導入事例

有限会社 マックス・ベア 様

有限会社 マックス・ベア 様

資格だけでは表しにくい経験値や技術力を『PCA人事管理』で管理。PCAソフトを利用することで、業務を見直しルール化できる。

熊本県山鹿市に本社を構える有限会社マックス・ベア。地域密着型の清掃業を展開しており、県内でも数台しかない高性能の機器の導入や火山灰の除去など、クオリティの高い幅広いサービスで実績を築いている。業績の拡大とともにスタッフ数も増え、大きな課題になってきたのが「管理業務のスマートなルール化」だ。そこを今、PCAソフトによって整備していこうとしている。清掃業という「人」が基準になる管理の問題を、PCAなら解決できると考えている。

導入の狙いと効果

導入の狙い
  • 清掃業にフィットする販売管理・財務会計を導入し、ヒト・モノ・カネの管理をおこないたい。
  • 管理業務をルール化し、スタッフの業務の負担を抑えたい。
  • 複雑な給与処理をなんとかしたい。
  • 「人」「技術力」を管理したい。
導入の効果
  • 「売上原価Pro」と「PCA会計X」との連動により見積書作成から請求事務を行うだけで案件毎の利益が把握でき、会計処理(会社全体の業績管理)まで反映。
  • PCAソフトのネットワーク化によって、管理業務の流れを作り、効率化を実現。
  • 『PCA給与X』なら様々なシフトの複雑な勤務形態にも対応できる。
  • 『PCA人事管理X』なら詳細条件での社員抽出が可能で、資格で表しにくい経験なども検索、絞り込みができる。

導入システム

  • PCA会計 with SQL 2CAL
  • PCA人事管理 システムA
  • PCA給与 システムA

導入企業とプロフィール

有限会社 マックス・ベア

有限会社 マックス・ベア

資本金300万円社員数8名 (パートナー11名)
主業種清掃業
事業内容

建築物清掃業(ビル及びハウスクリーニング全般)

山鹿市一般廃棄物収集運搬業務

熊本県産業廃棄物収集運搬業務

所在地〒861-0323 熊本県山鹿市鹿本町下分田934-1
設立年月日平成18年8月1日
関連会社(有)フジマル装研 (パートナー87名)
URLhttp://www.205901.com/

導入前の運用と課題

現場ごとに料金が異なる清掃業。複雑な「人」と「作業内容」を確実に管理しルール化したい

有限会社マックス・ベアはオフィスビルや住宅、さらには旅館などのハウスクリーニング全般を手掛けており、その丁寧で確実な作業内容は高く評価され、着実に業績を拡大してきた。創業当時は家族経営の小さな企業だったが、今では関連会社も持ち、従業員も、関連会社の社員・パート・アルバイトを含めると100名規模に成長している。事業を拡大していく中で、代表取締役 冨丸寛之氏はある課題にぶつかった。それは「清掃業にあう会計ソフト、販売管理ソフトがあまりない」ということだった。

「清掃業の場合は作業そのものが対価となります。いわば人が商品のようなものです。一方でフローリングに使う薬品など在庫も少量ですが発生します。作業費はその内容や行う場所によって金額は変わり、その作業を担当する者やチームの人数によっても差が生まれます。このような細かな事情を反映できるソフトがあまりなく、おそらく多くの同業者は何かのソフトに無理やり合わせて使っていると思います。当社でも現場と従業員のデータをソフトと紙でバラバラに管理している状況が続いていました」(冨丸氏)

同社の場合、以前は見積り作成のソフトで見積書と請求書を作成。実際の細かな作業内容は紙の工事台帳で管理していた。同社では会計ソフトのみ古くからPCAを利用しており、『経理じまん』から『PCA会計』へとバージョンアップして請求書を見ながら仕訳入力を行っていたが、目で数字を拾う作業のため効率も悪かった。

「おかげさまで徐々に仕事数も増え、それに連れてスタッフの人員も増え、事務員にかかる負担も大きくなっていきました。はやいうちに『スマートで確実な管理業務』を構築し、『業務のルール化』を徹底しておかなければならないと考えたのです」(冨丸氏)

有限会社 マックス・ベア 代表取締役 冨丸 寛之 氏
有限会社 マックス・ベア
代表取締役
冨丸 寛之 氏

選定のポイント

PCAソフトを利用すれば、業務をイチから見直し、ルール化できる

同社では十数年前から『経理じまん』を導入しており、その簡潔な使いやすさを高く評価していた。その後はバージョンアップを繰り返し、現在は『PCA会計X』さらに『PCA給与X』『PCA人事管理X』も導入している。『PCA会計X』は『with SQL』のネットワーク環境によって関連会社のパソコンからでも入力できるようにしており、販売管理ソフト『売上原価Pro』(株式会社アイ・ジェイ・エス)※1を連携させている。

