勤怠管理・給与計算の一連の業務を、紙からデータへ進化させたい

洗剤メーカーの中でいち早く“無添加石けん”を製造し、環境や健康に対する消費者の意識を変えてきたシャボン玉石けん株式会社。1974年に合成洗剤から無添加石けんの製造・販売にシフトし、世の中の自然派志向の流れも受けて順調に業績を拡大してきた。最近では新型コロナウイルス対策として頻回な手洗いが推奨されており、同社のハンドソープ『バブルガード』は手肌にやさしいヒット商品として人気を呼んでいる。

全国的な知名度を持つ同社だが、その会社規模は決して巨大ではない。製造事業を行うシャボン玉石けん株式会社のほかに、販売事業・通販事業・企画事業を行うグループ会社を含めて、従業員数は150名程度だ。しかし、その一人ひとりの勤怠管理を以前はタイムカードから数字を拾って集計していた。

「打刻されたタイムカードと、有給や残業等の申請書を見比べ、打刻モレや不明な点があるたびに本人や上長に確認していました。修正して集計し直したはずの勤怠データが、これまた部署別勤怠表の数字と一致しない・・・。数字が合うと給与計算へ移りますが、そこでまた入力ミスがないかを確認していました。この作業を約150名分終えるのに、3～4日間を費やしていました」（総務部 森田雅也氏）

「タイムカードに打刻された残業時間と、残業申請で届けられた時間に相違があることも少なくありませんでした。間違いに気付きにくい部分でもあり、従業員本人に聞き直すこともたびたびでした。有給休暇の管理もExcel®で残日数を直接入力していましたが、入社日によって有給休暇日数が付与されるタイミングが異なるので、注意深く管理する必要がありました」（総務部 吉田津佳紗氏）

そもそもタイムレコーダーも古くなっており、不具合を起こすことも増えていた。

「もうこれは紙からデータへ移行するしか方法はない。勤怠管理から給与処理までをシステム化することで、業務を確実に、そして大幅に効率アップできると考えました」（森田氏）

多様な職種、様々な雇用形態に合わせやすいのがPCAとそのソリューション

同社の場合はグループ会社をあわせると製造業から販売業、通販、企画と事業の幅が広い。工場で作業する社員もいれば外出の多い営業社員もおり、また事務職には正社員もいればパートタイムの従業員もおり働き方や雇用形態も様々だ。

「私は別の部署から総務に異動してきたのですが、仕事を知るにつれて以前の給与ソフトでは勤怠データの多くと連動せず、どうも効率悪いなあと感じていました。そんな折、総務部の人員が１名増え、やっとシステム化を検討できる余裕が生まれました。そこで当社のシステム関連をお願いしている、株式会社ソルネット様に相談し、当社のように製造から販売まで事業の幅が広く、従業員の雇用形態も様々な企業に一番向いているのがPCAと他のソリューションを組み合わせたシステムだという結論になりました」（森田氏）

また2020年4月から社会保険・労働保険の電子申請が義務化されることになり、今後も給与・労務関連は様々な法改正が予想される。そのため給与ソフトを随時バージョンアップできる環境も必要で、それに合致していたのも『PCA給与DX クラウド』だった。

勤怠管理・給与計算の作業時間は4日から2時間へ

このように勤怠管理・給与計算の業務をすべてデータ化できたことで、これまで3～4日間を要していたこれらの作業時間は大幅に短縮できている。

「現在もいくつかの項目はチェックしていますが、勤怠データの集計と給与計算の最終確認は、月によっては2時間で済むようになりました。4日から2時間への大幅短縮です」（森田氏）

このデータ化によって総務部社員の働き方も変えられたという。「月初はお互いに絶対に休むことはできませんでした。私たちは給与計算だけでなく経理の仕事も担当しており、給与も末締め15日払いでスケジュールもタイトなんです。以前の手計算と他社の給与ソフトを使っていたときは当たり前に残業していました。それがPCAになってからは一切なくなりました」（吉田氏）

『オフィスステーション労務』と『PCA給与DX クラウド』の“いいとこ取り”

同社が『PCA給与DX クラウド』と『オフィスステーション労務』を連携させてからまだ日は浅いものの、さっそくe-Gov電子申請を行ったという。

「社員の転籍手続きを行いました。資格喪失届や雇用保険被保険者資格取得届を初めて電子申請したのですが、『PCA給与DX クラウド』のデータをそのまま引っ張ってこられるので、イチから入力するようなことはありません。以前なら賃金台帳などの確認書類も添付したうえで郵送していましたが、これらもデータ化したことで電子申請をしやすくなり、郵送の手間もかからず処理時間を大きく減らすことができ、何より楽になりました」（吉田氏）

『PCA給与DX クラウド』でもe-Gov電子申請は可能だ。ただし出力できる帳票の数には限りがある。一方で『オフィスステーション労務』では現在90種以上の帳票が作成可能で、また電子申請に対応できるものも多い。『PCA給与DX クラウド』の最新の税制や法改正に対応した給与計算と業種を選ばない多様な雇用形態に対応できる柔軟性。そこに『オフィスステーション労務』の豊富な帳票数と電子申請への対応というそれぞれのメリットを重ねることで、給与・労務管理の業務を効率よくスピーディーに、これまでの属人的な作業を減らし確実に実行できる環境を構築できる。

勤務形態の急な変更にも対応しやすいのがPCA

今回同社は『PCAクラウド』を導入することで、作業場所を問わない入力もできる環境にはなった。しかし春の緊急事態宣言期間については、総務部社員は出勤して業務を継続していたという。しかしクラウド化によってテレワークを実施できる下地はできたため、今後は出勤しない働き方も検討できるようにはなった。

「今回のコロナ禍でPCAにしておいてよかったと感じたことがあります。有給休暇を1時間単位で取得できるよう社内規則を変えたのですが、『PCA就業管理X＋』の有休管理の機能が充実していたからこそ安心して実施できました。また子供の休校など様々な事情で勤務形態を変えざるを得ない従業員も出てきて、その都度『PCA就業管理X＋』や『PCA給与DX』を修正し対応しました。以前のような紙の管理では急な変更への対応は大変だったと思います」（森田氏）