『明るい未来の管理本部を目指して〜経理から始める時短術〜』セミナーをレポート

ピー・シー・エー株式会社の財務経理部は現在5名全員が育児中。うち2名は時短勤務をしています。それまで手作業でやっていた業務の一部をシステム化してから、限られた時間の中でも時間に追われることなく、計画的に業務を完了できるようになりました。取り入れられたのは、請求書の電子化、RPAツールの導入、そして領収書のスキャナ電子帳簿保存。ここからは、それぞれのシステム導入について紹介していきます。

まず行われたのが、ソリューションソフト「楽楽明細」による請求書の電子化です。このソフトを導入することによって、請求書の作成と発行がウェブ上でできるようになりました。印刷、カウント、封入の作業が不要になり、それだけで月に約5時間分の作業削減に成功。またコスト面では郵送費、紙代、封筒代、印刷代、人件費の削減が可能となったことが説明されました。

「楽楽明細」を利用するためには、請求書を発行・受領する双方の利用登録が必要で、現在は全体の約6割の取引先顧客とこのソフトを利用して取引をしており、年間約117万円のコスト削減が実現。いずれ全ての顧客に対して導入可能となれば、年間約196万円のコストが削減できる計算となります。

また請求書の電子化と同時に、明細が表示されずに合計額のみの表示となっていた支払い明細書の送付も廃止。これによって印刷と封入の作業が減り、さらに約1時間分の月間作業時間がカットされたということも紹介されました。

次はRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールの「WinActor」導入の話に移っていきます。「WinActor」とは、データ入力や情報チェックなどの作業を人間に代わってソフトウェアロボットが行ってくれるツール。Windows端末から操作可能なあらゆるアプリケーションの操作をシナリオとして学習し、PC操作を自動化します。

スクリーンに映し出しながら、実際に自動化作業を行なっていきます。各取引先からの月次支払明細と自社売上明細との突合作業、支払予定Excelを基にしたワークフローシステムへの承認、そして請求書PDFの印刷が紹介されました。これら全て手作業で行なっていたものを、シナリオ化して自動実行されるように改善しました。

また、「楽楽明細」を利用登録していない約4割の顧客に対して手作業で郵送していた請求書関連の作業のうち、PDFの自動表示と印刷作業をRPAで自動化。郵送までの作業時間が格段に短くなりました。

最後は、領収書の電子帳簿保存について。それまでは領収書を見ながら伝票を手書きしてExcelに入力していましたが、脱現金精算のために経費精算システム「Major Flow」を導入。仕訳データと銀行振込がこのシステムでできるようになり、月に約36時間の作業時間削減となったことが紹介されました。

こうした様々なソフトの導入によって削減された時間は、実に月間で70.75時間。1日の勤務時間を6時間とすると、約11日分の削減に成功したことになり、これによって時短勤務も難なくできるようになったそう。これには受講者の皆さんも驚いた様子でした。削減できる時間はどこかに潜んでいるもの。ソフトを利用した業務効率化によって、よりたくさんの人のライフワークバランスが改善されるかもしれません。