「PCAソフトは使いやすく慣れ親しんでおり、販売管理ソフトとのフレキシブルな連携機能も大きな魅力でした。また当社の顧問税理士もPCAを使用しており、その機能性や操作性の高さを評価していました。そこで『PCA会計X』と『売上原価Pro』、さらに『PCA人事管理X』『PCA給与X』を利用することで、当社の経理・販売管理、さらに人事管理もルール化できると考えました。PCAソフトの処理の流れに沿うことで、我々の業務をイチから見直して整えていきたいと思ったのです」(冨丸氏)

※1)
販売管理ソフト
売上原価Pro

《正確な利益が分かる》
受注から売上と仕入が紐づいているので、売上に対してかかった仕入情報履歴が見えます。在庫額と原価が連動し、案件ごとの利益が明確化します。
《会計ソフトとの連動》
商品分類で勘定科目を設定でき、売掛金、未収金、買掛金、未払金、前受金、前払金の仕訳も対応できます。

導入後の効果

『PCA会計X』だからできる販売管理ソフトとのフレキシブルな連携

同社では『PCA会計X』と『売上原価Pro』を連携させて、次のような運用を行っている。仕事の依頼が入ると『売上原価Pro』で見積書を入力・作成→顧客情報を入力→受注リスト→依頼された業務を実行→請求書発行。『PCA会計X』とはフレキシブルな連携機能によってつながっており、売掛金、未収金、前受金などの仕訳を瞬時に連動させることができる。そのため何度も入力する必要がなくなり、ミスも防ぎやすい。伝票入力の時間も大幅にカットでき、効率化によって他の作業に時間をかけられる環境を実現している。

連携機能によって請求データは『PCA会計X』へスムーズに受け渡される。同社の場合は、決算を会計士事務所へと委託しているが、将来的には自社内で『PCA会計X』の豊富な機能をフルに利用して、決算まで行いたいと考えている。

「会計士事務所の先生には、コンサルティングの面で今後も変わらずにお世話になっていきたいと思っていますが、理想としては社内での自計化をさらに進化させていき、予実管理なども社内で行っていきたいです。現在は会計士事務所に依頼しているため、予実管理の結果を知るのに1カ月の時間がかかっている状況です。しかし今後は『PCA会計X』をさらに使いこなして、タイムリーに経営判断ができる環境を作っていきたいですね」(冨丸氏)

また同社では『PCA会計X』を本社と関連会社でネットワーク化しており、常に最新の会計情報を共有できている点もとても便利に感じていると話す。
なお、『PCA会計X』では決算書を報告式・勘定式・比較式それぞれで編集ができるため、自社に適した決算書を作成しやすい。清掃業など事業にマッチした会計ソフトが少ないために困っている業種でも決算書を作りやすく、word出力も可能なため自社にとって適切な決算書のレイアウトも可能だ。

資格で表しにくい経験値・技術力を『PCA人事管理X』なら管理できる

現在、関連会社を含めて100名規模の社員・パート・アルバイトが在籍している同社では、『PCA給与X』『PCA人事管理X』の特性を今後さらに活かしていきたいと考えている。特に清掃業の場合はスタッフの雇用形態も様々で、かつ勤務時間も人によって大きく異なる。そのため確実にミスなく処理できる給与・人事管理システムを必要としていた。

「給与の計算は一番間違ってはいけない部分です。そのため当社のような複雑な勤務形態や時給計算に対応できる給与ソフトが必要でした。また人事管理は自社によるExcel®でのデータ管理には限界があります。そこは人事管理専用のソフトの力を借りた方が確実だと考えました」(冨丸氏)

勤務体系を例に取ると、同じパート社員でも2時間だけの現場を1日に数回繰り返すこともあれば、ほぼフルで決まった現場に入るときもある。現場によって作業の内容も高難度から比較的容易なものまである。『PCA給与X』なら給与項目・賞与項目を自由に設定できる独自項目が多く、計算式テーブルも四則演算ができるため、このような複雑なケースにも対応しやすい。

『PCA人事管理X』については本格的な運用はこれからだが、その検索機能の高さに大きく期待しているという。清掃業は現場での経験値やスキル、技術力は人によってまったく違い、その技術力をわかりやすい資格に例えることが難しい。その場合でも『PCA人事管理X』なら詳細な条件でのスタッフ検索機能があり、「経験年数」「火山灰除去の経験の有無」「移動できるエリア」など様々な検索条件でその現場にふさわしいスタッフを選ぶことができる。

「当社の場合は運搬業務も行っており、運転手の免許の種類もしっかり把握しておかなければなりません。これについては『PCA人事管理X』の資格抽出・検索機能がとても役に立っています。私どもは現場での作業にどれだけお客様からの満足をいただくかが大切ですから、その現場にふさわしいスタッフを選んで配置することで、その結果がさらに次のお客様からの依頼にも繋がるのです」(冨丸氏)

