タイムラグによる会計データの不一致を解消したい

『PCAクラウド』の導入によって、業務に効率化のみならず「確実性」が加わったと語る株式会社かさい会計／税理法人かさい会計。現在は、『PCA医療法人会計』を、顧問先である医療機関にライセンス供与し、クラウドで利用している。この環境を実現させた背景には、同社公認会計士・税理士である岡本利和氏の尽力が大きい。

以前、同社では顧客ごとに使用している会計ソフトが違い、それぞれスタンドアロン型で稼働していた。そのためUSBメモリなどに保存された会計データを持ち帰って処理しなければならず、当然、USBメモリの紛失や、ミスによるデータ消去の危険性があった。そこでこれらのリスクを防ぐために検討されたのが、ネットワーク環境下でのデータ管理だった。

「以前、私が所属していた大手の監査法人では、常にサーバーに顧客データが一元管理されていました。どこの税理士法人でもよくある問題として、顧問先様が持っているデータと、税理士事務所が持っているデータの不一致があります。物理的な移動を伴うデータ管理の場合、事務所側でデータを開いたときには、顧問先様で仕訳そのものが変わっていることもあります。このようなやり取りが重なると、どれが最新のデータかもわからなくなります。このタイムラグの問題を何とか解決したかったのです」（岡本氏）
そこでクラウド型の会計ソフトを調べたところ、『PCA会計』が岡本氏のイメージしている内容と一番合致したそうだ。新しくサーバーを設置する必要がなく、コスト面でも導入しやすい。USBメモリを紛失するなどのセキュリティの心配も不要であり、顧問先とのタイムラグも発生しない。

「当初、気になったのはサーバーダウンの問題でしたが、PCAに問い合わせたところ信頼性の高い稼働率であると返事をもらいました。効率性・安全性、そして確実性という点も我々の業務では厳しく問われますから、『PCAクラウド』におけるこれらの点も評価し、導入を決めました」（岡本氏）

シンプルな流れで理解し操作できるPCA会計ソフト

現在、同社では約20カ所の医療機関が『PCAクラウド』による『PCA医療法人会計』を導入している。医療機関の規模は様々で、スタッフが数名の個人クリニックもあれば、たくさんの病床数を持つ大規模病院も多い。大規模病院の場合、スタッフ数は数百名を超え、一つの会社のような規模になるが、概ねPCAのクラウドや会計ソフトへの評価は高い。とりわけソフトの操作性の高さが好評だ。

「医療機関は非常にお忙しく、会計ソフトのマニュアルを読む時間もなかなか取れません。しかし『PCA医療法人会計』は、わかりやすく作られており、会計に不慣れな方でも、このボタンをクリックすればこういう結果が出るという、非常にシンプルな流れで理解し、操作できます。実際に会計入力をされているご担当者様には、クラウドの利便性よりも、むしろPCAの会計ソフトの使いやすさの方がメリットは大きいようです」（岡本氏）

では、実際に監査する立場として見た場合、PCAのクラウドや会計ソフトにはどのような特徴があるのだろうか？

「主に仕訳帳・月次推移表・比較財務諸表などを使っていますが、顧問先様の印象と同じく、PCAの会計ソフトはシンプルで、自分の見たい数字をダイレクトに簡単に出せます。例えばこの手順を踏まないとこの数字には辿り着けないという手間やわかりにくさがなく、基本ソフトの中で、欲しい帳票などはすべて揃い、特に何らかのカスタマイズを加える必要もありません」（岡本氏）

クラウド利用によって、交通費や移動時間を3分の1まで削減

クラウド導入にあたっては、まったく心配がなかったわけではないそうだ。特に「処理のスピード」「クラウドの利用時間」「インターネット環境に依存する不安」「緊急時の対応」が気掛かりだったという。

「処理のスピード」については、スタンドアロン時に比べワンテンポ遅くなった印象を持つスタッフもいるそうだが、ストレスを感じるほどではないそうだ。「クラウドの利用時間」については、医療機関での利用時間と合致しているため問題はない。「インターネット環境に依存する不安」については、医療機関の場合、電子カルテの普及などでかなり安定した回線を引くなど、インターネット環境に恵まれている場合が多く、この点もスムーズに利用できている。「緊急時の対応」については、『PCAクラウド』では緊急時対応のスタンドアロン版を標準添付しており、それぞれの顧問先でもインストールしている。同社でも定期的に全データのバックアップはとっており、万が一に備えた二重三重の対応策を講じている。

クラウドについて、地方都市の企業や税理士事務所などの方が、そのメリットははるかに大きいはずだと岡本氏は語る。

「東京の都心なら半径5km以内に多くの企業があり、物理的なデータのやり取りでもなんとかなるでしょう。しかし弊社は福岡の市外や県外にも多くの顧問先様がおられます。クラウドを導入したことで、医業部の交通費や移動時間は3分の1程度に軽減したのではないでしょうか。顧問先様へのレスポンスも以前より速くなり、我々だけでなくお客様にとってのストレスも軽減しています」（岡本氏）

目に見えないコストも含めたトータルコストでソフトを選定

PCAのクラウドや会計ソフトの中身については概ね高い評価が与えられているが、改善してほしい点として『PCA法人税』の更なる努力が指摘されている。

「会計ソフトの中身は十分満足できますし、サポートの対応も良いと思います。しかし法人税についてはソフトの中身もサポートの内容もまだまだ改善すべき点が多いように思います。PCAの会計ソフトは時代が望んでいる要素を上手に取り込んでいると私自身は評価しておりますので、法人税でも同様のレベルを期待しています」（岡本氏）

また、『PCA医療法人会計』については、「医療機関の場合、決算には独自のルールがあり、『PCA会計9V.2R7』ではある程度手入力での処理が必要になる。しかし医療法人専用の『PCA医療法人会計』なら提出用決算届を手作業での組み替え作業なしに簡単に作成できる。今後も顧問先への導入をさらに拡げていきたいですね」（岡本氏）

公認会計士事務所や税理士法人にとって、会計ソフトの選定は業務の流れを大きく左右する要となる。効率化に成功した同社の事例から、何を基準に会計ソフトを選定すべきかを助言いただいた。

「一言でいうならトータルコストで選ぶべきでしょう。使い勝手が悪い、データが重いのであえて分けている、USBメモリをたくさん持っている･･･これらは無駄の証しです。PCAソフトはこのような目に見えないコストがほとんどかかりません。自前の会計ソフトを使う税理士法人もありますが、“餅は餅屋”という言葉があるように、会計ソフトは会計ソフトの会社に任せるべきでしょう。大事なのは、管理・運用しやすく、顧問先様からの信頼を得られる環境にすることで、そのためのトータルコストを考えたときに、やはりPCAにはアドバンテージがあると思います」（岡本氏）

効率化によって生まれた時間は、今以上に質の高い顧問先へのサービスに活かしたいそうだ。年間500件以上の申告業務を手掛け、顧問先には資産家や大きな病院経営者も多い同社。今年6月から法人化し、よりフィールドを拡げたコンサルティング業務を行うためにも、志を持つ人材を集めているところだ。『PCAクラウド』『PCA医療法人会計』『PCA会計』に求められる期待もいっそう高まっている。