社会福祉法人楽晴会様

導入事例

職員数約480名の大規模な社会福祉法人の基幹システムをPCAで運用。安心して働ける介護事業のために給与・人事・会計をシステム化。

青森県を中心に東京都にも事業所を展開し、デイサービス、特別養護老人ホーム、訪問介護など様々な介護事業を行っている社会福祉法人楽晴会。現在40カ所以上の事業所を運営しており、職員・スタッフ数は約480名。同法人では以前から職員やスタッフの働きやすい環境を整えるため、いちはやくシステム化を取り入れてきた。そこで活用されているのがPCA製品だ。人事・給与・会計という組織の基盤をなす部分で、どのようにPCA製品が利用されているのかを伺った。

導入の狙いと効果

導入の狙い

介護事業ならではの各拠点の各職員の多種多様な資格を管理したい。
月額変更届や源泉徴収票など様々な書類作成作業を効率化したい。
各施設から経費などの会計入力を行いたい。

導入の効果

『PCA人事管理X』で各拠点・各職員の資格を管理。『PCA給与X』の賃金台帳から各施設の月額賃金の各種手当も出力。
『PCA給与X』では対象となる職員の月額変更届を簡単に出力可能。『PCA法定調書X』も併せて使用することで退職所得の源泉徴収票や給与所得の源泉徴収票などもスムーズに出力。
with SQL25クライアントによって各施設から『PCA社会福祉法人会計V.5』に入力が可能。勘定科目のルールなどはグループウェアを利用して周知させ確実に現場から入力できる環境に。

導入システム

PCA社会福祉法人会計 with SQL （25CAL)
PCA人事管理 with SQL （15CAL）
PCA給与 with SQL （5CAL）
PCA法定調書 with SQL （2CAL)
PCAマイナンバー電子割符オプション

導入企業とプロフィール

社会福祉法人楽晴会

従業員数	480名
主業種	介護、障がい者福祉
事業内容	介護、障がい等福祉サービスの提供
所在地	〒033-0041 青森県三沢市大町2-6-27
設立	昭和42年5月5日
URL	https://www.rakuseikai.or.jp/
社是	介護の必要な人の上に立たず、その心に下りて為すを第一。社会の必要の外に在らず、その中に在りて為すを第二。～当事者と共に地域を耕し、当事者をして社会を照らす～
経営理念	お客様・職員・地域住民の物心両面の幸福を、介護サービス事業活動を通して追求し、世界の人類愛と地域創造に貢献する。
品質方針	ENJOY CARE LIFE －お客様と職員と地域住民のエンジョイ－

導入前の課題と運用

高齢者介護の仕事に関する様々な資格を管理できるシステムにしたい

青森県三沢市に本部事務局を置く社会福祉法人楽晴会。50年以上前から高齢者福祉に取り組んできた介護事業の草分け的存在とも呼べる法人で、現在は東京都にも100名以上が利用できる指定介護老人福祉施設を開設するなど、青森県と東京都に40カ所以上の事業所を運営している。法人全体の職員・スタッフは合わせて約480名にものぼる非常に大規模な社会福祉法人だ。

同法人では『PCA人事管理』をかなり以前から運営に活用してきた。その理由は老人介護施設ならではの資格管理の複雑さだ。

「老人介護施設といってもその種類は様々。そしてそこで働く職員やスタッフの資格も様々です。当法人の場合、特別養護老人ホームやデイサービス、ホームヘルパー以外にも、今後さらにニーズが高まっていくだろう小規模多機能型居宅介護や、介護タクシー事業も運営しています。そこで働く職員・スタッフに関しても介護福祉士はもちろん介護福祉実務者の資格、老人ホームの食事を作る栄養士、デイサービスの送迎ができる普通免許、介護タクシーを運転できる二種免許と、この介護事業はいかに資格を管理するかも問われる仕事です」（常務理事米内山貞子氏）

以前は本部事務局でこれらの資格を管理し、各拠点などから問い合わせが来るたびにフォルダから履歴書を引っ張り出し確認しないといけなかった。そこで資格管理の問題を解決するために『PCA人事管理』を導入した。

