大規模な従業員数の事業所にも対応できる給与ソフトに

松浦労務管理事務所が『PCA給与X』を導入したのは平成19年。約1,200名にも上る従業員を擁する事業所からの相談がきっかけだったという。当時、松浦労務管理事務所では他社の給与ソフトが使用されていたが、そのソフトでは1,200名規模の給与計算には対応できないことが判明した。当時の状況について給与計算を担当している岡本綾氏は次のように振り返る。

「以前のソフトでは『回数』は登録できましたが、『計算式』においては制限があり、その結果、個人個人のデータをいちいち開いて直接入力しなければなりませんでした。また1,000人以上の給与計算には対応できないと説明され、新しい給与ソフトの選定を始めました」（岡本氏）

いくつかの給与ソフトが選択肢に挙げられたが、その中でもいちはやく『PCA給与X』にしぼられたという。当時の印象を松浦充恭先生は「『PCA給与X』は他社ソフトよりも一歩進んでいる印象でした」と語る。

実際にその印象通り、「大規模な従業員数の事業所にも対応できる」「複雑な計算式にも対応できる」という点で、『PCA給与X』は同事務所が考えていた給与ソフトのイメージに最も合致したという。『PCA給与X』の様々な特性を上手に利用することで、同事務所では時間的な効率化にも成功している。

自由自在に組める「計算式」と、端数まで処理できる「残業項目設定」

まず選定のきっかけにもなった「計算式」について、岡本氏は「『PCA給与X』では事業所独自の計算式にも自由に対応できる」という点を高く評価している。様々な業種の事業所から依頼を受ける労務管理事務所では、この独自の計算式への柔軟性は大きな意味を持つ。計算式そのものはあらかじめ計算式テーブルを設定・入力しておけば、後で複雑な入力操作はしなくてもよい。パート従業員の精勤手当や営業成績によって変動する歩合給など、様々な種類の手当をこの計算式を用いることで対応している。
また残業計算においてもミスなく処理ができる点も高く評価されている。一例として製造業の場合は夜勤もあり残業計算は複雑になる。残業時間の掛率には注意が必要になってくるが、その部分を「残業項目設定」であらかじめ登録しておけば、複雑な残業計算もミスなく処理できる。

「残業式や残業掛率を、社員やパートなどの雇用形態に分けて登録できます。また非常に便利だなと感じたのが端数の処理ができる点です。単価・手当それぞれに1円未満は切り上げか切り捨てかを設定できます。この端数の処理は残業手当だけでなく遅刻や欠勤などの処理でも利用できます」（岡本氏）

この「計算式」と「残業項目設定」によって、様々な割増計算の処理が確実に迅速に行えるようになったと岡本氏は語る。また、この点は給与計算を依頼してくる事業所にとっても安心できる要素だろうと松浦氏は評価する。

「地方都市の中小企業では、経営者の高齢化が進んでいます。そのため手当の計算一つをとっても、難しい、わかりにくいなどの悩みやご意見をいただきます。このような部分を、『PCA給与X』によって確実に漏れなく処理できるわけですから、その点はご安心いただけると思います」（松浦氏）

CSV変換によって、顧問先の知りたい数字に答えられる

『PCA給与X』の特性の一つに、CSVデータ変換の容易さがある。『PCA給与X』では会社情報、給与体系、金融機関マスターや年末調整データなど、その他かなりの範囲でCSVファイルでの出力ができ、同事務所の場合は給与データをCSV保存し、Excel®加工するケースが多いという。

「当事務所にご依頼される事業所様の傾向としては、Excel®化して全体的な指標として見たいというご希望も当然ありますが、それ以上に一部分を切り取って知りたいというご希望が多いです。例えばある社員の賞与だけの合計データや、ある一定の期間における社会保険の総額など、部分ごとに数字を知りたいというご希望に応えるときに、このCSVデータの変換機能はとても助かります。仮にこれらの数字を手入力で抜き出し計算するとなるとミスの恐れがありますが、CSVデータならダイレクトに数字を取り出して加工できるので間違いは発生しにくいです」（岡本氏）

また逆に、事業所から受け取ったExcel®データをCSV保存し、『PCA給与X』へ取り込むケースもあるそうだ。「かなりの従業員を抱えた事業所様もあり、その場合にはこのCSVデータの受入は非常に助かっています。一度『PCA給与X』へ受入させたら、後は自動計算してくれますからね」（岡本氏）

他社製のタイムレコーダーシステムからの勤怠データも、CSV形式にすれば受入ができる。ある程度の紐付け作業が必要になるが、同事務所では1社の勤怠データ（CSV形式）を『PCA給与X』に取り込むまでの作業時間は約20分だそうだ。

『PCA給与X』×『PSD社会保険労務士』^※1の連携で労災関係の処理も確実に

マスターナビゲータ機能もよく使われている機能の一つだ。マスターナビゲータを使うと、ある特定の項目を一括して入力・変更ができる。この機能が最も役立っているのが住民税や厚生年金保険料率の変更だという。

「マスターナビゲータ機能による入力は、打ち忘れが発生しません。個人個人のデータを開いて入力すると、やはり入力漏れのリスクはありますが、一括入力ならその心配はありません。また後で確認をする場合も、その部分だけ抽出して確認できます」（岡本氏）

また松浦労務管理事務所では『PCA給与X』と株式会社パシフィックシステムの『PSD社会保険労務士』を連携させて利用している。『PSD社会保険労務士』は労災に関する帳票が充実しており、給与・賞与関係の帳票はPCA、労災関係の帳票はPSDと分けて使っている。

「『PCA給与X』×『PSD社会保険労務士』の連携によって非常にスムーズに業務を行えています。この2つのソフトはCSV変換などの処理は必要なく、『PCA給与X』に入力したデータを、そのままダイレクトに『PSD社会保険労務士』へも反映でき、勤怠データや給与データをそのまま労災関係の帳票に利用できます。この部分は以前は手書きで行っており大変でしたが、PCAソフトの拡張性があったからこそ実現できた効率化の一つだと考えています」（岡本氏）