独自の会計基準を持つ協同組合。ベテラン担当者の“頭の中に頼る状況”を改善したい

平成24年5月から『PCA会計X』『PCA給与X』を導入している高知市森林組合。それ以前の会計処理は手書きで行われていたという。一枚一枚の伝票を手計算で集計していくため、当然時間はかかってしまう。また集計ミスに気付くまでの時間を何とか解決したかったと、総務係 係長 佐竹泰美氏は当時を振り返る。

「当時はベテランの方と私の2名体制で会計業務を行っていました。手書きの処理で困ったのは訂正の処理でした。元帳に訂正の処理を繰り返すとやはり見にくくなります。また試算表を最後に照らし合わせてやっとミスに気付くという状態でした。そのミスが計算ミスなのか、それとも伝票の数字を起こした時のミスなのかを突き止めるために、また一枚一枚伝票を確認する。このように計算と確認にかける時間が大きな負担になっていました」

同組合が会計ソフトの導入に時間をかけたのには理由がある。森林組合に限らず、農協や漁協などの協同組合はそれぞれ一般企業とは異なる独自の会計基準を持っている。そのためそれぞれの組合の会計基準に100％適した会計システムを求めるのなら、一からシステムを構築していくか、あるいはかなり高額な専用ソフトを購入するかの二者択一になってしまう。大規模な森林組合ならその選択は可能だが、小さな規模の組合では高額なシステム構築や専用ソフトの購入は厳しい。そのため組合の会計基準に長年慣れてきたベテラン担当者の手書き処理に頼らざるを得ない面があった。

「しかし、そのベテランの方が退職されることになり、同じように処理できる人がいない状況になりました。数字の流れやルールはベテランの方の“頭の中”に入ってましたからね。そこで業務の負担を軽減でき、かつ誰もが操作しやすく理解でき、特殊な組合会計にも対応できる会計ソフトがないかを、OA機器を担当してくださっているメーカーさんに相談したところ、PCAを紹介してもらいました」

摘要を利用することで事業ごとの集計・検索が容易に

『PCA会計X』について、まずはその検索性の高さに便利さを感じていると佐竹氏は評価する。同組合では摘要欄を上手に利用しており、あらかじめよく利用する摘要文を登録しておき、後から簡単に検索・集計できるようしている。摘要欄には全角128文字まで入力できる。この摘要をもとに科目別・補助科目別の明細書も作成できるため、事業ごとの管理が求められる森林組合の場合は、この摘要集計を使って事業ごとの数字を把握することもできる。補助元帳から事業ごとに「今、いくらこの事業にお金がかかっているか」を集計し、それを現場で働く技術部の従業員にも積極的に開示しているそうだ。

またCSV変換の容易さも便利な機能だと佐竹氏は語る。「一般企業向けの『PCA会計X』を森林組合に応用していますから、『PCA会計X』内の機能では集計できない部分も出てきます。その場合は、CSVに変換し、それをExcel®で処理することになるのですが、この一連の変換操作も非常に簡単にできます。この部分は本当に助かっている部分ですね」

最大の効果は「職員・従業員間の数字の共有」。それを経営改善にも活かす

このような検索・集計機能によって出力された帳票は、職員がみんなで閲覧できるようファイリングされている。この「数字の共有化」は、PCA製品を導入することで得られたとても大きな効果だったと佐竹氏は語る。

「PCAソフトを導入した年は、経営計画に取り組む初年度でもありました。そのため数字にスピード感をもたせたことはとても意味が大きかったのです。組合事業とはいえ、ふたを開けたら赤字だったという状況は、今は許されない時代です。組合員の方に少しでも利益を還元するためにも、事務職員も現場の従業員も経営意識を持つことが先決で、そのためには『数字をみんなで共有できること』は前提です。ですから数字をスピーディーに職員・従業員たちに知らせ共有できることは、PCA製品導入の大変大きな効果でした」

このように「数字をわかりやすく共有できること」という視点から、PCAには帳票類をもう少し工夫してほしいとも語る。

「例えば伝票番号と日付をそれぞれフォントが変えられたら、より見やすいと思います。特に合計残高試算表については、当組合の場合たくさんの補助科目を作っているので、数字が少し見にくいです。コスト削減のためモノクロ印刷で出力しているので、例えば文字を斜体にするだけでも見やすさは変わってくるように思います」

最初に「出力帳票集」を見ることで、組合会計への応用のヒントに

佐竹氏からは、帳票を元にPCAソフトをよりスムーズに導入できるアドバイスもいただいた。
「PCAソフトにはそれぞれ『出力帳票集』が付いています。私の場合はマニュアルを完読するよりも、この帳票集を最初に見て『この集計はできて、あの集計はできない』というヒントにしました。帳票集は集計の答えが集まっているので、組合会計を一般の会計ソフトで応用する場合にも、何が応用できて、何が応用できないかの参考にできると思います」
『PCA給与X』についても、社会保険料率や年末調整などは以前よりかなり負担が減り、何よりもミスのない計算ができる点について安心しているという。

『PCA会計X』『PCA給与X』の導入によって、業務が大きく効率化した高知市森林組合だが、PCAソフトは税理士との信頼感も深めるツールにもなったと佐竹氏は語る。

「税理士の先生がよく気に留めておられたのが、消費税の計算でした。組合事業の場合、課税・非課税の設定が複雑で、手計算の頃には伝票を一枚一枚確認する必要があったのですが、今は消費税集計表や消費税明細書によって消費税の見通しがつくようになりました。『数字が見えるようになったこと』は職員・従業員・税理士の先生それぞれにとって好都合だったと思います」