多機能すぎるERP。毎日の実務に適し、コストも抑えたシステムにしたい

株式会社エイトレッドの名を「『X-point(エクスポイント)』を生み出した会社」として知る人は多いだろう。ブラウザ上にまるで紙に書くような直感的な入力ができるワークフローシステムは、煩雑な申請・承認手続きを大きく簡潔化でき、様々な業種の企業で導入されている。

同社では以前、ERPパッケージを利用して販売管理・会計処理を行っていたが、思い切ってシステムを一から見直すことにした。

「ERPパッケージの良さの一つは多機能性ですが、現実として毎日の業務ではその一部の機能で十分でした。くわえてERPパッケージではサーバーの設置・管理が必要になります。その保守料金には年間300万円程度が必要でした。この上にさらにERPパッケージ本体の料金も加わってきます。これらのコスト、そしてサーバーメンテナンスの負担をなんとか軽減したいと考えました」（専務取締役CFO 佐藤淳氏）

サーバーを持たないという選択肢

①サーバーメンテナンスの負担から解放されること。つまりサーバーを持たないこと。②コストを大きく軽減できること。③新年度のスタートに合わせて、とにかく早く簡単に導入できること。この3つを条件に、同社が新システムの検討を始めたのは2017年2月。最終的にPCAを含めた3社のソフト、システムが比較検討のテーブルに上がった。

「当社がクラウドサービスやプロダクト製品の開発を行っていることもあり、製品選定は様々な視点から検討しました。どうしたら当社の課題を解決できるシステムを実現できるのか？いろいろ議論を重ねましたが、やはり頭の中には『時代はクラウドだ！』という考えがありました」（佐藤淳氏）

比較検討の結果、PCAは他社の約半額の料金で運用できるというコスト面、そしてPCAの導入指導体制が高く評価され、『PCAクラウド』導入が具体的に検討されることになった。

3つのクラウドサービスを連携させる

しかしここで1つの課題が生じた。同社は東証マザーズの上場企業であり、新規顧客の与信情報の審査を注意深く行わなければならない。さらにその後の承認登録の履歴管理なども必要となるが、これらの承認・申請に関わる業務と販売管理との連携が難しいのではないかという懸念点が発生した。しかしそれを可能にする1つの方法があった。

「それがWeb-API連携です。当社の『X-point Cloud』、サイボウズ株式会社の『kintone』、そして『PCAクラウド』。この3社のクラウドサービスを連携させることで、与信情報の登録から売上、会計処理までほぼ自動化できるシステムを構築できることがわかりました。課題も解決でき、上場企業としての体制も守ることができる！さっそく運用に向けて動き出しました」（管理本部 新祐介氏）

運用開始までわずか1ヶ月間。短期導入も実現できる『PCA クラウド Web-API』

3社のクラウドサービスの連携ともなると、実際の運用までに時間がかかりそうだが、その点も同社の事例では驚異的なスピードで運用まで漕ぎ着けている。

2017年2月に比較検討を行い、その月末には『PCAクラウド』の導入を決定。3月中にPCAによる計3回の導入指導を受け、旧システムとの並行稼働も実施。そして4月1日の新年度スタートに合わせて本稼働を開始。運用開始までの準備期間は実質1ヶ月間だ。

同社の場合、この1ヶ月間にマスターの整理・設定をルールを決めて確実に実行した点も大きい。

「設立して10年経ちマスターの数が膨大になっていました。その見直しという意味も併せて、ときにはマンパワーを注ぎ込んで、マスター情報を整理し流し込む作業を行いました。マスター整理とその流し込みには、特にカスタマイズしたプログラムなどは使わず、PCAソフトの標準機能で実行できました。この準備期間に受けた計3回のPCAの導入指導はとても懇切丁寧で、何をどうすればスムーズな運用ができるのかを細部にわたって教えていただいたことも、この短期導入につながったと思っています」（佐藤淳氏）

『PCA DXシリーズ』の活用で基幹業務をよりスムーズに

同社では2017年1月から販売が始まった『PCA DXシリーズ』の『PCA商魂DX クラウド』『PCA会計DX クラウド』をいち早く運用している。『PCA DXシリーズ』はオンプレミス型とクラウド型とを運用形態に応じて使い分けたり、APIの公開で利用範囲を拡大させられる点が大きな特徴。同社でもこれらの特徴をうまく活用することで、円滑に業務を進めている。

「『PCAクラウド』導入とともに『DXシリーズ』を使い始めたので、以前の『Xシリーズ』との比較はできないのですが、一番驚いたのは分析ツールの豊富さと使いやすさです。以前は取り出したデータを加工して会議などで使用していましたが、『あんなデータを見たい』『こんな基準の表が欲しい』と言われるたびに逐一自分たちで作っていました。しかし今は『PCA商魂DX クラウド』『PCA会計DX クラウド』に標準搭載されている様々な集計表を加工することなく利用しています」（管理本部 佐藤理紗氏／新祐介氏）

月次決算を短縮でき、業務の見える化にも成功

今回の大幅なシステムの見直しと3社のクラウドサービスの連携を、佐藤淳氏は次のように評価している。

「業務を自動化したことで当然時間的な効率は向上し、以前は月次決算を出すのに5、6日必要でしたが今は3日でできます。Web-API連携ですが入力処理のスピードに遅さを感じたことはまったくありません。また『X-point Cloud』で業務の見える化に成功したことで、どの案件がどこまで動いているのかを全員が知ることで、業務の確実化とスピードアップも実現できました」

現在1つだけ改善したい点があると同社は語る。それはCSVデータによって連携させている部分を、Web-API連携の特徴を活かしてもっとシームレスに自動連携させていくことだ。

「1ヶ月という短期導入を優先したため後回しにしてしまったのですが、Web-API連携の特徴を活かしてもっとシームレスな自動連携ができると思います。これはなるべく近いうちに改善したいですね。当社の『X-point Cloud』、そして『PCAクラウド』と、今クラウドサービスは新しい次元へ突入したと思います。当社もPCAもクラウドサービスの老舗で、Web-API連携の可能性についてもよく知っている企業。そんな強みを活かして、さらに多くの企業に便利に使っていただけるサービスを提供していきたいです」（佐藤淳氏）