月次の決算処理をスピーディに、毎日の会計業務をスマートに行いたい

株式会社ホックスは医療用機器など精密機械ユニットの生産をはじめとした電子機器の設計・製造業(OEM/EMS)を展開している。同社の優れた製造力・部品購買力・技術力の基盤となる工場には、世界中から見学者が訪れている。整理・整頓・清掃の「3S」を徹底しており、生産革新とも呼べるハイレベルな工場運営がその理由だ。

同社がPCAソフトを導入したのは約20年前。当時は手書きと手計算で会計処理を行っており、仕訳、元帳作成、試算表作成と決算報告書を出すまでに相当量の時間と労力がかかっていたという。

「実は私どもは当時の苦労を知らないんです。私どもが入社したときにはすでに『PCA会計』が導入されており、当たり前のようにPCAソフトを使って処理してきました。ただし、先輩たちからは今のシステムに至るまでには試行錯誤を繰り返し、毎月の決算処理にかなりの時間がかかっていたと聞いていました。時期によっては夜9時、10時頃までかかって処理していたそうです」（総務部 課長 田村浩一氏）

「聞いた話では当時は振替伝票も1枚1枚手作業で処理する状況だったそうです。月次の決算報告書を出すためには、おそらく5日間ぐらいの時間が必要だったのではないでしょうか？　加えて、日々の会計業務そのものをスマートにルーチン化できることも課題の一つだったと思います」（総務部 小石美和子氏）

月次決算にかかる時間は約5日間から3日間へ。部門別の数字も確実に管理

当初の導入目的だった「月次決算をはやく出す」については確実に効果が出ていると小石氏は語る。

「月次決算は現在では3日間で実行できています。『PCA会計X』にすっかり慣れているため、あらためて機能のメリットを聞かれると難しいのですが、『PCA会計X』の細かな機能なども活かして、会計処理はかなりスムーズに行えていると思います」（小石氏）

小石氏が評価する『PCA会計X』の機能に、手形期日管理帳票がある。各種手形を満期日別に集計でき明細も表示される。また前年度領域のデータから今年度の満期日のデータも表示される。

「手形期日管理の帳票を資金繰りに利用することがあり、以前は期日別の一覧を別に作成していましたが、この機能があることでその手間が省けました」（小石氏）

また部門別管理がしやすいことも評価されている。同社の場合は11部門もあるが、『PCA会計X』で部門別収支管理や部門別損益管理などにも利用し、11部門の数字を確実に管理できている。

「他にも、自動仕訳機能では頻繁に発生する取引をあらかじめ登録して使うことでミスを防いだ処理ができますし、摘要もよく使います。摘要文を登録しておくことで、検索しやすいです。過去の履歴を遡ることも多いのですが、そういう場合に『PCA会計X』の検索性の高さを実感します。そもそも手作業で処理していた当時と比べると、今は『PCA会計』で振替伝票入力をすれば、その時点ですでに試算表の数字はわかるため、時間は大きく効率化できていると思います」（小石氏）

『PCA会計』と「支払管理システム」のカスタマイズ連携で、コストを抑え確実な処理を実行

同社の特徴として、長年「支払管理システム」と『PCA会計』のカスタマイズ連携を行っている点がある。同社は支払処理が非常に複雑で、支払日が月末だけでなく20日払いもある。支払日をその2日で明確に区切ることができればよいのだが、同社の場合は毎月の支払先が約200件もあり、支払い内容によって支払日と支払先にいくつもの組み合わせが生まれてしまう。そのためミスのない確実な支払いを行うためのシステムが必要だった。

そこで同社オリジナルの「支払管理システム」を構築。『PCA会計』から補助科目残高データを抽出し、支払予定表を作成している。そしてその支払データは『PCA会計』で取り込むことができる仕訳データとして出力し、再び『PCA会計』へと反映する。この連携により、『PCA会計』での入力作業を軽減させることができた。

「2005年からこのカスタマイズ連携による支払管理を行っています。当社の支払条件が締日もバラバラで支払先によっても条件が異なり複雑ですが、その部分をこのカスタマイズ連携でカバーできています」（田村氏・小石氏）

同社の場合、カスタマイズ連携を始めた2005年以降、『PCA会計』を何度もバージョンアップさせている。一般的には、会計ソフトのバージョンアップに合わせて、カスタマイズ部分も修正が必要となる場合が多いが、同社はこれまで支払管理システムを修正することなく、問題なく『PCA会計』をバージョンアップさせ最新の便利な機能を使ってきた。そのためコストを抑えた運用の継続にも繋がっている。

PCAソフトは、バージョンアップしても旧PCAソフトの仕訳データレイアウトをサポートしているため、外付けのカスタマイズシステムを修正しなくても仕訳データの取り込みを継続できる。

手離れのよさがPCAソフトのメリット。サポート力にも満足

他にも同社では『PCA給与X』を導入しており、一部ICカードも運用して勤怠管理から給与計算までほぼ自動化している。『PCA給与』も『PCA会計』と同様にバージョンアップを繰り返して使用してきた。

「私どもは入社したときからPCAの財務管理・給与管理ですから、毎日のルーチンワークがPCAによって大きく効率化できた変化の場に居合わせず、印象的なエピソードはお話しできないのですが、それでも毎日感じることはサポート力の強さです。消費税導入のときも、鶴崎海陸運輸株式会社の三重野さんに力強くサポートしてもらいましたし、機能について不明点があればサポートセンターを利用しており、いつも適切な回答をもらって助かっています」（小石氏）

「総務部の他の社員からもPCAソフトに関する不満は特に出ていません。PCAソフトは正確で手離れがよいという印象があります。手離れのよさには2つの意味があり、1つは手間をかける必要がなく正確な処理をしてくれるということ。そしてもう1つは新入社員に教えやすいソフトだと思いました。ただし便利さに甘えてしまうと、例えば算定基礎届の数字の根拠など理屈を知らずに処理だけ理解することになってしまいます。そこは気を付けていきたい部分ですね」（田村氏）