導入事例
国際事務機株式会社 様
PCAのマイナンバー向けサービスによって、中小企業でも確実なマイナンバー管理を実行。月次決算の早期化、人件費のコストダウンにも成功。
OA機器や事務用品、消耗品をはじめ、企業にもっともふさわしい会計ソフトの提案など、オフィスの円滑な業務をサポートしている国際事務機株式会社。同社では顧客から寄せられるマイナンバー管理の不安に対して、PCAと協力し力強い支援体制を築いている。日本経済を支える中小企業が集まったエリアだからこそ、強い責任を持ってマイナンバー管理のリスクと重要性を説いている山田太煕（やまだ たいき）代表取締役に、PCAのマイナンバー向けサービスがどのように活用されているのかを伺った。
導入の狙いと効果
- 導入の狙い
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- 月次決算をはやめたい。会計事務所に任せっきりではなく、自社内で早期に確認したい。
- 時間のかかる伝票処理、保管場所に困る伝票保管に関する業務を見直したい。
- 迷わず確実なマイナンバー管理を行いたい。
- 導入の効果
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- 『PCA会計X』なら操作もわかりやすく入力もしやすい。分析ツールも豊富で早期に月次決算を確認できる。
- PCAソフトの連携機能、Excel®出力やCSVデータへの容易な変換によって他社サービスとの連携も可能。伝票処理をシステム化し、データ管理によって保管場所の問題も解消。
- PCAのマイナンバー向けサービスを利用して、マイナンバー取扱規程の作成など中小企業でも安心してマイナンバー管理ができる環境に。
導入システム
- PCA商魂X with SQL (3CAL)
- PCA商管X with SQL (3CAL)
- PCA会計X システムB
- 給与じまんX
- PCAマイナンバー取扱規程作成セルフ/ヘルプ
導入企業とプロフィール
国際事務機株式会社
| 資本金 | 1,000万円 | 従業員数 | 10名 |
|---|---|---|---|
| 主業種 | 小売業 | ||
| 業務内容 | OA機器・通信機器及び関連機材・消耗品の販売とアフターサ―ビス／オフィスのトータルコーディネイトを実施するOA総合商社 | ||
| 所在地 | 〒133-0065 東京都江戸川区南篠崎町3-27-5 | ||
| 設立年月日 | 1976年4月9日 | ||
| URL | http://www.kokusaijimuki.co.jp | ||
| 経営理念 | 今、何が一番必要とされているかの優先順位をしっかり把握し、無駄なくスムーズなソリューションを提供し、社会にもっとも必要とされる企業を目標とします。 社員全員が一丸となり、関わり合えるすべてのものへの感謝の気持ちを忘れず、その繁栄と世界の幸福を目指し、いつも飛躍し続けることを追求します。 1. お客様満足度の向上 2. マーケットリーダーを目指す 3. 優れた品質の提供 | ||
導入前の運用と課題
月次決算をはやめ、翌月の営業活動に活かしたい
オフィスのOA機器や通信機器の販売、そのアフターサービスなど業務のスマート化をトータルに提案・コーディネイトしている国際事務機株式会社。PCA販売店でもあり、顧客の課題をよく聴き取り、PCAに限らず様々な会計ソフトやシステムの効果的な提案も行っている。
同社では約10年以上前から自社内の会計と販売管理、さらに給与管理についてはPCA製品を利用してきた。PCA導入前は会計処理をほぼ会計事務所に任せており、月次決算に時間がかかり、次の経営判断を下すのにどうしても時間がかかっていたという。
「会計事務所に任せていた頃は月次決算が出るのに1カ月以上待つ状況でした。当社は決して大きな規模の企業ではありませんから、月次決算をもとに翌月の数字や予算、利益などを検討して動かなければいけません。そこで自社内で月次決算をなるべく早期に出せ、スピーディーに数字をつかむなら『PCA会計』がよいと考えました。実際に数字をすぐ把握できるようになり、経営判断をはやめる効果も出ています」（代表取締役 山田太煕氏）
代表取締役
山田 太熙（やまだ たいき） 氏
【取材にご協力頂いた皆様】
国際事務機株式会社
