連携(2.2)とユーザーのボットインストール(3.2)が完了しているか確認してください。Slack の場合: Slack の通知設定(おやすみモード等)を確認してください。通知はアプリから DM で届きます。 |
|
連携時にエラーが表示される |
ブラウザのCookieやセッションが有効であることを確認し、再度お試しください。 |
|
Teams で「PCA 通知」を検索しても表示されない |
マニフェストのアップロード後、各ユーザーの Teams に反映されるまで最大1時間程度かかります。しばらく待って再試行し、管理者にマニフェストがアップロード済みか(2.2 手順2)確認してください。 |
|
Teams カードが「インストール検出中…」のまま変わらない |
検出は数秒ごとに行われます。一定時間が経過すると「状態を更新」ボタンが表示されるので、これを押すかページを再読み込みしてください。「PCA 通知」をインストールしたかも確認してください。 |
|
Slack でアプリをインストールできない(一般ユーザー) |
Slack ワークスペースで「事前承認済みアプリのみを許可する(Require approved apps)」が有効な場合、一般ユーザーはアプリをインストールできません。Slack ワークスペースの管理者(PCA Arch ポータルの組織管理者とは別)に事前承認を依頼してください。 |