属人的になりやすい給与処理のプロセスをデジタル化したい

IT先進県として知られている岐阜県だが、その中心的な役割を担っているのが公益財団法人ソフトピアジャパンだ。岐阜県の地域情報化推進政策を推し進めている法人で、地域産業を高度化させる人材の育成・供給や、県内企業へのIT/IoTの導入支援など幅広く活動している。

中堅・中小企業のDX化を進める上で、必ず課題に挙げられるのが「総務業務全般のDX化」だ。そこでソフトピアジャパンは、自らが手本となるような総務業務のデジタライゼーション（プロセスのデジタル化）を実施することにした。

まず手始めにとりかかったのが、給与処理の見直しだった。以前は給与計算業務を社労士事務所に委託していたが、次のような課題があったという。

「給与計算は社労士さんにお願いし、こちらから勤怠データをメールで送って、月に1回こちらに訪問していただき、給与明細を渡してもらっていました。しかし社労士さんもお忙しく、お互いに来訪のタイミングを調整する必要がありました」（総務担当 髙野かよ子氏）

「渡してもらった給与明細を、私たち総務の2名でチェックしていたのですが、当法人と社労士事務所との間の情報の共有漏れによって、再計算が必要になることも少なくなかったんです。私たちがExcel®で計算したファイルを開き、その結果と給与明細の数字を比較し、相違がある場合には原因追求や再計算を行っていました」（総務担当 佐伯展子氏）

この確認作業に大きく時間を取られていたという。そこで、①給与計算業務を同法人の2名の総務職員で対応できること、②法定調書の作成も自分たちで行えること、③しかし業務量・業務時間を増やさないことを理想として、新しいツールの選定が始まった。

デジタライゼーションの成功で、業務量だけでなく業務内容そのものが変わった

現在、ソフトピアジャパンでは次のような給与処理の運用を行っている。①岐阜県のルールに則った細かく厳正な給与計算を、複雑な給与体系の管理を得意とする『PCA給与』で処理。→②自動計算された給与データは『PCA Hub 給与明細』へアップロードすると社員にメールが送信され、職員は専用のwebページで、PC/スマホからいつでも自分の給与明細を確認できる。→③『PCA給与』のデータは『PCA法定調書』と連携しており、源泉徴収票・給与支払報告書などが迅速に出力できる。

この運用によって、同法人では現在は給与計算処理・年末調整・各種法定調書の作成については、社労士事務所を通すことなく、当初の目的通り法人内のわずか2名の職員で完遂できている。

一見すると、アウトソーシングしていたものを社内で引き取ることで、業務時間が増えそうにも思うが、先述の通り、給与計算のチェックに要する時間が必要なくなり、再計算の手間もほぼ解消され、社労士訪問の時間調整の必要もなくなった。結果としては、大幅な時間の短縮に成功し、給与計算プロセスのデジタライゼーションの成功によって、総務職員の業務量・業務時間を増やすことはなかったという。

「給与計算のチェックについては、そもそもチェックと呼んでよいのか迷うほど負荷の少ない業務になっており、月に1回1～2時間程度の確認で済んでいます」（佐伯氏・髙野氏）

総務広報室の木寺秀洋 氏はこの変化について、次のように語る。「これまで髙野さん・佐伯さんが多くの紙を出力して、Excel®データと照らし合わせている姿を見ていたのですが、PCA導入後はその姿がなくなりました。業務量というよりも、業務内容そのものが変わったという言い方が正しいのだと思います」

岐阜県デジタルインボイス事業について（通称：岐阜モデル）

自社内の総務業務DX化については、確実な手ごたえを得たソフトピアジャパン。しかし同法人が目標に定めているのは、岐阜県内の企業が自動化・デジタル化の恩恵を受けて発展していくことだ。おりしもインボイス制度の導入で、現状の請求・支払システムでは対応できないという中小企業は多いのではないだろうか。

ソフトピアジャパンでは中小企業が容易にインボイス制度に対応できる「岐阜モデル」を開発している。その概要を同法人理事長の松島桂樹氏に解説していただいた。

「岐阜モデルとは、岐阜県と地元の金融機関が連携し、中小企業のインボイス対応を容易に実現できるユニバーサルサービスを指します。具体的には、適格請求書の発行、送信と受信、保管、入金情報の確認まで、EDIデータ連携共通基盤によって自動化したものが岐阜モデルです」

これまでFAXで送られていた注文書は、銀行のインターネットバンキングで注文データとして送られる。EDIデータ連携共通基盤を経由することで相手の銀行に通知が届き、受注側はインターネットバンキングにアクセスして注文データを受け取る。受注側が出荷の準備ができ配送する際に、インターネットバンキングを介することで注文データを元に、自動的に納品データ・請求データが作成され、発注側に発行。請求データを送信すると同時に振込データが送られ、受理と同時に振込処理も完了する流れだ。

つまり岐阜モデルを利用することで、注文→納品→請求→支払→消込まで、発注者と受注者の業務を自動的に処理できるようになる。

「私たちが推進しているのは、ただインボイスに対応するためだけのデジタル化ではありません。デジタル化によってバックオフィス業務の生産性を向上させることができます。またこの自動化によって、必然的にインボイスにも対応できます。それがデジタルインボイスです」

この岐阜モデルは中小企業・地元の金融機関・自治体それぞれにメリットをもたらすDXとも呼べる。デジタル化にまだ着手できていない岐阜県内の中小企業に対して、ソフトピアジャパンは様々なDX化への提案を行っている。まさに今回の事例のように、DX化はたった一つの課題を解決するだけでなく、様々な波及効果をもたらしていく力を持っており、中堅・中小企業こそDX化への取り組みは大きな意味を持つだろう。