スクール数の増加に伴い、会計データの処理数も増加

昭和55年、姫路市の屋外コート10面からスタートしたノアインドアステージ株式会社。インドアテニス人気の高まりと、同社の充実した顧客サービスや働きやすい環境などが評価され、現在、全国で20校のテニススクールを運営。約600名のスタッフを擁する業界最大規模の企業へと成長している。

同社では以前より『PCA会計』が使用されており、本部と各スクールでそれぞれ個別にスタンドアロン形式で利用されてきた。各スクールでは現金出納帳の小口現金入力のみが行われ、そのデータを本部で取り込み、確認・集計を行っていたが、本部の集計と各スクールの集計が一致しないこともあった。

その場合は、伝票番号や日付などの入力ミスがないかどうかを、本部から各スクールに連絡。各スクールで出力した現金出納帳を本部へ送付してもらい、どの伝票が抜けているかを確認し、修正していた。

「以前から伝票番号の添付もれによる現金出納帳の残高の不一致は発生していましたが、スクール数が少なかったので対応できていました。ところがスクール数が一気に増え、1校について数件の入力ミスがある場合もあり、本部での集計・確認作業に時間がかかるようになりました。この手間を何とか軽減したいと考え、本部と各事業所の『会計のネットワーク化』を検討し、まずは姫路校でテスト導入し、昨年4月から全校で本格稼働させました」（管理本部 係長 鍛治氏）

各スクールではスムーズに新システムに移行

会計のネットワーク化によって、実際に現金出納帳の正確なデータの取り込み作業は、時間も手間も大きく軽減された。この点については、本部スタッフだけでなく各スクールのスタッフにとっても意味があると、姫路校フロントスタッフの中村美帆菜氏は評価する。

「以前はスクール側で入力漏れがあった場合、経理担当の鍛治から連絡が入り、そこからまたレシートや領収書と入力内容を見比べ修正しなければなりませんでした。しかしネットワーク化されたことで、確実に鍛治の手でミスを修正してもらえるという安心感があります。

また使用している会計ソフトは以前と変わらないので、使う側は改めて新しい操作や機能を覚える必要がありません。現場としては非常にスムーズにネットワーク環境へ移行できました」（中村氏）　

安定したネットワーク環境で、メンテナンスも楽に

『PCA会計X』のネットワーク化は、メンテナンス作業の軽減という効果ももたらしている。まずバックアップについては、以前なら各スクールで行われていたが、ネットワーク化によって現在は本部にあるサーバーで一元管理できる。古いパソコンを使用していたスクールでは、『PCA会計』が起動しない場合もあり、原因切り分けには時間も労力もかかっていたが、リモート接続などでスクール側の端末に入れるため、今はスムーズに対応ができている。また、スクール側で誤って初期化しデータが消えてしまうという不安も現在では不要だ。

「管理・メンテナンスは非常に楽になりました。以前はスクール側にトラブルが発生した場合は、私自身が動かなければならないケースもあり、関東まで赴くこともありました。移動の負担よりも、スクール側の会計入力がその間ストップしてしまうことが問題です。昨年4月の本格稼働後にはシステムダウンも一切ありません」（長竹氏）

ユーザー管理で他校の伝票が混ざらないように設定

ネットワーク化したことで、正確な会計データの取り込みという課題はクリアできたものの、セキュリティについてはより注意が必要になったと鍛治氏は語る。そこで同社ではユーザー管理で、例えば姫路校のデータなら姫路校でしか入力できないように設定している。

「この点については今後、さらに工夫を加えていきたいポイントです。というのは、スクールを兼任しているフロントスタッフもおり、他校の経費も入力できればよいという意見もあります。しかし伝票が混ざってしまう危険性があるため、現在はユーザー管理で機能も部門もロックをかけ運用しています。今後は各スクールで合計残高試算表なども参照できるようにしたいと思っており、もう少し柔軟な利用ができないかを検討しているところです」（鍛治氏）

損益管理に必要な部門別一覧表をすばやく集計

なお、『PCA会計X』は集計スピードが速いという特徴があるが、同社でもスクール毎の損益計算書を集計し、出力された帳票は本部だけでなく各スクールのマネージャーも確認し、経営管理へ役立てている。

「部門別一覧表をスピーディーに出せるようになった点は便利です。まさに一気に集計できる感じです。Excel®データやPDFデータへの変換も本当に簡単です。当社ではKPI（重要業績評価指標）としてスクール別の売上などを指標にしているため、スクール毎あるいは部門毎に集計を迅速かつ簡単に出せる点は便利です。しかし帳票を出力するのに時間がかかるようになってしまいました。この点は今後、PCAに改善を期待したい点ですね」※現在は解消済み。詳細はPCAコメントにて（鍛治氏）

本部と現場の双方が、業務の効率化・便利さを実感

同社では『PCA給与』も本部で使用されている。約600名のスタッフの給与を担当している管理本部 係長 大西亮氏は「『PCA給与』はExcel®形式に落としやすいので、処理がしやすい」と評価している。同社では給与明細書をWeb配信サービスを利用して配布している。『PCA給与X』からの明細書データをCSVデータでWeb配信サービスに受け渡しする形だ。これによって明細配布の時間が大幅に短縮された。以前は3人のスタッフが3日掛かりで600名分の給与明細の郵送処理にあたっていたが、同社代表取締役社長 大西雅之氏から改善を求められたそうだ。

「コストが同じであれば効率の良い方を選び、そこで生まれた時間を別の新たな業務や取り組みに活かすべきだというのが、社長の真意なのだととらえています」（大西氏）

なお、同社が業界に先駆けてIT化を実践できている背景には、PCAのネットワーク環境を導入する前からVPNを利用しており、ITインフラがすでに整っていたという点も大きい。『PCA会計X』については、操作に慣れたスタッフが増えており、以前はPCAの担当者がスクールへ指導に行く場合もあったが、現在は新規校のオープン時には操作に慣れた同社スタッフが指導にあたっている。管理本部としても仕事を進めやすく、一言でいうなら「やはり便利になった」という感想だそうだ。

同社は30校のオープンを目標にしており、横浜市のセンター南駅前の開校も決定している。今後さらに規模を増す同社にとって、「会計のネットワーク化」により大きな期待がかかっている。