毎月600枚以上の請求書を発行。インボイス制度開始を前に、紙の請求書発行を見直すことに

北海道釧路市で60年以上にわたり事業を展開している株式会社 山仁野口商会。灯油やLPガスなどライフラインを支える燃料の販売が中心だが、賃貸物件や駐車場などの不動産事業も行っている。エネルギー事業は寒冷地の生活を支える重要な仕事でもあり、顧客には法人も個人も含まれる。そのため毎月の請求書の発行業務には多くの時間と人員を割いて対応していた。

「発行する請求書の枚数は通常で約600枚。多い月だと700枚程度に達します。そのため発行業務を行う日は、事務スタッフ総出で対応していました。しかし社員はそれぞれ別の業務も抱えており、なんとか効率化したいと考えていました」（総務部 古川香織氏）

まず同社の場合、顧客の数や種類が多い。法人の場合は病院、工場、保育園などが多く、一方で個人宅の顧客も多数抱えている。以前の請求書発行業務では、まず請求書を出力し、ミスがないかを照合しつつ、三つ折りにして封入作業へ。その作業が終われば封筒の数をまたチェックし、郵便局に持っていくという工程だった。いつも利用している郵便局の受付時間は15時までで、その時間に間に合うように始業開始から発行作業に取り掛かっていたという。

「ミスがないようにチェック作業も細かく行っていたので、約5名の事務スタッフで朝から15時まで対応していました。それでもたまにお客様から、請求書がまだ届いていないという連絡がありました。頻繁には発生しませんでしたが、お客様にはご高齢の方も多く、行き違いになっていた可能性はあります」（古川氏）

従来の紙の請求書の場合、このように「送ったはず」「届いていない」という行き違いはめずらしくない。また、請求書の送り先が企業や工場などの場合は、請求書が別の社員のもとに誤って届いてしまい、本来処理を担当する社員から問い合わせが入る可能性もある。　

「そこに新たな課題として加わったのがインボイス制度の開始でした。インボイス制度に確実に対応するには、やはり電子化がベストな選択肢ではないだろうかと。当社の代表である野口を中心に具体的なシステムの見直しを開始しました」（古川氏）

郵便料金の大幅値上げ。『PCA Hub 取引明細』の低コストはさらに大きな魅力に

同社は以前から『PCAクラウド 商魂』を利用していた。そのため請求書配信サービスも『PCA Hub 取引明細』が最も便利だということで導入した。『PCA Hub 取引明細』は、販売管理ソフトの『PCAクラウド 商魂／商管』『PCAサブスク 商魂／商管』『PCA商魂／商管』、債権管理ツールの『PCAクラウド 会計hyper 債権管理オプション』『PCAサブスク 会計hyper 債権管理オプション』『PCA 会計 hyper 債権管理オプション』と連携させることで利用できる。

コスト面でも『PCA Hub 取引明細』は導入のハードルが低い。初期費用はかからず、月額・年額でプランを選べる。また請求書の発行件数に応じたプランもある。例えば請求書発行件数が300件／月の企業の場合、１件あたり88円／月の計算になる（参考例）。紙の請求書の場合は、現在定形郵便物が1通あたり110円かかり、他にも印刷代、用紙代、封筒代などが発生する。300枚の請求書発行ともなると、作業費も考慮にいれる必要がある。

「当社の場合、費用については想定よりも安いと感じました。10月から郵便料金が約30％も値上がりし、先手を打って導入しておいてよかったと思っています」（古川氏）　

『PCA Hub 取引明細』は最初のリリース時から様々な改善を加えている。1人の担当者に複数の取引先からの明細を配信することができる機能も追加された。例えば得意先部署ごとに請求書を発行しているが、全て本部担当者に送付しているなどのご要望が多く、最近追加された機能だ。

「実際に機能追加で便利になっているので、先述の要望^（※1）にもぜひ対応してもらいたいです」（古川氏）

同社は『PCA Hub 取引明細』の導入で事務社員の業務の負担を軽減し、限られた人員と時間を効率的に活用することに成功している。電子化によって顧客の利便性の向上と、社員の働きやすさを両立させることができている。「当社の代表は、お客様に対してだけでなく社員のことも大切に考えています。エネルギー供給という常に必要とされる事業ですから、今後もお客様の便利さを第一に考え、様々な業務改善を皆で協力して進めていきたいです」（古川氏）