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PCAが自社で実践した3つの働き方改革 ~財務経理部編~

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中小企業を中心に基幹業務システムを通して業務効率化・働き方改革を提案するPCA。
多数の導入事例をご紹介する中で、PCA自身はどんな業務効率化・働き方改革を進めているのか?どんなシステムを活用しているのか?をPCAの財務経理部の事例を通してご紹介します。

PCAの財務経理部の課題

PCAの財務経理部は、部長1名・社員3名・パート1名の合計5名で構成されています。
なんと全員が育児中、さらに5名の内2名が時短勤務となっており、財務経理部の業務効率化は必須の課題となっていました。
その業務は「請求」「入金」「支払」「固定資産管理」から会計システムでの入力・出力・確認作業、単体・連結それぞれの会計業務、各種税金の申告、会社法開示からIR活動など多岐にわたります。
業務効率化を進めるにあたり、どの業務をどんな方法で効率化するのかを洗い出し、「手作業のシステム化」を大きなテーマに設定。関係部署へのヒアリングや導入するシステムの選定・協議などを行い、最終的に「請求書の電子化」「RPAツールの導入」「領収書のスキャナ電子帳簿保存」の3つの業務改善目標を掲げることになりました。

請求書の電子化

請求書発行業務にかかる費用・時間で悩んでいる方は多いのではないでしょうか?
PCAでも取引先へ発行する請求書は印刷・確認・封入・発送という流れで作業をしていました。入念な確認と確認をしながらの封入作業には膨大な時間がかかる上、繁忙期にはさらに処理件数が増えるため、担当者の大きな負担になっていました。

そこで、「手作業のシステム化」という大きなテーマと請求書発行業務を結びつけ、改善するためのシステムを調査。その結果、『PCA会計シリーズ』とスムーズに連携する帳票作成・発行システム『楽楽明細』を導入しました。導入したことで印刷・封入・発送の手作業がなくなり、発行した請求書のPDFファイルを楽楽明細にアップロードし、得意先様・お客様がWebからカンタンにダウンロードできるようになりました。PDFファイルであれば何度でもアップロードができ、得意先様・お客様が帳票の取得する際にもダウンロード・メール添付・郵送から選べるのも大きなメリットでした。

『楽楽明細』の導入効果

手作業での請求書発行は「印刷」「カウント」「封入」の3つの工程に分かれていました。
請求システムから請求書を印刷し、正しい枚数が印刷されているか人の目でカウント。枚数が多いのでカウントミスも発生してしまいます。カウントが終わった請求書は紙折機で三つ折りにし、封筒に封入、郵便計器を通して投函していました。請求書の電子化ができたことで、末締めの請求書作業にかかっていた印刷約2.5時間、カウント約0.5時間、封入約2時間の約5時間の作業時間を削減することに成功しました。
費用面では約4,000件/年の請求書を電子化することで約117万円/年の経費削減を実現しています。

また仕入先様に向けて発行・郵送していた「支払明細書」を、このタイミングで廃止することに決定。そもそも支払明細書は合計金額のみを出力していたため、必要性がないと判断したためです。請求書の電子化という業務の見直しから、他の作業も削減できた事例です。

RPAツールで手作業を自動化

ここ数年、業務効率化や働き方改革のキーワードとしてよく目にする「RPA」はソフトウェアロボットによる間接業務の自動化技術でデータ入力や情報チェックなどの作業が得意とされています。PCAではExcel、ブラウザ、個別の業務システム等、Windows端末から操作可能なあらゆるアプリケーションの操作をシナリオとして学習し、パソコン操作を自動化する純国産のRPAツール『WinActor』を導入しました。

PCAの財務経理部では「各取引先からの支払明細と自社売上明細との突合作業」「支払予定Excelを元にワークフローシステムへの自動承認」「請求書PDFファイルの自動印刷」の3つの自動化を実現しました。

取引先支払明細と自社売上明細との突合作業

RPAツール導入前は、支払明細CSVファイルと売上明細CSVファイルをExcelに展開し、手作業で突合していました。また、支払明細CSVファイルは各取引先のシステムから手動でダウンロード、売上明細CSVファイルは自社の売上管理システムから手動で作成・出力するなどの作業もあり、作業プロセスの多い間違いやすい作業でした。
RPAツール導入後は、各取引先のシステムから支払明細CSVファイルをダウンロードするところから自社の売上明細CSVの出力、Excelへの展開、突合作業までのプロセスをすべてRPAツールが実行してくれるようになりました。その結果、担当者の操作はRPAツールのシナリオを実行するだけなので、最大4時間強/月の作業時間削減に成功しました。

ワークフローシステムへの自動承認

RPAツール導入前のワークフローシステムの承認作業は各部署からの申請と支払依頼用のExcelファイルを元に1件ずつ手で承認作業を行っていました。
RPAツール導入後は支払依頼用のExcelファイルを元に、RPAツールが自動的に承認してくれるようになり、6時間/月の作業時間削減に成功しました。

請求書PDFファイルの自動印刷

請求書の電子化を実現しましたが、紙での請求書の発行・郵送を希望する一部の取引先様に対して、請求書PDFファイルから紙の請求書を発行する作業が発生していました。
RPAツール導入により、ボタン1つで対象の請求書を自動発行できるようになり、0.75時間/月の作業時間削減に成功しました。

領収書のスキャナ電子帳簿保存

従来PCAでは全国の従業員が手書きの申請書に領収書を添付して現金精算を行っており、膨大な作業時間がかかっていました。そこで経費精算システム『Major Flow』を導入し、スキャナで電子化した領収書を元にワークフローシステムで申請・承認。『Major Flow』からの銀行振込や、『PCA会計』で使用できる仕訳データの作成もスムーズにできるようになり、最終的に約36時間/月(銀行への往復時間や毎日の現金出金、月初の伝票入力・確認など)の削減に成功しました。また、精算に利用した領収書原本も、1年間でダンボール6箱、24冊にも及ぶファイル冊子を契約倉庫で7年間保管しており、そのコストやメンテナンスも大きな負担になっておりました。文書管理システム『PCA eDOCX』のタイムスタンプ機能を利用することで領収書の原本保管も必要なくなり、保管コストも不要になりました。

電子帳簿保存に対応することで、経費精算システム、会計システム、文書管理システムそれぞれに、キーとなる同一のデータを使用して関連付けを行っています。

まとめ

以上のように、PCAの財務経理部では積極的なシステム導入による業務効率化を実現してきました。システムの選定、本稼働までの現行作業との並用期間、新しいシステムの機能習得など大変なこともたくさんありました。最終的には作業時間の短縮やミスの減少など、働くメンバーの心理的・身体的負担も軽くなり、より業務や業務改善に積極的に取り組めるようになったことも導入効果の1つと言えるのではないでしょうか。

今後もさらなる効率化を目指し、新たに「購買・仕入に関する業務の手入力ゼロ化」「仕訳登録の効率化(自動化)」「開示用資料・社内報告用資料作成の効率化」を進めることによる「部門別損益管理の徹底」「月次決算の短縮」を目標に掲げています。

これからもPCAのキャッチコピー「攻めるなら、経理から」を身を以て証明していけるよう財務経理部メンバー一同頑張っていきたいと考えております。

是非みなさまもPCAの基幹業務システムや業務効率化を実現する各種システムの導入をご検討ください。

今回はPCAの導入事例をご紹介しましたが、PCAのユーザー様、販売パートナー様の導入事例も多数ご紹介しておりますので、PCAホームページの「導入事例」も合わせてご覧ください。