長年の技術力を支えた「紙と経験」――そこに潜んでいた業務リスク

栃木県宇都宮市に拠点を置く株式会社小松鐵工所は、タンクやサイロなどのプラント設備や精密な航空機組立治具を手掛ける鉄鋼・金属加工メーカーである。長年にわたり培ってきた技術力と対応力で、多くの取引先から信頼を得てきた。その一方で、業務の進め方は長らく「人の経験」と「紙」に支えられてきた。

見積書、納品書、請求書といった帳票類は基本的に手書き、あるいは個人のPC上で管理するオンプレミス型ソフトで作成され、情報の共有が難しかった。とくに営業部門と管理部門の間では、情報の受け渡しが人に依存しており、業務が分断された状態だったという。

「ただし、業務自体は回っていました。しかしながら、“見えていなかったこと”が多かったんです」（代表取締役社長　小松芳充氏）

見積内容の変更や納期の調整が発生した際に、その情報がリアルタイムで共有される仕組みはなかった。営業社員が修正した内容が管理側に伝わらず、請求金額に差異が生じたり、確認のためのやり取りを何度も行っていたという。

また、原価率や利益率についても、明確に把握できる仕組みが整っていなかった。

「もちろん原価は一つひとつ計算していましたが、案件ごとの利益をすぐに確認できる状態ではありませんでした。結果として、“このくらいだろう”という、感覚に頼らざるを得ない面もありました」（小松芳充氏）

「請求書を出す前に、あちこちに確認を取る必要がありました。金額は合っているか、納期は変わっていないかなど、その確認作業も負担の一つになっていました」（総務部マネージャー　小松幸恵氏）

100％受注生産型の同社にとって、正確な原価把握は生命線ともいえる。「このままではいずれ限界が来る。そう感じていました」（両氏）。小松鐵工所が次の一手を考え始めたのは、まさに次のようなタイミングだった。

単なるツール刷新ではなく、業務設計を見直すという選択

そのタイミングとは、利用してきた見積作成ソフトがサポート終了時期を迎えたことだった。しかし、単にソフトを入れ替えるだけでは根本的な解決にならないと両氏は考えていた。

「見積ソフトだけを新しくしても、結局その後の流れが変わらなければ意味がない。見積から請求まで、業務全体を見直す必要があると感じていました」（小松幸恵氏）

その要件を満たすツールとして浮上したのが、『PCAクラウド 商魂』だった。

「決め手の一つは、見積段階で『原価』を入力でき、即座に画面上で『利益率』が可視化されることでした」 （小松芳充氏）

1点ものの製品それぞれに異なる原価を正確に把握し、適切な利益を乗せて提出する。以前の「なんとなくの見積」から脱却できる機能が、『PCAクラウド 商魂』には備わっていた。加えて、営業社員が無理なく使える操作性も重要な判断材料だった。

「どんなに機能がそろっていても、現場が使えなければ意味がありません。営業が普段の業務の流れの中で使えることは、かなり意識しました」（小松幸恵氏）

こうして同社は、単なるツールの入れ替えではなく、「見積を起点に、業務全体を見直す」取り組みへと踏み出した。

営業の入力がそのまま経営データに――PCA × kintone連携の仕組み

現在の運用の核となっているのが、『PCAクラウド 商魂』による見積・販売管理と、「kintone」（サイボウズ株式会社）による案件管理の連携である。

営業社員はまず『PCAクラウド 商魂』で見積を作成し、その時点で原価や利益率を確認する。受注後は、案件の進捗や納期、金額の変更といった情報をkintone上で管理し、関係者間でリアルタイムに共有する仕組みだ。

最終的な売上処理や請求業務は、kintoneで管理された情報をもとに『PCAクラウド 商魂』で行うことで、転記ミスや確認漏れを防止。こうした一連の流れが、業務の属人化を解消し、正確でスムーズな処理を可能にしている。

kintoneの導入と聞くと、「構築が大変そう」「専門知識が必要なのでは」と感じる企業も少なくない。しかし小松鐵工所では、その印象は良い意味で裏切られたという。小松幸恵氏は、前職で技術営業の経験はあったものの、専門的なプログラミング知識を持っていたわけではない。それでもスムーズに進んだのは、kintoneがノーコードでアプリを構築できる点に加え、PCAの担当者による伴走支援があったことも大きかったと語る。

「やりたいことを伝えると、PCAの担当の方が『こうすればできますよ』とリモートで設定を教えてくれました。 2つのシステムの連携については、驚くほどスムーズでしたね」（小松幸恵氏）。 このように、同社のDXは加速していった。

小松鐵工所の視線は「100年企業への基盤づくり」へと向けられている。その柱の一つがデータの資産化だ。十数年前の製品のリピート注文に対しても即座に詳細を確認し、技術とノウハウを確実に継承できる体制を整えようとしている。また、同社の様々な取り組みは昨今の人材不足への強力な対策にもなっている。「人材を、いかに辞めさせない会社をつくるか」という考えのもと、働きやすさの向上と就業規則の改定をセットで実施した。実際に同社は離職率が低く、社員が長く安心して働ける環境を実現している。

現在、同業他社で事業承継がうまくいかず廃業するケースが増える中、同社には「これまでの仕事を小松鐵工所にお願いしたい」という新たな相談も増えており、地域経済を支える必要不可欠な存在としてその重要性を増している。同社にとって、DXは単なるツール導入ではなかった 。それは、技術を守り、人を守り、地域を守るための「会社の未来をつくる仕組み」そのものだったといえるだろう。