膨大な製品のシリアル番号を手入力で処理

株式会社中京メディカルの中心的な事業の一つである眼内レンズの研究開発・販売。これらは高度管理医療機器のため取り扱いにも細心の注意が必要であり、製品の販売管理は非常に複雑で手間のかかる処理だった。

眼内レンズにはそれぞれ製品単体のシリアル番号があり、まずはこれを管理しなければならない。桁数は13桁。出荷する際はもちろん、返品があった場合もすべて管理・入力が必要だ。

「同じ日に3、4箇所の病院でオペがある場合もあり、逆にない日もあります。病院・クリニックの都合によってオーダーが来るので、集中する日もあります。オペにはバックアップ用のレンズも準備しなければならず、1回のオペに対し4～6枚レンズが必要です。仮に20眼だと最低でも80枚のレンズが必要になり、それが3、4施設重なることもあります。すると240枚のレンズを出荷するわけですが、これら1枚ずつに13桁のシリアル番号が振られており、それを入力・管理します。弊社では眼内レンズの販売は年間1万3000件を超えており、1万3000件に何倍もの数字を掛けた入力処理が必要でした」（代表取締役社長　安江朗氏）

同社は他のディーラーに先駆け、医療機関にスピーディーにレンズを届ける物流システムも持っている。多くのディーラーでは医療機関から発注があった場合、4～7日前までの注文を必要とするが、同社では発注を受けた2～3日後には届けている。このようなスムーズな供給のため在庫も多い。

以前、同社ではシステム全般は独自のシステムを組んで運用していた。しかしこの膨大なシリアル番号の処理はほぼ手入力で行っていたそうだ。また請求書発行システムと会計システムは連携しておらず、その都度データ入力に時間がとられ、この2つのシステムの照合作業も必要だった。

「システム全般を見直す必要があると考えました。以前と同様の自社システムの場合、Windows®のOSがバージョンアップするたびにシステム改修や保守などの維持費が必要です。このコストを抑え、また請求書発行システムと会計システムも連動させたい。サーバーのメンテナンスコストもかけたくない。そして手入力による処理を軽減したい……。そんな多くのリクエストを会計ソフトでお付き合いのあったPCAに相談しました」（安江氏）

フルカスタマイズよりも汎用システムという選択

このように非常に複雑で注意を要する販売管理が必要なため、当初はフルカスタマイズでシステムを導入するか迷ったという。しかし同社の場合、既に「HaaS」を利用した環境は整っていた。そのためOSのバージョンアップ費用がかからず、請求書発行システムと会計システムが連携しているPCAの汎用システムは魅力的だったという。

「フルカスタマイズの場合、弊社からシステム会社へ十分な情報を伝えなければ良いものは作れません。しかも言えば言うほど複雑化していき、メンテナンスも大変になります。そこで『Aという機能は本当に必要か？』『Bの項目はCと置き換えられるのではないか？』などあらためてシンプルに考えるようにしたのです。シンプルに処理の流れを考えたことで、汎用ソフトでスムーズにデータを処理できることもわかりました。それでも当初はPCAさんにかなり多くのリクエストを出しました。打合せも毎回4、5時間に及びました。そこで要求しているポイントを再度精査して、不要なリクエストを徹底的に省いたのです。結果的にはPCAの汎用システム×バーコード読み取りシステムをカスタマイズすることで、以前のような手入力の処理は必要なくなりました。考え方や使い方次第で、フルカスタマイズよりも費用を安く抑えられる汎用システムで、十分に複雑な販売・在庫管理に対応できています」（安江氏）

シリアル番号読み取りから請求書発行までスムーズな流れに

実際、処理の流れは大幅に効率化された。現在、膨大な製品のシリアル番号はバーコード読み取りによって、そのまま『PCA商魂X』にデータを移行。納品書も請求書も照合の手間はなくなり、そのまま出力できる。サーバーも「HaaS」を利用しているため、メンテナンスも不要だ。万が一トラブルがあった場合でも対応しやすい。

「入力・処理している担当者からは、今のところ大きな要望などは上がってきていません。とはいえ実は最初、現場では新システム導入の際にああしたい、こうしたいという、ほぼイレギュラーな内容まで要望として上がっていました。そこに安江が『もっとシンプルに考えてみよう』とアドバイスしたのです。シンプルにしたことで、会計と販売・在庫管理の連携や、バーコード読み取りシステムとの連携など、結果的にはよかったのかなと考えています」（医局サポート部　新美茂幸氏）