社会福祉法人楽晴会常務理事米内山貞子氏 — 社会福祉法人楽晴会
常務理事
米内山貞子氏

社会福祉法人楽晴会統括会計担当者清水幸子氏 — 社会福祉法人楽晴会
統括会計担当者
清水幸子氏

社会福祉法人楽晴会事務職員大久保美希氏 — 社会福祉法人楽晴会
事務職員
大久保美希氏

選定のポイント

『PCA人事管理X』と『PCA給与X』の連携で入力作業を効率化

同法人では2001年から『PCA社会福祉法人会計』を導入しており、その後法人の規模が大きくなるにつれてスタンドアロンからwith SQLのネットワーク環境へと移行してきた経緯を持つ。そこで資格管理についても『PCA人事管理X』へ移行し、その後の連携を見据えて『PCA給与X』も導入した。

「実はまだ『PCA人事管理X』と『PCA給与X』との連携は本格的にはできていないのですが、連携した後は職員の個人情報はスムーズに連携できる認識でおります。そのため入力作業も軽減できると期待しています」（統括会計担当者清水幸子氏）

導入後の効果

『PCA法定調書X』との連携で源泉徴収票をスムーズに出力

同法人では『PCA法定調書X』も導入し『PCA給与X』との連携によって効率的な運用に成功している。介護事業の現場、とりわけ同法人のように多くの事業所を持ち、採用活動を行っている施設を持つ場合は、介護スタッフの入職だけでなく退職に関わる手続きも頻繁に行うことになる。その場合、退職所得の源泉徴収票も発行する必要があるが、『PCA法定調書X』では退職所得の源泉徴収票を作成し出力できる。

唯一、『PCA法定調書X』で管理項目としてない法定調書合計表に必要な給与所得の源泉徴収票の合計表は『PCA給与X』で年末調整処理が終わった後に、『PCA法定調書X』の給与データの受入で社員マスターの情報・年末調整データの取り込みを行い問題なく作成できます。基本的には1年に1回の作業ですが、確認作業もスムーズに行えるため大きく導入効果を実感できた部分です。以前使用していた給与ソフトではこのような連携はできなかったので助かりました」（事務職員大久保美希氏）

『PCA給与X』のデータから各法人の独自データを加工できる

『PCA給与X』のデータを活用して、介護福祉事業ならではのデータ加工も実行している。同法人ではそれぞれの事業所ごとに月額賃金の各種手当（職務手当・資格手当など）の金額を集計している。行政機関への提出書類にも必要な数字となり、これを『PCA給与X』の賃金台帳から出力している。

「この事業所ごとの各種手当の算出は、『PCA給与X』の標準パッケージ内で対応できます。自動的にこの数字が出るようにメニューをアレンジしており大変便利に使っています」（大久保氏）

このように月次の給与データや賞与データから他にも様々な管理帳票を出力できる。勤怠台帳や支給控除比較表、毎月勤労統計調査票資料なども出力可能だ。またExcel®への出力も簡単にできるため、各法人や各企業の実情に応じたデータへと再加工できる。

さらに手間もかかり注意が必要な社会保険に関する提出書類についても導入効果を実感できていると語る。

「『PCA給与X』では保険料率は期間ごとに管理でき、集計期間ごとに自動計算できます。標準報酬決定通知書の出力もそのままできるので助かっている部分です」（大久保氏）

各施設から事務担当者が確実に会計入力できる環境も構築

同法人が『PCA社会福祉法人会計』を導入した2001年当時はスタンドアロン型で使用していたが、その後法人の施設数が増加。2007年には10クライアント、2018年からは25クライアントとネットワーク環境も事業に合わせてどんどん拡大させていった。現在は各拠点から経費などの入力ができる環境を築いており、その運用も非常にスムーズに行っている。

「各施設で発生した経費などの会計入力は、それぞれの施設の事務職員が『PCA社会福祉法人会計V.5』へ入力しています。これだけ施設数が多いので、当然それぞれの施設から入力に関する質問が出ますが、その中でよく寄せられるのがこの経費はどの勘定科目になるのかという仕訳に関する疑問です」（清水氏）

