部門別管理を行い、かつ膨大な勤怠データも迅速に集計したい

株式会社シンワ・アクティブが『PCA会計』を導入したのは約3年前。関西第5センターや共配センターの新設など、営業所も従業員も増えている中での導入だった。当時は自社開発の会計ソフトを利用していたが、部門別管理ができず、勘定科目も最大5科目までしか登録できなかった。試算表は会計事務所に依頼しており、試算表を確認するには2カ月かかったという。月次の決算資料の作成も、毎月Excel®データの集計を何工程もかけて行っていた。

また当時すでに500名を超えていた従業員の勤怠管理にも膨大な集計時間がかかっていた。365日24時間営業のセンターもあり、それぞれの営業所の管理者と本社総務部の人海戦術で、何とか乗り切っていたという。そこで総務部部長 澤田一氏が中心となり、事務作業の見直しと合理化が進められた。

「京セラ丸善システムインテグレーション株式会社の担当者に、当社がイメージしている会計システムの概要を伝えたところ、『PCAならそのようなシステムを全て網羅している』という言葉をもらい、それが大きな決め手になりました」（澤田氏）

他にもPCAのサポート体制の充実ぶりも印象的だったと総務部主任 本田学氏は語る。

「何かあると電話で教えてもらえるというのは助かります。当社の場合、各営業所で使用するため、総務部自身が現場から質問を受ける立場にあります。そのため解決策を常に求められるわけですが、実際に導入してみて、PCAのサポートセンターや導入時のインストラクターの対応は非常に丁寧でわかりやすかったです」（本田氏）

CSVデータの変換機能を活用。足りない機能が思いつかない『PCA会計X』

まず『PCA会計X』については、導入の目的であった「部門別管理」が確実に実行できている。現在、15の部門が登録されているが、これら部門ごとの損益計算書や予算実績比較表が簡単に出力でき、かつミスがあった場合も難なく修正できる。総務部班長 森田誉志穂氏は、『PCA会計X』を「経理の知識が浅い者にも入力しやすく、理解しやすい会計ソフト」と表現する。

「当社では以前、コクヨの振替伝票に記入していたため、『PCA会計X』の振替伝票入力画面（コクヨ式）は抵抗なく使用できます。128文字の入力が可能な摘要欄は検索するにも便利で、総勘定元帳でも仕訳検索修正など、検索性の高さも優れています。またユーザー管理によって細かな権限付与ができる点も便利だと思います」（森田氏）

「CSVデータとの変換が容易な点も助かります。月末の請求書は経費をまとめて計上していますが、その際にCSVデータとしてコード・消費税区分・金額・摘要を取り込むと、数百行のデータが一瞬で『PCA会計』に入力できます」（澤田氏）

同社では部門別予算実績比較表などの予算機能、そして消費税集計表などの決算処理機能など、分析処理以外の機能はほとんど使っており、「基本的には足りない部分がない」（澤田氏）と『PCA会計X』を評価している。

『PCA給与』＋『就業管理クロノス』で、500名の勤怠管理をほぼ自動的に処理

同社が効率化をもっとも実感できたのは、『PCA給与X』＋『就業管理クロノス』+『テレタイムX-F』だった。以前は各営業所の管理者が従業員の勤怠データをまとめ、そのチェックを総務部が行っていたが、従業員は約500名。深夜・早朝勤務など勤務形態も複雑で、非常に勤怠管理には時間がかかっていた。

現在は、従業員は社員証（ICカード）をタイムレコーダーにかざすだけで、勤怠データが集計され、本社総務部へ送られる。仮にかざし忘れがあっても、管理者が手入力で打刻できる。「このクロノスの読み取りさえできれば、給与支払いまでほぼ自動といっても過言ではない」と本田氏は語る。

『PCA給与X』のマスター一括変更の機能も上手に使われている。最近の例では、従業員への給与振込の銀行口座を変更。以前の他社ソフトでは全社員のマスターを一人ずつ開いて変更しなければならなかったが、『PCA給与X』のマスター一括変更機能によってほぼ一瞬で変更が終了した。ちなみにマスター一括変更は変更すべき範囲も設定できるため、該当する従業員の設定など柔軟に対応できる。

社会保険料の天引き額と年金事務所への支払金額チェックでも、汎用データ出力機能を使用しデータをエクスポートすることで合計金額を比較しやすくなり、確実にミスは減ったという。

「当社のように従業員が500名を超える企業は、アウトソーシングの方が合理的だという意見もあります。しかし『PCA給与X』+『就業管理クロノス』＋『テレタイムX-F』を導入したことで、時間も工程も大きく削減でき、コスト面でもアウトソーシングより低く抑えることに成功しました」（澤田氏）

自社の安定性・信頼性の維持に必要なPCAソフト

PCAへの要望としては、『就業管理クロノス』における生体認証の精度向上を指摘している。以前、指紋認証を導入したが読み取りに時間がかかるため、カードへと戻した経緯がある。「確実な管理という点では、やはり生体認証が望ましいですね」（澤田氏）

PCAシステムの導入により、確実に業務の効率化が進んだと語る同社。その成功には同社の企業姿勢も反映されているだろう。合理化を積極的に進め、良いものは積極的に取り込む。本社内も整理整頓が行き届き、社員教育にも力を入れている。そのため顧客には大手有名企業が多く、自社の安定性・信頼性にはとりわけ気を配っている。

「この時間に何人が動いているかなどのシフトを、しっかりと返答できることが求められ、そのためにも確実な社員管理が必要でした。PCAソフトを導入してからの3年間はトラブルもなく、安定して利用しています。当社の安定性・信頼性をこれからも維持していくうえで、PCAは安心して利用できるシステムだと考えています」（澤田氏）

品質の見える化への安心感

品質説明力強化の制度である「パッケージソフトウェア品質認証制度（PSQ認証制度※3）」を取得した『PCA給与X』へのイメージを聞いた。

「我々もISOやGマークなどの認証及び制度への登録、審査を受けて営業しておりますが、ないと営業ができないわけではございません。ですが弊社の顧客でもISOなどの品質認証がないと取引できない所もあり、今後、品質や安全といったことをコンプライアンスとしている企業は珍しくないため、企業のとりまく様々な分野、環境へも波及するものと思います。また、品質認証によってより明確になっていくことは我々にとっても大変喜ばしいところです」（澤田氏）