取締役
山田 麻緒（やまだ まお） 氏
選定のポイント
(株)リコーの売上データと『PCA商魂X』『PCA商管X』を連携。伝票処理の業務は大きく効率化
同社が自社内で使うソフトにPCA製品を選んだ理由には、他にも重要な要素があった。同社は株式会社リコーの販売店でもあり、リコーのコピー機などのリースや販売などで毎月の伝票量は膨大な数になっていた。
そこでリコーの売上データと『PCA商魂』『PCA商管』との連携は大きなポイントだった。
「おそらく当社の以前の月末の伝票量をご覧になると、あまりの多さにびっくりされたと思います。このエリアは小さな会社がたくさん集まっており、お客様の数は大変多いです。そのため毎月、数百枚の伝票を2人がかりで、ときには徹夜もしつつ約1週間の時間をかけて手入力していました。それをリコーの販売管理ソフトで集計できるようになり、さらにそのデータを『PCA商魂』『PCA商管』のデータに容易に移行することができ、業務は本当に大きく効率化できました」（取締役 山田麻緒氏）
現在、同社では『PCA会計X』を『給与じまんX』と連携。『PCA商魂X』『PCA商管X』はリコーの売上データと連携させ、これらの連携機能によってスピード化はもちろんミスのない確実な処理を実行している。さらに『PCA商魂X』『PCA商管X』はwith SQL版でネットワーク運用しており、さらに山田太煕代表取締役の自宅にもVPN環境を構築することで、会社だけでなく自宅でも『PCA商魂X』『PCA商管X』の運用やパックアップが行えるようにしてあるという。
「データを守ることは当社を守ることでもあり、お客様を守ることでもあります。その点において、ここ数カ月ずっと心配の声が寄せられていたのがマイナンバー管理でした。このマイナンバー管理についても、PCAのサービスを活用しています」（山田太煕氏）
導入後の効果
PCAのマイナンバー向けサービスを活用し、中小企業でも安心して管理できる体制へ
同社ではマイナンバー制度が始まる前から積極的に情報を収集し、中小企業におけるマイナンバー管理のシステム作りを考え続けてきた。
マイナンバー管理については番号をどのようにして守るかの技術的な面に注目が集まるが、マイナンバーを社内でどのように取り扱うかの規定・マニュアルの作成も必要となる。もちろん業種や会社規模によってもマイナンバー取扱規程の内容は変わってくる。個人情報保護委員会のガイドラインでは、実際のマイナンバー運用の手順がわかるよう規程を整備する必要があるとしているが、マイナンバーの保管や利用はもちろん、社員が退職した場合の廃棄や削除、どこまで利用してよいのかの範囲などわからないことだらけというのが各企業の担当者の声だ。
そこでPCAのマイナンバー向けサービスでは、社会保険労務士が各企業の業務内容をヒアリングし、その企業に適切なマイナンバー取扱規程と業務フローを作成するサービスを提供している。社員の入社時や年末調整、あるいは業務を委託する場合の契約など業務の様々なシーンで使うマイナンバー事務に関する書式も提供している。
「当社もマイナンバー取扱規程についてはPCAのサービスを活用し、社労士の先生とじっくり相談して安心できるマイナンバー取扱規程を作成しました。さらに当社のお客様からのマイナンバー取扱規程の依頼にも対応しています。当社に依頼してくるお客様は社員50名以下の企業が多いですが、マイナンバーは企業規模に関係なく、不正な取り扱いをした場合には刑事罰も科せられる制度です。その重要性をしっかりとお客様に伝えています」（山田太煕氏）
人件費のコストダウン、問い合わせへの迅速な返答など毎日の業務でメリットを実感
PCA製品を同社の基幹システムに据えて以降、業務の効率化・確実化には目に見える効果が出ていると山田麻緒氏は評価している。
「まず大きなコストダウンが図れたのが人件費です。以前は販売管理や会計処理を2名がかりで行っていましたが、PCA導入後は私1名で対応できています。また以前は大量の伝票を保管するスペースに困っていましたが、これも今では気にする必要はありません。お客様への問い合わせにもすばやく答えられるようになりました。以前なら伝票をめくって返答していましたが、今は『PCA商魂X』『PCA商管X』のデータを見てすぐに返事ができます。社員たちもすっかりPCAソフトに慣れており、『PCA商魂X』のフリーフォーマット機能を上手に使って、見積書・送り状などの帳票を出しています」（山田麻緒氏）