「そこで私たちは当法人の事務職員だけが参加できるグループウェアを設置しているため、そこに仕訳に関する情報共有の場を設けるようにいたしました。このような経費が発生したんだけど、この勘定科目でよいでしょうか？という疑問が書き込まれ、それについての回答を各拠点の事務職員も確認できることで、新しい事務職員が入職しても特に問題なく運用できています。介護事業の場合は消耗品も多く、経験者でも迷う部分があるのですが、事務職員にはあらかじめ科目一覧のマニュアルを配布しており、今のところ現場では問題なく運用できています」（米内山氏）

職員・スタッフが安心して働けるための環境づくりにPCAを活用

『PCA給与X』のデータを上手に再利用し、『PCA社会福祉法人会計V.5』を各施設から確実に入力できる仕組みを整えている同法人。今後は『PCA人事管理X』をさらに高いレベルでの活用を行いたいと考えている。

「現在はそれぞれの施設の職員・スタッフの資格を管理することがメインになっています。しかし今後は資格のデータを活用して、それぞれの施設の人材配置などへ効果的に活かせていけるとよいですね。とは申すものの介護業界は人材不足という大きな問題を抱えており、まずはそこを解決することが先決です。そのためにも当法人では会計・給与・人事管理という組織の基盤をPCAによってシステム化することで給与や人事管理・勤怠管理に関するミスを発生させるような事態を防ぐことで、職員やスタッフが安心して働ける環境づくりに努力しています」（米内山氏）

今後の展望と課題

同法人では間もなく『Web給金帳』（株式会社インターコム）も導入し『PCA給与X』と連携させ、毎月の給与明細をメールやwebで確認できるシステムを取り入れようとしている。現在約480名の職員・スタッフの給与明細の袋付け作業を本部職員1名あるいは2名で行っており、作業負担を大きく軽減できるとともに、職員・スタッフはスマートフォンなどからいつでも明細を確認できる。

「おそらく従来通りの明細書受取方法を希望する職員・スタッフもいるでしょう。そのため今は運用に向けてルールを検討しているところです。当法人は大きな規模ですが、本部で給与・人事の処理を担当しているのは私たち2名。職員情報のデータ管理はアウトソーシングし、PCAの各ソフトを利用することで正確でスピーディーな処理を心掛けています。今後もPCAには人材不足で悩む介護業界を助けてくれるようなソフト作りを期待しています」（清水氏・大久保氏）

ピー・シー・エーから一言

営業部コメント

日頃より弊社製品をお使い頂きまして誠にありがとうございます。
法人規模の拡大に応じて、弊社製品も拡張してお使いいただいているということで大変嬉しく思います。既に各事業所での経費入力、給与ソフトと法定調書の連携など効率良くご活用いただいている部分が多いですが、今後は給与人事の自動連係機能やWeb給金帳の活用により更なる業務改善に貢献できれば幸いです。

引き続きご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
人事部コメント

御社でご導入検討されている「Web給金帳」を弊社でも導入しております。
毎月の給与明細配付業務が10分に大幅短縮し、仕分け・配送作業の手間がなくなり、合わせて残業も解消され、余裕をもって作業ができるようになりました。
PCA製品と合わせてご利用いただくことにより、より給与業務効率化をはかれます。
引き続きPCA製品および連携製品をご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
『PCA人事管理』開発チームコメント

『PCA人事管理』を長年のご愛顧いただき誠にありがとうございます。
資格の管理業務の効率化に貢献できていることを大変うれしく思います。
人材不足解消の一助となるよう、今後も給与との連携など機能強化を行い業務の効率化のお役に立てるように努めてまりますので、末永くご愛顧賜りますよう宜しくお願いいたします。
『PCA給与』開発チームコメント

『PCA給与Ⅹ』をご利用いただきありがとうございます。
データ連携、データ加工の容易な出力、様々な管理帳票出力などを評価していただき非常に嬉しく思います。
人材不足解消の一助となるよう、電子申請を拡充していく等、これからもより効率的に使用していただける製品を目指してまいります。
引き続きPCA製品をご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
『PCA社会福祉法人会計』開発チームコメント

2001年からの長きに渡り、弊社の社会福祉法人会計を御利用頂いているとの事、誠にありがとうございます。
「科目体系の表示」処理内で、科目に対する説明を登録できる機能も用意しておりますので、使用科目の判断材料としまして、科目一覧と併用していただけたら嬉しく思います。
会計処理に関して作業の自動化を推進できるよう、今後も機能改善を行っていきたいと考えています。