震災対策、サーバー管理の負荷。そして2段階の消費税率改正に対応するには……

三國機械工業株式会社では、十年以上前から『PCA会計』を導入し、社内サーバーを利用して運用してきた。そこに新しく『PCAクラウド』を導入したのには、次のような3つの理由があったという。

まず1つめが震災時の「事業継続計画（BCP）」への対策だ。「3年前の東日本大震災をきっかけに、リスク回避は常に意識してきました。仮に本社ビルに何かあった場合でも、事業を継続できる環境を検討していました」と管理本部部長 江副浩通氏は語る。
加えて2つめの理由である「社内サーバーの容量肥大化、メンテナンスの負荷」も気になる点だったという。

「サーバーは容量が増える一方に加え、経年劣化によるトラブルも懸念していました。さらに社内サーバーですから管理の問題も出てきます。当社の管理部は5名体制で、各自が人事や総務、経理などの業務を担当しており手一杯の状態です。システム担当者は1名おりますが、24時間サーバーに張り付いているわけにはいきませんし、休暇中にサーバートラブルが起きる可能性もあります」（江副氏）

そして、3つめが「消費税率改正に伴うバージョンアップ問題」だった。
「消費税率の改正が2014年4月から8％へ、さらに今後10％へ2段階で引き上げとなり、そのたびに会計ソフトのバージョンアップに費用をかけるのは、経費削減の面からも何とか抑えたい部分でした」と管理本部課長 田中秀一氏は語る。この消費税率改正が背中を押し、具体的に『PCAクラウド』導入を検討しはじめたという。

『PCAクラウド』で利用できる手形管理システム

現在、三國機械工業株式会社では『PCA会計Xクラウド』と『Vicsell手形管理』^※1を連携させ、本社内で運用している。機械専門商社や製造業などの場合、手形の取り扱いは今なお多い。手形管理についてもExcel®などでの管理よりも、なるべく専門的な手形管理ソフトで取り扱った方が一元管理でき間違いは少ない。そのためクラウドでも利用できる手形管理システムは必須条件で、『Vicsell手形管理』なら『PCA会計Xクラウド』との連携が可能だった。

『PCA会計Xクラウド』『Vicsell手形管理』の連携によって、まず『PCA会計Ｘクラウド』に入力された買掛金などの支払債務は、『Vicsell手形管理』で自動的に抽出され、支払方法の設定や支払の処理まで一括して管理・処理できる。受取手形については、『Vicsell手形管理』で勘定科目や補助科目など得意先の登録をあらかじめしておくと、そのまま『PCA会計Xクラウド』の仕訳データへと連携する。受取、取立、割引、裏書、決済まで一連の手形管理ができ、『PCAクラウド』によってこれらのデータは社内で共有、さらにバックアップ機能によりデータも守られる。

「このようなクラウドと連携できる手形管理システムは当社にはどうしても必要でした。『PCAクラウド』ならバージョンアップ費用は不要ですし、独自のサーバー管理費用も要りません。長期的に見ればコスト面はトントンになるのでは、と期待しています」（田中氏）

伝票の日付から税率を自動判定。消費税率改正への対応も万全

『PCAクラウド』導入の大きな決め手の一つだった消費税率改正だが、『PCA会計Xクラウド』において非常に便利に使えた機能があったという。それは「日付による消費税率の自動判定」機能だ。伝票の日付から税率を自動判定するため、いちいち伝票の日付を見ながら税率を変更し入力していく手間は必要ない。また「科目別税区分別集計表」が付いており、仕訳の税区分が正しく入力できているか、間違った科目で入力していないかを確認することができる。

「消費税率改正については、特に何も意識することなく従来通りの経理処理をしていました。つまり言い換えると、何の問題もなくすんなりと消費税率改正を乗り越えられたわけで、違和感なく・意識しないで・問題なく使える、という基本は大事だと思います」（田中氏）

「スタンプ別明細書」で債務管理。未回収項目の減少に繋げる

同社では「スタンプ別明細書」をよく利用している。仕訳帳や元帳の画面で付けたスタンプ別の明細書で、月次を締めた後に発生した前月分の入出金に付けた消込の確認ができる。また未消込データの集計も可能だ。「スタンプ集計表」では売上金と売掛入金、未払金の計上と実際の支払いなどの付け合せに先立って金額の確認ができる。

「債務管理のためによく活用しています。以前は未回収のものなどもあり、このような事態を引き起こさないためにどうすればよいのか考えていたところ、このスタンプ別機能が非常に便利に使えるとわかりました。債権の消込もできるのがよいですね」（田中氏）

気付きを与えてくれるのがPCAソフト

管理本部課長 田中秀一氏はこれまで数社の会計ソフトを経験してきた。『PCA会計』に長年親しんでいるため、かつて使用していた会計ソフトとの比較はなかなか難しいと前置きしたうえで、「それでもPCAには入力のしやすさ、安定感のようなものを感じる」と評価している。

「『PCA会計Xクラウド』では、例えば仕訳を入力する画面でこちらが誤った入力をすると、メッセージが出てきます。気付きを与えてくれるので、その面では助かっています」（田中氏）

なお『PCAクラウド』を導入する際、江副氏と田中氏は、レスポンスの時間を少し気にしていたという。そこで体験版を試してみたところ、その問題は気にする必要はないと実感できたという。

「体験版を試したときに感じたのは、経理担当者は考えながら入力するわけですから、連打するシーンは実はそんなに多くはありません。ですから実際にクラウドにしてからも、スピードはまったく気にすることなく処理できています」（田中氏）