「PCAソフトとExcel®との互換性の高さは大変助かっている部分です。『PCA会計X』『PCA商魂X』『PCA商管X』のデータをExcel®に出力し、当社独自の売上集計表へと加工しています。具体的には営業の日報管理と連携させた営業管理データになります。このCSV加工への柔軟性があったからこそ、先ほどお話ししたリコーの売上データとの連携も可能になりました」（山田太煕氏）
他にも『PCA商魂X』の売上入力ではフセン機能を使って内容を再確認したり、『PCA会計X』の振替伝票入力では摘要欄を活用して入金状況なども一目で確認できるようにしている。
顧客を守るためのサポートを充実。マイナンバー管理の重要性の周知もその一つ
城東地区の中小企業を中心にした顧客から厚い信頼を得ている同社は、「自分たちがよいと思ったものしか売りたくない」という一つの信念を持って経営してきた。よいと思う評価のポイントは機能面だけでなくサービス内容も含まれる。その点でもPCAへの評価は高い。
「何かあればすぐに担当者が動いてくれるのがPCAのよさだと考えています。販売店についても親身になって対応してくれているのを感じます」（山田太煕氏）
「販売店専用のサポートセンターのダイヤルがあることは心強いですね。正直にお話しすると、以前はサポートセンターの対応に満足できないこともありました。しかしここ数年はそのようなことはまったくなく、すぐに繋がりますし、こちらの困っている状況をよく汲み取って親切に対応してくれ、疑問もほとんどその場で解決できています」（山田麻緒氏）
同社がサポートの質にこだわるのは、同社自身も顧客へのサポートを充実させているからだ。
「マイナンバーを例にすると、当社のすべてのお客様には担当の営業社員が個人情報保護の重要性を必ず伝えるようにしています。実はかつて当社も苦い経験をし、情報保護がいかに重要か身をもって感じました。その経験も包み隠さずお話しして、マイナンバー管理の重要性やそれに携わる社員の教育の徹底などをお客様へお伝えしています」（山田太煕氏）
今後の展望と課題
今後も同社では顧客にとってよりよいサービスを提供していきたいと両氏は語る。単なる価格勝負ではなく、今後も信頼をベースに顧客を増やしていき、『PCAクラウド』の導入も視野に入れているという。
「マイナンバー管理は税理士や社会保険労務士との協力も必要なので、まさに『PCAクラウド』のような環境は管理に適していると思います。できれば『PCAクラウド』をさらに中小企業が導入しやすい料金システムなどにしてもらえるとよいのですが、今後は導入も視野に入れつつ、さらに城東地区の中小企業の皆様からさらに信頼をいただけるサポートやサービスを提供していきます」（山田太煕氏）
この事例をご覧いただいた方へ
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様々な導入事例をまとめたガイドブックをはじめ
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ピー・シー・エーから一言
長きに渡りPCA製品をご利用頂きまして、誠にありがとうございます。
PCA製品だけでなくリコー様の売上データと連携を行って頂いていることから、弊社製品の仕組みをより深く理解して頂き、その知識を活かした日々の販売促進活動にも感謝しております。
今後、クラウドシステムへの導入の際もご協力させて頂ければと思っておりますので、今後とも宜しくお願い致します。
『PCA 商魂X』『PCA 商管X』をご利用いただきありがとうございます。
リコー様の売上データと連携して早く確実な処理が出来ているとのこと、また、フリーフォーマット、Excel出力をご評価いただけていることを、うれしく思います。
さらにお役に立てますように、今後も機能改善を続けてまいります。
『給与じまんⅩ』をご利用いただきありがとうございます。
マイナンバーを安全に扱っていただくためにはソフトウェアだけでなく、運用の整備も必要となり、お客様にトータルでの安全をご提供させていただくために、取扱規程の作成などについてもサポートさせていただいている点を評価していただき、嬉しく思います。
今後も安心、安全をご提供できるように努めてまいります。