完全オーダーメイドシステムに不便さを感じるように

株式会社カワムラは、梱包資材のみならず省力機械の販売も行っている。大正13年、荷造りのための紐の販売からスタートし、現在は結束用資材や緩衝用資材、各種化成品の他、自動結束機や菓子類などを包装する際によく使われるシュリンク包装機など、取り扱う商品の種類は時代とともに多様化してきた。これだけ多くの種類の商品を取り扱うため、同社では以前は完全オーダーメイドのシステムで販売管理や会計処理を行っていたが、「何かと使いづらさを感じるようになりました」と同社総務担当 菅野チエ子氏は当時を振り返る。

「完全オーダーメイドのシステムではあったのですが、手書きで処理しなければならない範囲が多いのが難点でした。さらにシステム会社が営業困難に陥り、サポートを受けることもできなくなってしまったのです」（菅野氏）

他にも得意先別に商品単価を入力することができず処理に時間がかかり、1台のみでの使用だったため複数台での入力もできなかった。エラーメッセージも頻繁に出るようになり「一刻でも早く良いソフトに切り替えなければ」と、同社取締役社長 川村史郎氏とともに新システム探しを開始した。

販売管理と会計の連携で、処理の迅速化・ミスの軽減

『PCA商魂9』『PCA商管9』の導入によって、まず得意先別・仕入先別単価の登録が可能になった点が大きいと菅野氏は評価する。以前は得意先・仕入先毎に単価をその都度手入力する必要があり、当然ミスも発生した。しかし現在はマスター登録すれば単価設定は間違いようがない。多くの商品を細かく仕入れ販売する同社にとって、この得意先別単価マスターの入力は非常に便利な機能となっている。

以前は発注データと仕入データを別に管理していたため、二重の入力の手間が必要だったが、現在は発注データとして入力した数字をそのまま注文書、仕入データへと反映させることができ、また、仕訳データや振込一覧表も作成できるようになった。

『PCA商魂9』『PCA商管9』で作成した仕訳データは、そのまま『PCA会計9』へと受入させることができ、これらの連携による処理の迅速化やミスの軽減は事務処理を大きく効率化させた。

「他にも効果はまだまだあります。今まで手書きだった注文書を完全にデータ化したことで、例えば仕入先に2つの商品を注文した場合、1つだけが入荷し、もう1つが入荷されていない場合は常に発注残がわかります。また、売上集計も簡単にでき、期間だけでなく得意先別、商品種類別など細かく設定でき、よく使用している機能の一つです。このように経理事務の大きな効率化によって以前は3人で分けていた請求処理を1人で処理できるようになり、処理時間も大幅に短縮できました」（菅野氏）

イメージ通りの出力に思わず歓声も

PCAのシステムに切り替える際、正直従業員全員の不安がなかったわけではないと菅野氏は語る。そんな従業員たちの不安を一気に解消させたのが、フリーフォーマット機能によって0.1ミリ単位まで設定して出力された請求書だった。同社は取引先企業から指定された形式で請求書を発行しなければならず、そのため以前のオーダーメイドシステムでは手書きで対応する場面が多かった。しかし『PCA商魂9』『PCA商管9』では用紙も自由に選んで独自のフォーマットを作成できる。

「ぴったりと罫線通りに文字がずれることもなく、イメージ通りの請求書がきれいに出力されたときは、みんなで感激して声を上げたんですよ。PCAの営業担当の方に『この文字を大きく、この線を太く、ここに文字が入るように』と細かく注文したのですが、その通りに出力されたのですから。その後は従業員一同、1ヶ月も経たないうちにPCAソフトに慣れました」（菅野氏）

操作についてわからない場合は、PCAのサポートセンターへすぐに連絡しており、その際の対応にも非常に満足しているそうだ。