介護の現場における複雑なシフト管理を、確実に処理したい

京都市内を一望できる丘の上に、斬新な意匠でそびえる介護付有料老人ホーム「ライフ・イン京都」。308戸の規模を誇り、元気なご高齢者から介護を必要とする人まで入居できる体制を整えている。同ホームでは、約180名の職員・スタッフが従事しており、非常に手厚いサービスが高く評価されている。

ライフ・イン京都では、かなり以前からPCA製品が導入され、平成21年からは勤怠システムとして『就業管理たんぽぽ』も利用されてきた。しかし当時のシステムでは、まだ不十分な点があったと管理課 システム管理係 國本勝樹氏は振り返る。

「介護の現場はとにかくシフトの種類が多く複雑です。常勤のスタッフはある程度処理しやすいのですが、パートスタッフの場合はシフトも頻繁に替わり、夜勤などは時給も変わってきます。このシフト管理の部分に関しては手作業での集計になるため確認作業に時間がかかり、また集計ミスのリスクもありました。その点をまずは何とか解決したかったのです」

職員・スタッフの資格取得のためにも確実な勤怠管理が必要

國本氏が職員・スタッフの確実な勤怠管理にこだわる理由は、単に給与計算のためだけではなく、介護施設ならではのもう一つの理由がある。それは実務日数の確実な集計処理だ。例えば介護士として入職した人の場合、3年以上の勤務実績があれば介護福祉士の資格試験を受けることができる。社会福祉士やケアマネジャーも同様に介護の実務経験の日数が問われる。そのため実務日数を確実に管理し、実務証明書を作成するためにも確かな勤怠管理が必要だった。

「かつては実務日数についてタイムカードで日数を数える処理を行っていた時期もあります。しかし『就業管理たんぽぽ』の導入によって、実務日数をスムーズに出すことができるようになりました。現在の勤怠管理システムについて、正式に職員の声をヒアリングしたわけではありませんが、おそらく確実に日数も時間も管理されていることで、安心している人が多いと考えています」

平成25年10月からは勤怠管理を『就業管理たんぽぽ』から『就業管理クロノス』へ移行。同時に『PCA給与9』から『PCA給与X』へのバージョンアップも行った。移行の際に気になっていた点は、過去の勤怠の履歴が完全に移行できるかということだった。先述した職員・スタッフの資格試験のための実務日数の記録はもちろんのこと、雇用保険などの手続きについても、迅速に対応したかったからだという。

「『就業管理たんぽぽ』には平成21年からの約5年分の180名の勤怠データが蓄積されていました。かなりのデータ量でしたが、問題なく『就業管理クロノス』へ移行でき仕事もはかどっています。過去の勤怠データをそのままシステムにコンバートできる点は非常に助かりました。実務証明書の発行も雇用保険の手続きも素早く行えます」

1人でもわずか1日半の時間で、180名分の勤怠管理・給与計算が可能に

給与計算については以前は『就業管理たんぽぽ』の勤怠データをExcel（R）出力し資料を作成。それを社会保険労務士へ送り給与計算を依頼していた。しかしこの方法では資料を作成する段階で、どうしてもミスが発生しやすかった。

「『就業管理たんぽぽ』の勤怠を基に、また新たに提出用の資料を作っていたのですが、間違って表を作成することもありました。そこで平成24年1月に『PCA給与9』の使用を開始しました。『就業管理たんぽぽ』のデータをそのまま『PCA給与9』へ連動できるので、資料作成時の人為的なミスの発生を心配することはなくなりました」（國本氏）

現在、職員・スタッフはIDカードを兼ねたICカードを出退勤時に『テレタイムX-F』（タイムレコーダー）にかざす。するとその勤怠データが『就業管理クロノス』に取り込まれ、そのデータは『PCA給与X』へと移行。その後は迅速に給与の支払い処理へと進む。

「勤怠データは毎月16日に締めます。現在も紙媒体での勤怠データのシートは作成しており、上司に提出しているのですが、18日には上司から承認をもらっているので、約1日半で180名分の勤怠管理・給与計算ができています。なお『PCA給与X』を利用して、給与事務を私が1人で担当しているのですが、わずか1日半で180名分の勤怠管理ができていることになります」

あらゆる業種に対応でき、業務の心理的負担も軽減できるPCAの勤怠管理システム

國本氏は以前、ソフト開発に携わっていた経験があり、ライフ・イン京都のホームページ作成などIT関連全般も担当している。パッケージソフトを見る目も、使う側・提供する側の2つの視点で見ることができる人物だ。そのような経歴をお持ちの國本氏に『PCA給与X』についての率直な感想を伺った。

まず、入力のしやすさやわかりやすさなどのインターフェイスの部分で問題がなく、給与事務や経理経験がなく、ITにあまり強くない人でも使いやすいオペレーションに優れた点がPCAソフトの特長だという。また、PCAの勤怠管理システムによって、業務に余裕が生まれ、それは「慌てなくてもよい、焦らなくてもよい」という心理的な負担の軽減にも繋がっているという。

「例えば職員の食費や介護職員処遇改善加算など勤怠と関連しない部分の給与データを、事前にCSVデータとして作成しておき、それを『PCA給与X』に読み込んで計算させています。これらを給与計算時に給与システムに入力するとなると、人数も多いですしそれなりの時間がかかってしまいます。しかし先にCSVデータを作成しておけば後は『PCA給与X』で自動計算してくれますからね。慌てる必要がないのです」

『PCA給与X』をさらに使いやすいソフトにするためのご意見として、セキュリティをより強固にするためにメニューにあるロック機能の向上や、マスター読み込みが以前のように柔軟性があるとよいと語る。

「全般的にはPCAの勤怠管理システムには満足しています。介護施設や病院だけでなく、あらゆる業種に対応できるシステムだと思います」