導入の狙いと効果

導入システム

• PCA 商魂DX システムB
• PCA Hub 取引明細

導入企業とプロフィール

導入前の運用と課題

選定のポイント

導入のメリット

請求書業務をスリム化。月末処理の負担を軽減

『PCA Hub 取引明細』の導入前は、営業と事務スタッフは、月末月初に集中する請求書作成に追われていた。伝票の仕分けや封入、発送作業に手間がかかり、残業が発生することもあったという。

「今では、ほぼ私一人で請求書業務をまわせるようになっています。以前は複数人で分担していた作業ですが、請求書の出力から送付までを一括で処理できるようになったことで、大幅に効率化されました。作業時間も自分のペースで調整できるので、月末に残業するようなこともなくなりましたね」（伊藤氏）

月末に偏っていた作業負荷が平準化されたことで、スタッフの業務設計にも余裕が生まれている。

印刷・封入・発送をぐっと少なく。物理的な作業から脱却

以前は、伝票を印刷し、社内でチェックしてから封入・発送していたが『PCA商魂』と『PCA Hub 取引明細』の連携により、これらの工程を一挙に削減できている。

「いちいち控え伝票を印刷して…という作業がなくなり、ほぼPDFで済むようになりました。出力・仕分け・封入・投函といった物理作業は、今は一部紙の運用があるものの、基本的にはかなり減らすことができています」

これにより、用紙代や郵送コストといった目に見える経費の削減はもちろん、ミス防止にもつながっているという。入力ミスやチェック漏れが格段に減り、品質向上という副次的な効果も得られた。

『すぐ欲しい』に応えられるから喜ばれる

この請求書電子化にあたって、最も喜ばれたことの一つに請求書が速く届くことがあった。

聖山堂が大切にしていつことの一つに、スピード感がある。取引先の要望に合わせ、素早いデザイン提示、タイトな納品スケジュールへの対応、そしてこの請求書の迅速な提示。取引先に合わせた柔軟な対応で聖山堂は取引先からの評価を獲得してきた。

同社には末締めで当月末日午前中に請求書を届けている取引先があるが、締めてからの郵送では間に合わないため、これまでは担当者が直接お伺いして届けていた。しかし、『PCA Hub 取引明細』導入後はボタン一つで取引先担当者へ届けることができるため、訪問するよりも速く届けられるようになった。万が一修正点があった際にでもスムーズに再発行分の請求書を届けられる。取引先の要望に応えながら、自社の業務削減も実現できている。「一番喜ばれた」。そう伊藤氏は取引先からの高評価を嬉しそうに語ってくれた。

相手目線で考える――取引先の処理を“楽にする”請求書

『PCA商魂』の導入から長い時間が経ち、同社には新たに実現したいことが生まれていた。

「ある大手のお客様から、『部署単位で請求書を分けてもらえないか』と相談されたんです」（伊藤氏）1社の中に５０以上もの部署がある取引先もあり、どこの部署の分かわからないと仕訳作業等が大変だからだという。

実際、複数の得意先から同様の要望があり、「取引先に負担のない請求業務への転換」を検討することになった。一口に『部署単位』といっても取引先ごとにニーズは若干異なる。例えば、一つの請求書にまとまっていても良いがどの部署分か記載してほしいというケースや、請求書そのものを分けて発行してほしいが送り先は一つにしてほしいといったケースなどがある。そんな時、『PCA商魂』を使って対応できないか相談をしたのがPCAのサポートセンターだった。どの部署分か記載してほしいというニーズには備考欄に部署名を記載するかたちで対応、請求書そのものを分けて発行してほしいという要望には部署単位で得意先コードを分け、PDF分割機能を使ってカンタンに対応することになった。「一括で出力してから分割する」のではなく、「最初から1請求単位でPDFが分かれて出力される」ため、手間がかからず効率的だ。帳票の再送信や部署別の共有にも活用しやすく、現場での使い勝手の良さにつながっているという。

これらの対応をすることで、先方の経理部門では「部署ごとの仕訳」「項目別の集計」が格段に楽になったという。「請求書が“きちんと分かれて届く”だけで、先方が『やりやすくなった』と喜んでくださるんです。それが評価につながるのはうれしいですね」（伊藤氏）。導入後も時代の流れや取引先の変化などによって変わりゆくニーズに、聖山堂は『PCA商魂』を使いながら応え続けている。

さらに、得意先の処理に合わせて、請求明細の［納品先別・日付順］ など並び順を柔軟に変えられる点も好印象だった。従来のアナログ運用では難しかった「相手仕様への対応」が、『PCA商魂』によってスマートに実現できるようになった。更に、その請求書を『PCA Hub 取引明細』によって電子化することで、自社側も取引先側もスムーズな請求書の受け渡しができるようになった。

「こういう対応ができると、“あの会社は気が利いている”と評価してもらえるんです。実際にこの請求書発行システムが功を奏し、新規の取引が決まったこともあります」。聖山堂のきめ細かな対応は競合他社との差別化につながり、新たなビジネスの獲得の一翼を担っている。

試し押しの印影はどうする？──紙と電子の合わせ技で乗り越える

印章・ゴム印を扱う業界では、「納品書には押印が必要」という運用が一般的だ。聖山堂でも、帳票の電子化にあたって苦慮したのが、この業界特有の文化との付き合い方だった。

すべてを一気に電子化することは難しく、現時点でも一部の取引先には紙の納品書を継続して提供している。押印を求める企業に対しては、電子帳票との併用や代替方法について丁寧に説明を行い、取引先ごとに最適な運用を模索してきた。こうした細やかな対応が可能だったのは、日常的に顧客と向き合ってきた信頼関係があってこそといえる。

運用上の課題としては、得意先名や商品名において「漢字」「ひらがな」「カタカナ」が混在していることによる検索のしづらさや、商品コード体系の統一が不十分である点も挙げられている。これらの改善は今後のテーマとして認識し、業務全体の見直しにつなげていく構えだ。

今後の課題と展望