大規模な社会福祉法人に対応できる「福祉に強いソフト」を導入したい

和歌山県紀の川市に本部を置く社会福祉法人 檸檬会。保育園やこども園、小規模保育園などの保育事業や障害者通所支援事業・就労移行支援事業など、実に幅広い福祉事業を展開している。運営する園は70カ所以上におよび、近畿圏・首都圏さらに愛知県や沖縄県など全国に広がっている。各自治体や企業からの「この場所に、ぜひこの施設を」という要請になるべく努力して応えてきた結果、このスケールへと拡大してきた。

「当初は私たちもここまでの規模を想定していませんでした。必要とされている場所でお手伝いをさせていただくという方針に沿って園を開設してきた結果、ここまで成長したのですが、これを予期していなかったのは会計システムについても言えることで、以前のシステムのままでは当法人の規模に対応するのが難しくなっていました」（総務部 部長 井谷将之氏）

以前の会計システムでは事業拡大につれ不具合が発生するようになった。その度に修正し継続して使用していたものの、内部取引消去の処理で決算時にしか入力・登録できない部分があり、これでは法人の成長に付いてこられないと判断。「福祉に強いソフト」への入れ替えを検討した。

入力者に合わせた権限設定とわかりやすい伝票形式で、現場も本部もスムーズに運用

同法人が細かな権限設定にこだわった背景には、予算や実績などの数字を、園長など特定の立場の職員と共有したい意図があったからだ。そこで『PCA社会福祉法人会計DX』の権限設定を活用することで、小口現金処理から閲覧まで必要な処理をすべて網羅した権限設定の運用に成功している。

「当法人の権限設定を説明すると、①どの操作も制限なく実行できる管理者権限。②マスターを触ることはできないが全ての施設の数字を閲覧できる権限。③自分たちの施設の数字の閲覧だけができる権限。④施設ごとの入力を確認・修正できる権限。この4パターンぐらいです。施設数と職員数が多いので一見大変そうに見えますが、権限設定そのものは決して複雑ではありません」（総務企画部 主任 阪上大地氏）

実際の保育園など各施設では、すべての職員ではなく園長クラスの職員または事務員のみが、自分たちの施設の小口現金入力と予算・実績の閲覧を行える設定にしている。

「経理の経験がない先生方でも簡単に入力操作できる方法があります。『PCA社会福祉法人会計DX』は数種類の伝票形式を選べます。振替伝票入力は確かに経理知識が必要ですが、当法人では現金出納帳入力を選んでいます。出納帳形式なら入力内容は出金または入金、金額、摘要ぐらいで仕訳に悩まなくてもよい入力形式です」（総務企画部 栗林紀子氏）

「各施設のパソコン画面に出る『PCA社会福祉法人会計DX』の画面メニューを一つひとつ選ぶことも可能です。各施設では必要な処理のメニューボタンだけを画面に出しておけば安心です。本部も現場もわかりやすく使えるのがPCAソフトだと思います」（井谷氏）

拡大する現場からの情報をどう吸い上げるか。その答えが『PCAクラウド』

画面メニューや操作の範囲を絞り、わかりやすい出納帳形式を選んで運用しているものの、それでも各施設からの問い合わせはある。その場合に『PCAクラウド』だから可能な対応の仕方があるという。

「操作に不慣れな園長先生から問い合わせが来ると、同時に同じ画面を見ながら確認できます。ここが間違っているのでこう修正してくださいと的確な指示が出せます。各施設には私どもが作成したマニュアルも配布しており、それを見ながら電話と入力画面を見つつ、やり取りすることも可能です」（阪上氏）

同法人では公認会計士にもIDとパスワードを渡し、『PCA社会福祉法人会計DX』を随時確認してもらえるよう設定しており、気になる箇所が見つかった場合は早急に本部へ連絡してもらうように依頼している。

「会計士の先生については、本部に来ていただくだけの監査ではなく、いつ見ていただいてもよい環境にしておくことで、早め早めの対応が取れます。これだけ施設数が多くなると現場からの情報をどう吸い上げるかが課題になります。この大きな課題を私たちは『PCAクラウド』で解決できたことになります」（井谷氏）

サービス区分ごとの収益を簡単に出力。見たい単位で数字を見ることができる

同法人が『PCA社会福祉法人会計DX』を選んだ理由の一つである「拠点・サービス区分登録」だが、サービス別の集計が簡単に出せることで、認可保育園・こども園・小規模保育園など複数の事業形態を持つ同法人の場合にはとても便利だ。サービス区分を拠点としてグループ登録することも可能で、例えば県や自治体ごとの集計を出すこともできる。『PCA社会福祉法人会計DX』の出力帳票についても、そのレイアウトをわかりやすいと評価している。

「一言で評価すれば、見たい単位で見ることができるのが『PCA社会福祉法人会計DX』です。例えば自治体などをグループ登録し、かつその中の保育園だけなどサービス区分を指定して出力すると、その結果が横並びで出力され、収益などを一目瞭然でつかむことができます。他にも拠点管理として、ある科目を1つ指定し、その科目についての拠点別の残高を出力することもできます。出力した試算表に入力ミスがあった場合は以前なら一枚一枚伝票をめくっていくしかなかったのが、『PCA社会福祉法人会計DX』ではクリックするだけで合計残高試算表→元帳→仕訳検索・修正と、次々に画面を切り替えて数字を参照できるズームイン機能も付いています」（井谷氏）

蓄積されたデータを、より詳細な分析データに活用

同法人では『PCA社会福祉法人会計DX』に蓄積されたデータを、加工して分析にも役立てている。例えば園児一人当たりの給食費単価や人件費率などはデータの再加工によって把握している。

「園の収益比較はなかなか難しく、そのエリアの特性や園の規模など様々ですから、園児一人当たりの詳細を見るにはデータの加工が必要です。以前は1件1件手入力でこれらの数字を処理していましたが、『PCA社会福祉法人会計DX』ではExcel®へ簡単に出力できるので、加工もしやすいです」（井谷氏）

拡大する現場からの情報をどう吸い上げるか。その答えが『PCAクラウド』

『PCA社会福祉法人会計DXクラウド』とその権限設定によって、数字の共有・確実な小口現金処理・迅速で間違いのない集計と管理に成功した同法人だが、今後は各施設での入力処理等をより効率的に実行できる環境を整え、月次決算の早期化や会議での有効活用に役立てたいと語る。

「これは当法人での運用の話になるのですが、施設数が多いため月次決算の期限に間に合わない園も出てきます。今後は足並みを整えられるようさらに工夫を施していきたいですね」（井谷氏）

社会福祉法人 檸檬会では2019年も新しく5施設の開園を予定している。待機児童問題などで同法人に助けを求める自治体は多く控えている。お手伝いできるところはお手伝いさせていただく。その方針で今後も、子ども一人ひとりの育ちに寄り添った、生きる力を育む保育を提供していく。