仕訳データをAccessで管理することの問題点とは？

1916年創業の錦明印刷株式会社。新しい印刷ビジネスを次々と展開しており、集客効果の高い封筒不要のパッケージDMや、紙とデジタルを融合させたDM、動画制作やeラーニングシステムの構築などほかにも様々な事業を行っている。

同社では総務部社員のうち主に会計業務を担当する社員が2名。その内1名が定年退職を迎えることになった。総務部・笠原健治氏は高いプログラミング知識を持つ人物で、同社の多岐にわたる事業の仕訳データをMicrosoft Access®で管理してきた。

「前任者が管理していた時期も含めて、約20～30年にわたって仕訳データをAccessで管理してきました。『CELF』へデータ移行する際には、仕訳データの件数は60万件にも及んでいました」（笠原氏）

その笠原氏が定年退職を迎えることになり、Accessによるデータ管理を見直すことになった。

Access管理のデメリットとして、開発・運用に一定以上のプログラミング知識が必要となる。仮にAccessデータに不具合が生じた場合、その修正はExcel®のように単純な数字入力のような操作では済まない。そのため属人化しやすく、特定の社員がいない場合にはデータ更新や情報共有も難しくなってしまう。機能の制限もあり、データベースの容量にも常に不安がつきまとう。

「開発からかなりの時間が経過していたこともあり、実際に、不具合も見られるようになっていました」（笠原氏）

笠原氏から仕訳データの管理を引き継ぐことになったのが総務部・中村秀樹氏だ。錦明印刷の場合、社内にシステム開発部門を持っているが、社内の部署よりもまずは顧客サービスに関連する仕事を優先することになってしまう。

「そのような事情もあり社内のシステム開発部門に頼むとどうしても時間がかかってしまいます。それならば総務部の社員で構築でき、メンテナンスもでき、スムーズに運用していける仕訳データ管理システムを作ってしまおうと考えました」（中村氏）

検索用データベースとしての使い方ができる仕訳データ管理システムに

同社は会計業務をかなり以前から『PCA会計』で行ってきた。そのため新しく導入する仕訳データ管理ツールは、『PCAクラウド 会計』との連携が条件の一つだった。連携可能なツールが複数ある中で、中村氏と笠原氏が注目したポイントが「過去の仕訳の検索ツールとしての柔軟な運用」ができるかどうかだった。

60万件もの仕訳データを管理し検索ツールとして使うには、①蓄積データ件数が仮に数千万件、数億件でも問題ないこと。②データの破損が極力ないこと。③大量のデータから高速で検索できること。④データを更新する場合に重複箇所など不正値をチェックできる機能があること。

このようなデータベースとしての運用に適していたのが、SCSK株式会社の『CELF』だった。

「私の場合は笠原のような高度なプログラミング知識は持っていません。そのためノーコード／ローコードという視点でもシステムの選定を行いました。正直な話、『CELF』よりも簡単に操作できるソフトは他にもありました。しかし別のメーカーの場合、痒いところに手が届かないというか、当社が望む検索用ツールとしての使い方が難しそうでした。『CELF』については他社に比べると、ある程度基礎的な知識はあった方がよいと思いますが、データの更なる有効活用なども考えると、当社には『CELF』×『PCAクラウド 会計』の連携がベストな選択だろうと考えました」（中村氏）

現在、同社ではまだ完全に『PCAクラウド 会計』と『CELF』の連携が完了していないが、連携することで、仕訳データの検索ツールとしてだけではなく、利用方法を大きく広げていきたいと語る。中村氏は『CELF』のRPA機能を使って業務の自動化を推進することも検討中だ。

「私たちにとって業務の中核となるのはやはり『PCAクラウド 会計』の数字。すでにデータ連携により手作業は減ってきているものの、今後はAPI連携、RPA機能をうまく使って最終的には日常的な業務を自動処理したいですね。『PCAクラウド』と『CELF』の連携なら、その実現も難しくないと考えています」（中村氏）