「社労士には使いやすい」だけでは限界に。情報の分断と手作業の連鎖という課題

あかね社会保険労務士法人は、給与計算や社会保険手続きを含め、多様な顧問先の人事・労務業務を支援している。顧問先それぞれの事情に合わせた業務設計を行っている点が特徴で、『PCAクラウド 給与』の導入サポートにも関わっており、事務所内にはPCAインストラクター資格を持つ従業員が在籍し、現場に根ざした運用ノウハウは高く評価されている。

同法人の顧問先は、数十名規模の企業から数千人規模の組織まで幅広い。それぞれの顧問先の事情に合わせた業務設計を優先する一方で、かつては課題もあった。

一般的に社労士事務所では、社会保険の手続きと給与計算が一体となった“オールインワン型”の業務ソフトが主流で、事務所側の業務効率を前提に設計されているケースが多い。そのため、社労士事務所側は扱いやすい反面、顧問先にとっては使いづらい側面があった。

「以前使用していた社労士向けソフトを用いた運用は、私たちが処理して結果をお客様に渡すという前提でした。お客様自身がデータにアクセスしたり、中身を確認したりすることは難しかったんです」（代表　山中晶子氏）

「以前のような環境では、顧問先との間で情報が分断され、データは“共有するもの”ではなく“提供するもの”にとどまってしまいます。多くの企業がDXを進める中で、この運用は課題だと考えていました」（チームリーダー　松本優平氏）

さらに、業務面でも非効率が生じていた。もともと社労士向けの業務ソフトは、社会保険手続きと給与計算を一体で扱える設計となっていたものの、顧問先ごとの運用や外部システムとの連携が必要になる場面では、必ずしもすべての業務をソフト内で完結できるわけではなかった。

その結果、手続きと給与計算が分断されるケースも多く、同じ情報を二重入力する必要が生じていた。CSVでの加工やインポート作業も日常的に発生していたほか、システム間のデータ連携も発展途上であり、データ連携の過程でミスが生じることもあったという。

また、当時のソフトでは対応しきれない処理をExcel®などで補完する場面も多く、業務が分断されやすく、属人化のリスクも抱えていた。顧問先ごとの多様な要望に応え続けるためには、こうした非効率やリスクを解消し、より柔軟で一貫性のある運用基盤が必要だと考えるようになったという。

社労士事務所ならではのニーズを、1つのソフトで完結できる柔軟性が決め手に

こうした課題を背景に、同法人は業務の見直しに着手。まず導入したのがクラウド型の労務管理システムオフィスステーションPro（株式会社エフアンドエム）だった。

「オフィスステーションProで手続き業務をオンライン化する中で、データ連携を前提とした運用に切り替えていく必要がありました。その際に、どの給与ソフトと組み合わせるかが重要なポイントになりました」（山中氏）

同法人では、オフィスステーション ProとAPI連携が可能な給与ソフトとして、『PCAクラウド 給与』を始めとする複数のソフトを比較検討。実際に併用しながら業務フローの検証を進めていった。

その中で評価されたのが、顧問先ごとの要件へ対応できる『PCAクラウド 給与』の柔軟性だった。企業・組織によって違う給与計算のルール設定や部門管理など、社労士の実務に求められる機能をソフト内で完結できる点が大きかったという。

「お客様ごとに、こういう計算をしたいといった要望が必ず出てきます。それに対して、ソフトの外で対応しなければならない場面が増えると、どうしても業務が止まってしまいます。その点、『PCAクラウド 給与』はソフト内で完結できる範囲が広く、業務が停滞しないというか、例外処理にも強い安心感がありました」（山中氏）

あかね社会保険労務士法人では、業務のさらなる標準化とDXの高度化を見据えた取り組みを進めている。その一環として、『PCA Arch』も検討している。給与計算におけるチェック業務の効率化や、業務ノウハウの共有・蓄積を進めることで、安定した品質での運用体制の構築を目指している。また、『PCAクラウドWeb-API』の活用をさらに進め、他システムとのデータ連携の高度化にも取り組んでいく方針だ。より柔軟で一貫性のある業務フローの実現を図る。

同法人は『PCAクラウド 給与』に加え、勤怠管理システム「クロノスPerformance」などのツールも組み合わせながら、顧問先ごとに最適な運用環境を構築してきた実績を持つ。今後もシステムに業務を合わせるのではなく、ツールと運用の両面から最適解を設計することで、企業ごとの課題に応じた支援を継続していく考えだ。