会計業務の円滑化、顧客管理の一元化を実現したい

昭和39年創業の株式会社佐賀リコピーサービス。オフィスに必要なOA機器や事務用品などの取り扱いをはじめ、販売や会計などの基幹業務系ソフトの販売も行っている。社内には各ソフトウェアのインストラクター資格を持つ社員が複数名常駐しており、個々の顧客の実情に応じた具体的なアドバイスやサービスを得意としている。

同社では大きく2つの課題を抱えていた。まず1つめが基幹業務とりわけ会計業務について、より効率的でスムーズな運用にしたかったと代表取締役社長 北島和俊氏は振り返る。

「以前は会計システムをオフコンで処理していましたが、システムのサポート終了という事態になりました。またオフコンのため、できる範囲に限界があり、入力についても少し手間がかかる部分がありました。そのため新しい会計システムでは操作性が高く、仮に会計の知識が十分でない社員が入力するとしても、ある程度扱いやすいソフトやシステムにしたいと思いました。それに加えてネットワーク化すれば、さらに効率は上がるだろうと考えました」（北島氏）

そして2つめの課題は、一貫性のある確実な顧客管理ができるようにすることだった。

「以前はサーバー上にExcel（R）で作成した顧客データがあり、それを各営業担当者が各自の分をコピーするなどして作業していたのですが、結局このやり方ではどれが最新のデータかわからなくなってしまいます。そこで顧客管理の一元化、データを統合して利用できる方法を探しました」（システム課 黒川丈司氏）

サーバー不要の『PCA会計X EasyNetwork』で業務効率はアップ

会計業務を円滑に行うために導入された『PCA会計X』だが、実際にその効果は出ていると同社は語る。

とりわけ『EasyNetwork』によるネットワーク運用によって、業務効率は上がったと感じているそうだ。『EasyNetwork』は気軽に2台で利用したいケースに適しており、サーバーOSを必要とせず、ホストPCとクライアントPCをネットワークケーブルで接続するだけで利用できる。実際に同社でも代表取締役社長北島氏と事務担当者の1名がこの環境で会計業務を進めている。

「このネットワーク化によって2台での運用が可能となっただけでなく、『PCA会計X』の特性を活かして業務全般が楽になりました」（北島氏）

同社が挙げる『PCA会計X』の特性としては、選定ポイントにもなった「操作性の高さ」「入力のしやすさ」が大きいという。

「現在会計の入力作業を行っている社員は、財務会計の知識について特に詳しいわけではありません。しかし会計スキルに自信がない人でも使いやすいのが『PCA会計X』です。例えば現金や預金の出納帳入力方式で振替伝票を簡単に作成できるなど便利な機能が多いです。じつは以前のオフコンでは伝票を1枚1枚紙で起票して、それをオフコンへ登録するという手順を踏んでいました。しかし今はそのような手間が不要で、かつ専門的な財務会計の知識がなくても入力しやすいです。現在、当社に限らず日本の中小企業では財務会計のエキスパートの人材確保が難しいですが、この『PCA会計X EasyNetwork』の導入によってそういった人件費のコスト面でもメリットはあったと思います」（北島氏・黒川氏）

「私どもは社内だけでなく当社のお客様にもPCAソフトをお勧めする立場ですが、実際に『PCA会計X』を導入したお客様からは自動仕訳の部分で助かっているという声をいただきます。会計の経験がなくても過去の仕訳を見ながら入力できますし、詳細な仕訳検索も簡単にできます」（システム課 中村汐里氏）

お客様にとって幅広い選択肢を用意できるのがPCA

同社ではシステム課の社員が、PCAだけでなく取り扱う基幹業務系ソフトのほとんどのインストラクター資格を持っており、それぞれのソフトの特徴を熟知している。そのため顧客にもっとも適した会計ソフトや給与ソフトを提案することが得意だ。PCA製品についてはそのレパートリーの豊富さが中小企業に多くの選択肢を与えられる点を評価している。

「導入コストを抑えられる『じまんXシリーズ』だけではなく、『PCA Xシリーズ』があり、さらに機能別のエディションとしてシステムA、システムBもある。対応業務も財務会計、給与・人事・勤怠、販売管理はもちろんのこと、医療機関向けや非営利法人向けなど多彩な業種・業務やニーズに対応できる内容だと思います。お客様にとって選びやすいというPCA製品の特徴は大きなメリットだと思います」（黒川氏）

「PCAを導入された企業様の声として、画面の見た目つまり洗練されたデザイン性を評価する声があります。私も黒川も感じていることなのですが、あくまで個人的な印象としては、PCAは若い世代の人々には使いやすいインターフェイスだと思います」（中村氏）