管理部門の仕事もお客様からの信用に繋がる

PCAソフトを中心に業務を進めていくことは、他にも様々な効果があったと冨丸氏は語る。目に見える効果としては、ペーパーレス化によって紙資源の無駄を省いただけでなく、データを探す時間も大幅に短縮できた点。また整ったフォーマットで出力することによって、受け取る人の意識を高めることができた点。そして処理の流れを全員で共有できることが大きいと話す。

「当社の管理部門のスタッフ全員が、PCAを使うことによっていつでも同じ情報を共有し管理できます。何かの事情で誰か一人が辞めてしまった場合でも、皆が同じレベルで情報を管理しており業務が止まらずにすみます。現場での仕事も重要ですが、管理部門がきちんと確実に業務を行っていることも、またお客様の信用に繋がる点です」(冨丸氏)

(有)マックス・ベア

木製フロア専用コーティング
ミラーコート
「安心成分の施工素材」、「汚れに強くお手入れ簡単」、「水や油の浸み込みを防いで滑りにくい」等の特性を持つコチラの施工は、とくに小さなお子様やお年寄り、またはペットを飼われているご家庭におすすめです。
コーティング前
コーティング前
コーティング後
コーティング後
カーペット・絨毯のクリーニング
オフィスや会議室、病院や各種店舗、はたまた結婚式場や葬儀場などなど、様々な場所のカーペットクリーニングには、このエベレスト搭載トラックマウント車両で出動します。
この本体より15m間隔でホースを目的地まで結合しクリーニングを致します。
最長150mまで結合でき、その高さは地上15階建てのビルに相当します。
プロケム社製 「エベレスト」
プロケム社製 「エベレスト」
エベレストの内部
エベレストの内部
〈エベレストの効果〉
特に取り外しのきかない敷き込みカーペット類に、70℃~80℃の高圧スチームで、アレルギーや悪臭の原因となるホコリや目に見えないダニ、頑固なカビの除去などに抜群の効果を発揮します。
カーペットの毛足の底にある汚れまでも除去するから、衛生効果は絶大です。
有限会社 マックス・ベア HP
有限会社 マックス・ベア HP
構築システム概要

今後の課題と展望

PCAソフトの利便性は感じつつも、まだ十分に使いこなせていないのが大きな課題だと語る冨丸氏。ルール化もまだ100%完成しているわけではなく途中だという。

「例えばPCAソフトを使いこなすためのセミナーがあるとうれしいですし、さらに業種別に分けて対応していただけると喜ぶ企業も多いのではないでしょうか。今後はさらに自計化を進めてタイムラグのない予実管理を行っていきたいですね。当社は同業者に認められたハイレベルな清掃業務が特徴です。そのクオリティをPCAソフトによって管理部門でも評価されるように頑張っていきたいです」(冨丸氏)

ピー・シー・エーから一言

  • PCA コメント

    PCAソフトをご利用いただきまして誠にありがとうございます。
    清掃業の場合は雇用形態も勤務体系も複雑とのことですが、『PCA給与X』の項目設定を活用して複雑なケースにも対応した御社の運用方法は、同業他社様にもぜひご紹介させていただきたいと存じます。貴重なお話をありがとうございました。

    タイムラグのない予実管理のためには『PCAクラウド』のご利用をお勧めします!会計事務所との情報共有が行いやすくなり、決算の短期化や予実管理がスムーズに行えるようになったとのお声をいただいております。ぜひ、顧問の先生と販売店様にご相談いただければと思います。

    セミナーに関しては、『PCA Xシリーズ』Rev4.20からの新機能であるPCAポータルサイト「Pこみゅ」から、「セミナー情報」を確認できるようになっております。

    さまざまな角度でPCAに関するセミナーを開催してまいりますので、ぜひご参加ください。
    引き続き、PCA製品をご愛顧のほど宜しくお願いいたします。

  • 『PCA人事管理』開発チーム コメント

    『PCA人事管理Ⅹ』の検索機能に高評をいただきまして誠にありがとうございます。
    ペーパーレスだけでなく、スピーディに効率よくスタッフの検索が可能になったとのこと、嬉しく思います。

    今後も機能強化を行い業務の効率化のお役に立てるように努めてまいります。引き続き『PCA人事管理Ⅹ』をご愛顧のほどよろしくお願いいたします。

  • 『PCA会計』開発チーム コメント

    決算書の編集機能を有効活用していただいた上で、独自の決算書を作りやすいというお褒めの言葉をいただき大変嬉しく思います。

様々な導入事例をまとめたガイドブックをはじめ
各製品の資料も是非ご覧ください。