賃貸管理を短時間でミスなく処理したい

株式会社鳥屋野不動産が現在のような“ワンクリックで処理完了”の賃貸管理システムを構築できたのには、同社常務取締役 平樂 高志（たいらく たかし）氏とPCAパートナーのオフィスシステム株式会社の尽力が大きい。

「私が弊社で仕事をするようになったとき、ちょうどグループ会社が決算を迎えました。当時、他社の会計ソフトを使っていたのですが、決算の細かな内訳がわからない状態だったのです。そこで思い切ってソフトを変えることにしました。他社ソフトも検討しましたが、補助科目コードを共通で使えるのはPCAだけでした。『適切に管理していくにはPCAしかない』と考えました」（平樂氏）

同社は賃貸物件の仲介だけでなく、土地の売買や運用、さらに区画整理事業も請け負うなど、かなり大規模な不動産事業を展開している。現在グループ会社は7社あり、土地分譲も10～20区画の宅地造成開発から土地区画整理事業による300区画の規模まで大小様々だ。区画整理組合の収支や予算の処理もしなければならず、会計処理のボリュームはかなりのものになる。

「不動産管理だけでも1ヶ月に1500件に上ります。賃貸管理は家賃収入だけでなく町内会費や駐車場料金、リフォーム代の支出など中身が細かいです。以前はこれらを手入力で処理していましたので、処理時間もかかりミスも発生しました。賃貸管理というのは細かいお金をいかにきちんと管理できるかが大事です。弊社では会計処理は現在3人で行っています。年々業務は拡大しており、それに合わせて人員補充していたらきりがありませんからね。そこでオフィスシステム株式会社に協力してもらい、3人のスタッフでも管理できる弊社の現在の賃貸管理システムを作り上げました」

補助科目コードを独自のポイントからフル活用

同社がこのようなワンクリック処理を可能にできたのには『PCA会計X』の補助科目コードがあったからこそだと平樂氏は語る。同社ではこの補助科目コードをフルに活用しており、その活用方法には工夫が巡らされている。

「補助科目コードを共通で使えるからこそ、転記によるカスタマイズが可能だったわけですが、この共通補助コードは本当に便利ですよ。物件コードを入力すると、賃料などの情報はもちろんのこと、その物件の借入金残高、支払利息、公租公課等諸経費まですべてがわかります。他にもコード使用の一例として次のような使い方もしています。空き部屋のリフォームは年間約400件近くありますが、リフォーム代の原価と売り上げを同じ補助科目を使い数字にしておきます。原価コードと売り上げコードを引き算して0にならない物件は、売上未請求物件か工事未着手物件ですし、0物件は原価率などの計数管理が容易にできます」

ビジュアルデータもわかりやすく管理

『PCA eDOCX』も評価が高い。不動産事業を行っている企業では、区画図や間取図なども頻繁に使用するが、同社ではこのようなビジュアルデータもすべてコードと紐づけており、売り上げや販売・賃貸管理の履歴も含めて物件ごとに関連データを閲覧できる。

「他にまだまだありますよ。予算入力も5通り登録できます。ちょうど、5年計画の区画整理事業を請け負っており、単年ごとの予算と実績を出すわけですが、前年度実績からの上昇率も簡単にわかりますし、勘定科目ごとに欲しい数字をいつでも出せます。自分のほしい区切りを自分で作れる。このメリットは大きいです」