大量の手書き伝票と転記の手間。kintone導入で見えた、次の課題は「基幹連携」

創業80年を迎えた株式会社丸昌は、文具・包装資材・建築金物・POPディスプレイなど多品種のパーツ・資材を扱う専門商社。ハンドメイド資材から広告宣伝用の各種パーツ、別注品まで商品は多岐にわたり、特定の業界に依存しない柔軟な展開を見せている。

この柔軟な顧客対応の裏側では、1日平均60〜80枚、月間に換算すると約1,200〜1,600枚に及ぶ売上伝票・出荷伝票等が手書きで運用されていた。

そこで、まずは2023年に「kintone」（サイボウズ株式会社）を導入。見積作成をExcel®からkintoneに移行することで営業業務の可視化に成功した。

しかし、kintoneで作成した見積内容を改めて手書きの伝票へ書き写し、さらにその内容を経理担当者が『PCA 商魂』『PCA 商管』へ再入力するという、デジタルとアナログが混在した三重の手間が発生していた。

経理担当の稲森由華氏も、当時について「同じ内容を何度も書き写す必要があり、入力ミスや確認作業の負担が大きかったです。日を空けての重複発行に気づけないこともありました」と振り返る。

移動という物理的な課題もあった。株式会社丸昌は実店舗も持っているが、その店舗で出荷伝票を作成するには別棟のオフィスへ移動しなければならず、業務のボトルネックとなっていた。システム管理を担う藤井芳依氏も「日々の細かな移動の積み重ねが、想像以上に時間のロスになっていました」と語る。

同社特有のビジネスモデルも課題を複雑化させていた。取り扱う商品は、色・サイズ・長さなどのバリエーションが多岐にわたり、顧客ごとの別注品も多い。結果として、商品情報や取引情報の管理は属人化しやすく、部門間での情報分断も発生しやすい。

このように、kintone、手書き伝票、そして『PCA 商魂』『PCA 商管』といった複数の手段が混在することで、「入力・転記・再入力」という手間が常態化。業務の可視化という一定の改善は進みつつも、根本的な効率化には至っていなかった。

「伴走支援」で自力構築。『PCAクラウド』×kintone連携

このような課題に対して株式会社丸昌が選択したのは、既存システムを「活かしながらつなぐ」アプローチだった。同社では『PCA 商魂』『PCA 商管』『PCA 会計』を20年以上利用しており、操作性や運用面での信頼が厚い。サポート終了を機にクラウド化を検討する際も、使い慣れた操作感を変えないことが一つの判断軸となった。

一方で、見積作成にはすでにkintoneが活用されており、「せっかくkintoneがあるのに、このままデータが分断されたままではもったいない」（横山氏）という問題意識があった。他社ツールの検討も行われたが、最終的にはクラウド化によってPCAとkintoneをスムーズに連携できる点が決め手となった。

『PCAクラウド 商魂』『PCAクラウド 商管』『PCAクラウド 会計』とkintoneの連携については、藤井氏が担当した。

「PCAの伴走支援に助けてもらいました。データ連携時のコードの桁数や『0』の扱いといった細かな仕様の違いにより、エラーが発生する場面もあったのですが、そこはPCAの伴走支援で乗り切りました」（藤井氏）

業務の傍ら、初期の連携設定自体は1〜2週間で完了させ、その後3〜4ヶ月の伴走期間を経て、実運用に向けた細部の調整を行った。

kintone入力からPCAへ自動連携。手書きと再入力を排除し、業務を一気通貫化

『PCAクラウド 商魂』『PCAクラウド 商管』『PCAクラウド 会計』とkintoneの連携により、同社の業務フローは大きく変化した。まず、営業担当者がkintoneで見積を作成。受注が確定すると、ボタン一つでデータが『PCAクラウド 商魂』を始めとする基幹システムへ直接転送される。かつて月間約1,320枚に及んでいた手書き伝票の作成と再入力という手間は完全に解消された。見積から売上・会計処理までが一つのデータでつながる「一気通貫」の業務基盤が実現した。

この連携を支えているのが、『PCAクラウド』のAPI機能だ。外部システムとの連携を前提とした設計により、kintoneとのスムーズなデータ連携が可能となり、既存の業務フローを活かしたままデジタル化を推進できた。また、オンプレミス版と同等の操作性・データ互換性を備えている点も、現場への負担を抑えた移行につながっている。

この改善による定量的な効果は大きく、1枚あたり2分を要していた作業がゼロになったことで、月間で約44時間（約5.5日分）もの工数削減を達成している。経理担当の稲森氏は「手書き伝票の入力作業が丸ごとなくなったことで、その時間を数値のチェックや確認作業に充てられるようになりました」と、業務の質的な向上を評価している。

現在、一部に手書き伝票が残っているが、決算を経て、手書き伝票を全面廃止する予定だ。今後は台帳連携を深め、案件情報を社内でリアルタイムに共有していく方針だ。商品や取引情報が一元化されたことで、価格傾向や仕入先、顧客ごとの特性を横断的に把握できる環境が整いつつある。

従業員数約20名の少数精鋭で、即日出荷という高いサービスレベルと数万点に及ぶ商品点数を維持しており、今回構築したkintoneとPCAの連携基盤は、こうしたEC領域の成長を支える土台としても期待されている。

横山氏は「経験に頼っていた判断を、今後はデータに基づいて行っていきたい」と語る。多品種・別注対応という同社の強みを支える仕組みとして、今後も段階的な業務の高度化を進めていく。