固定資産管理セミナーをレポート

世の中の働き方改革によって、いろいろな業務改革が起きている昨今。経理や財務においてはAIを活用した自動化による業務の効率化が行われ、人事においても労働時間の自動集計による長時間労働の抑制やライフワークバランスの実現など、お金や人に関してはさまざまな改革が行われてきています。このセミナーでは次に管理すべきなのが固定資産、つまり「モノ」であるということが紹介されました。

固定資産の管理を見直すべき理由として、まずは物品購入の重複防止による経費削減や、除却の管理による償却資産税の節税から経営強化が期待できるということがあります。また物品紛失による機密情報漏洩の危険を防ぐセキュリティ対策面、さらに内部監査ではコストが無駄にかかっていないか、不正の温床となっていないか、ということがチェックされて監査対策面でも改善がみられるということが説明されました。

ピー・シー・エー株式会社　システム開発部の松原氏は、「実際にモノを管理しようとすると手間と時間のかかる地味な作業であることがわかってきます」と語ります。通常業務への負担、ヒューマンエラーの発生、資産のある拠点からの非協力、前回の結果との比較に要する時間の多さ、管理業務に求められるハードルの高さなど、固定資産の管理における課題は山積みです。

このような課題を解決するために、まず社内で共通させた物品管理台帳の作成が提案されました。また台帳と紐付けるため、現物には管理ラベルとしてタックシールを貼ります。定期的な棚卸の際に台帳へと記録し、取得や廃棄など物品管理についてのルールを策定することによって管理が可能になるとのこと。

資産管理の効率化に重要なのは、離れた拠点同士で簡単に情報共有できるシステム作り。さらに、物品の状況を手作業でなく自動更新できると効率が劇的に向上します。これらは『固定資産hyper クラウド』と「P-VAS 固定資産棚卸アプリ」を使用した1つのシステムで解決が可能。会計上の管理と物品管理ではそれぞれにシステムを導入しがちですが、その両面に1つのシステムを使ってアプローチするため、減価償却する資産としない資産を一元管理することで効率化を図ることができます。

実際の流れとしては、最初に『固定資産hyper』で管理対象の資産を登録し、メーカーや型番などの管理項目を決め、物品管理台帳のレイアウトを整えます。資産には『固定資産hyper』で作成できるQRコード付きタックシールを貼ることで、データと紐付け、資産の検索、状況の共有ができるようにします。

セミナー内では、実際のシステムを見ながら本社の総務部が棚卸管理者となり、営業本部の棚卸担当者に棚卸を行ってもらうフローでデモンストレーションが行われました。営業本部では「P-VAS 固定資産棚卸アプリ」のインストールされたタブレット端末で資産に貼られたQRコードを読み取り、「利用状況」を「稼働」や「遊休」などで登録します。それによって『固定資産hyper クラウド』に情報が共有され、総務部においても現在の資産の状態がリアルタイムで確認できるようになりました。

また、タックシールを貼りにくい資産にはタックシールを貼ったプレートを結束バンドで付ける、貼れない資産用のノートに貼って管理するなど、実際に起こりがちな問題の具体的な解決方法や、業務効率化における重要なポイントなども盛り込まれたセミナーとなりました。資産管理に役立つヒントや情報をたくさん持ち帰っていただけたのではないでしょうか。