新しい環境への移行はわずか2週間

会計・給与・販売管理において20年近くPCAソフトを使用している株式会社大和商会。サーバー入れ替えをきっかけに『PCA会計X』『PCA給与X』『PCA商魂X』『PCA商管X』といっせいに『Xシリーズ』へバージョンアップした。

「ちょうどサーバーのキャパシティに限界を感じているときでした。以前のサーバーは約6年間使っていましたが、その間ソフトはどんどん進化し、サーバーの処理能力がソフトを生かしきれていない不具合を感じたのです。そこでサーバーを入れ替え、同時にソフトも『Xシリーズ』へとバージョンアップしました。実際、スピードはアップし、会計や給与の担当者も入力しやすいと話しています」（取締役社長 齋藤氏）

サーバーの入れ替えも含め全てのソフトのバージョンアップ、そしてデータコンバート、さらに試用期間も含め稼動までは2週間で進められた。齋藤氏自身がシステムに詳しく、ソフトも自身で使いこなしているからこそ短期間の移行が可能だったのかと質問したところ、「いいえ、もうずっとPCAを使ってますから、私も従業員も操作に慣れています。弊社の取締役社長に就任する前は、東京で会社員をしていました。その会社では自社開発した独自のソフトを使っていて、12年前に弊社に来たときにはすでにPCAでした。他社製品との違いはよくわかりませんが、一般的に感じる感想としては、自社のために開発したソフトに比べ、PCAソフトは多くの企業で使用できる汎用性が大事ですから、少々仕方ないなと思うときもあります。ただし今回のバージョンアップでは、データの入れ替えが非常にスムーズで、そこはPCAで良かったと思いましたね」

スムーズなデータコンバート

データの入れ替え時に大きく実感したのが、その容易さだったと齋藤氏は語る。「給与データをリカバリーする際に、新しいデータを読み込んでいくのですが、その作業がとても楽でした。弊社は4つの関連会社を持っており、給与データは東京事務所で入力しています。以前は給与データは年度ごとの入力・保管で、後から確認する場合は年度で探すしかなかったのですが、新バージョンでは会社ごとの入力・保管もできるため、データを拾いやすくなりました。また給与の支払い項目についても設定の幅が広がりました」

本支店一括コードによって 販売実績を把握しやすく

『PCA商魂X』『PCA商管X』のバージョンアップについても、項目設定に自由度がある点が評価されている。『PCA商魂X』では商品区分、得意先区分、仕入先区分が5種類に拡張されており、同社のように取引先が多い企業では区分の種類の多さは大きな意味を持つ。また本支店一括コードを使うことで、商社ならではの複雑な販売管理業務も効率化できた。

「弊社には日本全国に拠点を持って、製造・販売を行っていらっしゃるお客様がおられます。仮に「商品A」だけをこのお客様に販売する場合、日本全国の拠点（40拠点）から商品Aを1個ずつ欲しいと依頼があったと仮定します。さらに拠点別に請求書を出して欲しいと希望された場合、この商品について40枚以上の請求書が必要となり、かつ40以上のお客様コードを取らなければなりません。請求書の発行やコードの登録は仕方ないとしても、販売実績を管理する上で、経営者として知りたいのは拠点別の売上ではなく、そのお客様全体に対しての売上です。一方、別のお客様が拠点を合算した金額で請求書を希望されるものの、そのうち1つの拠点への販売品目が多い場合は、拠点別の金額や、商品別の売上などを細かく知りたいと思います。つまりお客様の条件によって「拠点を合算した数字」「拠点別の数字」の2通りの知りたい数字があって、一度に2通りのものを出力する術（すべ）をPCAさんに相談しました」

この問題は本支店一括コードを使うことで解決できた。いったん既存のデータをアウトプットし、それを一括変換し、再び取り込むという作業を経なければならないが、その作業はスムーズに進み、本支店一括コードを使うことで、合算あるいは工場ごとの売上の両方を確認できる。「この点については満足しています。旧バージョンでもこの作業はできたのですが、『Xシリーズ』はレイアウトが特に決まっているわけではないので、その分こちらのやりやすい形でできます。また項目設定の幅が広がったので、項目を指定し加工しやすいという点でも使いやすくなったと感じます」