各支社が納得できる形でのシステム統一

毎日ビルディングが『PCA会計 クラウド』、そして『PCA給与 クラウド※2』の導入を決めた背景には、同社の合併の歴史が大きく影響している。以前は東京・大阪・九州・名古屋と4つの地区でそれぞれが独自に不動産事業を展開していたが、2005年4月に合併した。

「当初は会計も労務管理も4社がそれぞれ処理していました。しかしこれは本来の合併の意味に添わない状態であり、無駄もあります。合併後の決算処理への対応も必要となるわけで、4つの会社がそれぞれに納得できる形で統一していく必要がありました。その中で総務部 副部長の冷川が中心になって『PCA会計』を選定し、各支社の担当者に説明して回りました」（執行役員 経理担当 総務部長 守屋清志氏）

合併時には『PCA会計８with SQL 10クライアント』が導入され、非常に便利に使えていたという。「会計ソフトそのものは大変便利でしたが、クライアント数が決まっているのがネックでした。例えば、冷川が使用しているときは私は見ることができず、その間の判断が止まることになります。またサーバー自体も古くなりトラブルを抱えるようになりました」（守屋氏）

「ちょうどそのときにPCAの営業担当者から“クラウドなら解決できるかもしれません”と聞いたんです。クラウドという概念については弊社の総務部 課長 中村も詳しく、サーバーのストレスが消えるのならうれしいと検討を始めました。合併時に『PCA会計８with SQL 10クライアント』を導入したときも各支社を回って説明を行ったのですが、今回もクラウドについては各支社を回り、様々な不安も抽出してきました。それらの声には中村が対応し、2012年2月に東京で体験版を使用。3月から各支社でも体験版を始め、4月からは本稼働という、とてもスピーディーな移行ができました」（総務部 副部長 冷川恭子氏）

もはや独自の作り込みソフトは要らない時代に

会計システムをクラウドにしたことで、まずはサーバーメンテナンスの煩わしさが解消できたことが大きいと語る同社。保守費用がかからないためコストも削減できる。当初サーバー買い換えも検討したそうだが、数百万の費用が必要だった。その費用がゼロ円になったのは非常に大きなメリットだという。

またクラウドならではの“複数の者が同時に同じ情報を確認できる”ことも魅力で、「各社で何がどのように処理されているのかを確認できる状況は、たいへん有効です。」（守屋氏）

クラウド導入前からPCAの会計ソフトを使用してきたため、作業はほとんど以前と変わらず行える。入力の処理スピードも問題なく、主に伝票入力・仕訳帳・日計表・現預金管理表などが使われているが、いずれもわかりやすく入力しやすいそうだ。このような会計ソフトの便利さが認められ『PCA給与 クラウド』も導入された。

「給与もクラウドにしたことで非常に便利です。特に便利さを実感するのは給与の振込データの処理です。インターネットバンキングのデータをいったん取り込んでしまえば、その後手入力の必要がありません。データをそのまま吸い上げてもらえるわけですから、ミスがないのが安心です。また税率や社会保険料の変動があった場合には、サポートサービスの「メール配信サービス」で教えてもらえますし、リビジョンアップなどの対応も迅速なので、便利で助かっています」（冷川氏）

「今回改めて感じたのが、もはや“自社独自の作り込みソフトである必要はない”という点です。弊社は毎日新聞社のグループ会社であり、毎日新聞社のような規模を誇る大企業の多くは、自社で作り込んだ独自のシステムやソフトを使うことが多いです。しかしパソコンの進化、記憶容量の増大、ネット環境の改善、そしてクラウドの登場など様々な要因が合わさって、汎用性を目的にしたソフトでも十分に対応できる時代になったのではないでしょうか。今後の企業はシステム環境に以前のような大きな資源を振り分ける必要は減るのかもしれませんね」（守屋氏）

万が一に備えたローカル運用も可能

クラウド導入にあたって不安がなかったわけではない。やはり一番心配だったのは、いざクラウドが使えなくなったときのデータの保持だと語る。

「各支社の担当者から一番聞かれたのも、このバックアップの部分です。これについては『PCAクラウド』の各種パッケージについて緊急時用のスタンドアロン版が用意されており、ここにバックアップデータを入れておけば安心です。また弊社ではこれ以外にもバックアップデータは保存しており、この説明で各支社も納得してくださいました。」(総務部 課長 中村秀洋氏）