導入の決め手は「1.操作性」「2.コスト」「3.丁寧」で親切な指導

株式会社協伸電設では以前、「紙のタイムカード」＋「他社の給与ソフト」を用いて、勤怠管理および給与計算を行っていた。毎月、タイムカードに打刻された時間を手計算し、その結果を給与ソフトに入力。従業員数は約20名ほどだが、給与体系が複雑なため、給与計算は決して簡単ではない。そのため給与計算にはおよそ2、3日の時間が必要だったそうだ。

そこでまずは給与ソフトの見直しが行われた。数社のソフトが比較検討されたが、『PCA給与』を選んだ理由として、同社代表取締役　鈴木聡氏は次の3つのポイントを評価している。

「まず1つ目は、『PCA給与』は使いやすく、操作性の点で優れていたこと。そして2つ目は価格が安いというコスト面。そして3つ目は、実際に導入を決めた後の話になってしまいますが、インストラクターの方が非常に親切に教えてくれた点です。お陰様で躊躇なく使えるようになりました」（鈴木氏）

これらの点が決め手になり2008年に『PCA給与9』と『就業管理たんぽぽ』を導入。納品・設置には2週間、本稼働までは3週間という短期間のスケジュールで、スムーズに導入・稼働できた。

かざす→自動的に打刻データを確認→給与ソフトへ反映

以前は2、3日必要だった給与計算に要する時間が、現在ではおよそ2、3時間に短縮できたという同社。同社の場合のこの大幅な時間短縮の理由には、『PCA給与』と『就業管理たんぽぽ』、さらに『テレタイムX-F』の導入がある。

同社は昨年、事務所を新設。2カ所での勤怠管理が必要となった。そこで「複数拠点・遠隔地での勤怠管理をスムーズに行えるシステム」として導入されたのが『テレタイムX-F』のネットワーク化だ。

同社の勤怠管理システムは、次のような流れになる。まず『テレタイムX-F』によって、従業員は出社時および退社時に「ICカード」をカードリーダーにかざす。するとその打刻データは自動的に『就業管理たんぽぽ』へ取り込まれる。『PCA給与X』と『就業管理たんぽぽ』は連動しており、新設した事務所での勤怠データは本社で確認できる。

カードはカードリーダーにかざすだけでデータが取り込まれるため、直接カードリーダーに触れる必要がない。このシステムは水や油などの汚れにも強く、同社のように工事作業を伴う業種にも適しているといえるだろう。なお同システムは磁気カードや指静脈認証にも対応しており、その企業の特色に合わせて選ぶことが可能だ。

「導入当初は、カードをかざすことをつい忘れる従業員がいましたが、約1年間導入して、そのようなことも徐々に減ってきました。このような人的なうっかりミスは正直ありますが、これを差し引いても、勤怠管理、しかも2カ所にまたいだ勤怠管理が非常に楽になったのは事実です」（鈴木氏）　

適切な給与・社会保険事務を証明できる給与ソフト

『PCA給与X』そのもののクオリティも高いと鈴木氏は語る。給与入力・賞与入力はもちろん、年末調整、そして社会保険料一覧表の集計や月額変更届・算定基礎届などの作成など、基本的な項目はほぼフル活用している。また賃金台帳や勤怠台帳などの管理帳票も丁寧に出力され整理されている。

この管理帳票が思いがけず役に立った出来事があったそうだ。最近は、年金事務所が各事業所での社会保険に関する事務が適切に行われているかどうかを確認するために、任意で事業所を抽出し、算定基礎届などの提出を求めるケースが増えている。同社も算定基礎届や賃金台帳、出勤簿などの提出を求められたそうだ。

「当日は当社以外に数社が提出を求められていたようです。他の企業がかなり時間をかけていたのに対し、当社はものの見事に10分で終了しました。おそらく所員の方は『PCA給与X』から出力した帳票のファイルを見たときに、『この事業所はちゃんと管理している。タイムカードの数字を間違いなく計算している』と分かってくれたのではないでしょうか。

勤怠管理や給与については、すぐにデータを抽出でき、提出もできます。あわてて資料をめくる必要もありません。PCAにしておいて本当によかったですよ（笑）」（鈴木氏）

PCAのインストラクターへの評価

ネットワーク化による複数拠点での『PCA給与X』＋『就業管理たんぽぽ』+『テレタイムX-F』の導入で、業務は確実に効率化され、「不満な点が思い浮かばない」と語る鈴木氏。同氏はPCAのソフトやシステムを「回り道をしなくてもよいシステム」と表現する。

「『PCA給与X』については最初の登録さえしっかりしておけば、基本給の従業員に関しては、その後改めて入力することはほとんどありません。交通費も一度計算式を入れたらよいだけ。帳票も見やすいですし充実しています。給与を現金で支給している従業員がいるのですが、金種表もボタン1つで出てきます。『PCA給与』は、「9」→「9V.2R7」→「X」とバージョンアップしてきましたが、本当に手のかかる部分がない優れモノです」（鈴木氏）

PCAへの評価はソフトやシステム以外にもあるそうだ。その１つが、導入時の評価のポイントとなったインストラクターの質だという。

「教え方が非常に分かりやすくて、『こういう場合にはこことここだけを操作してください』など、的確な指示を出してくれ、理解しやすかったです。何より有り難かったのが、『PCA給与9』を初めて導入した時と、『PCA給与X』へのバージョンアップの時と、同じインストラクターの方が指導に来てくれたことです。そういうのはとても心強いですね」（鈴木氏）

同社ではサポートセンターを使う場合も、夕方などの混みやすい時間は避け、なるべく空いている時間帯を利用している。

「給与ソフトについて聞くことは大体決まっています。例えば年度替わりのときの住民税の入力などは、基本的には1年に1回しか入力しない作業なので、前年のことをつい忘れてしまい、サポートセンターに頼りがちです。でもそういう作業はあらかじめメモなどをとっておけば済むことですからね。サポートセンターの受付時間も延びていますし、かなり便利になったんじゃないでしょうか。空いている時間帯を利用しているのは、こちらだって待つのは嫌ですからね（笑）」（鈴木氏）