多角的な事業展開×少人数運営人気製麺会社の販売管理の見直し

北海道北見市に本社を構える株式会社ツムラは、1949年創業の老舗製麺会社。北海道産小麦を使用した、ひやむぎ、うどん、そば、ラーメンなど他にも多彩な麺を製造している。一方で、直営店舗の「ツムラボ」は北海道唯一の「生ひやむぎ専門店」として、遠方からも多くの人々が訪れている。ECサイトも展開し、看板商品のひやむぎを柱に、製造・販売・接客が密接に絡み合う多角的な事業を、約20名のスタッフで運営している。

同社では以前から『PCA商魂』で販売管理を行っていたが、2022年に『PCAクラウド 商魂・商管』を導入するまでの間、いくつかの課題を抱えていた。とりわけ、業務の属人化と非効率さが深刻だったという。

「以前は1人だった事務員を、3人体制へと人材を確保できたのですが、今度は1台のパソコンを交替で使うことになり、『1人が入力していたら、他の2人は何もできない』という状況でした」（専務・津村千恵氏）

くわえて、食品を扱う企業として避けて通れなかったのが軽減税率への対応だ。

「当社の場合は消費税8%と10%が混在する形になり、制度導入後もしばらくは既存ソフトを使って対応を続けていました。ただ、当時の当社での運用や体制では、設定や処理に手間がかかる場面もあり、次第に限界を感じるようになりました」（代表取締役・津村健太氏）

クラウド非対応による制約も日常的なストレスになっていた。売上などの確認を行いたくても、『PCA商魂』の入っているPCを使っている事務員に「ちょっと貸して」と頼む必要があり、経営層が即時に情報を確認できる状態ではなかった。　また、紙の伝票によるアナログな運用も手間のかかる要因だった。納品書は三枚複写を購入し、手書きで作成・保管する必要があった。業務の分断も課題の一つだった。店舗やECサイト、製造の情報の一元化が難しく、それぞれの売上情報を手入力で管理していた。

在庫管理については、もちろん管理の仕組みはあったが、現場の意識が追いつかず、従業員のあいだでは在庫を把握・共有する文化が十分に根づいていなかったとも振り返る。こうした状況のなか、同社は、実際の業務に即した運用へと転換するため、『PCAクラウド 商魂・商管』の導入を決断することになった。

使い慣れた安心と、信頼できる伴走者。『PCAクラウド』を選んだ理由

販売管理システムの見直しにおいて、株式会社ツムラが重視したのは、長年使い慣れてきたPCA製品との継続性だった。同社では約30年近くにわたり『PCA商魂』を使用しており、自社の業務フローに自然と馴染んでいた。

「最初に使った販売管理ソフトがPCAで、それ以来ずっと使い続けてきました。得意先コード も取引先もどんどん増えていく中で、今さら他社製品に移行して、すべてを引き継ぐのは現実的ではないと感じました」（津村代表）

さらに、もう一つの大きな決め手が、同社のシステム関連をサポートしている株式会社CNSの存在だった。同社の業務内容や人員体制をよく理解し、現場に合った提案を行ってくれるサポート体制が整っていたことが、大きな安心材料となった。

「細かいことまで説明しなくても、こちらの状況をわかってくれている。だからこそ、導入の相談もスムーズでしたし、やりたいことをどう実現するかという視点で動いてくれるのがありがたかったです」と津村代表は当時を語る。今後の製造管理との連携を見越した拡張性についても、『PCAクラウド』なら柔軟な対応が期待できると感じた点も、選定の後押しとなった。

複数人での同時作業が可能に業務分担と効率化を実現

『PCAクラウド 商魂・商管』の導入によって、株式会社ツムラでは事務作業の進め方が大きく変化した。これまでは1台のPCを交替で使っていたため、誰かが作業している間、他のスタッフは順番を待つしかなく、作業が滞ることもあった。

「1人が入力していたら、他の2人はそのパソコンを使えない。『誰かが使っているから、まだできない』という状態が続いていたんです」と津村専務は振り返る。　

しかし、クラウド環境へ移行した現在は、3人の事務員がそれぞれのPCから同時に作業できるようになり、日々の請求処理や伝票入力などもスムーズになっている。

「1人が伝票を入力している間に、もう1人が請求書を処理して、さらにもう1人が売上の確認をしているといった具合に、同時並行で業務を進められるようになり、格段に効率が上がりました」と専務は話す。

事務作業が「人待ち」で止まることがなくなり、それぞれの担当業務に集中できる環境が整った。

ペーパーレス化と伝票出力の柔軟性「手書きの手間」からの脱却

導入以前は、納品書や請求書の作成に三枚複写の紙伝票を使用し、必要事項を手書きで記入していた。書類の記入・保管・整理の手間に加え、複写伝票の用紙代も継続的なコスト負担になっていたという。

「当たり前のように使っていた三枚複写の納品書が、一切不要になったのは本当に大きいです。紙の伝票では、書き損じたときには無駄になるし、後から数字の確認で探すのも面倒だったんです」（津村専務）

しかし現在では、『PCAクラウド 商魂・商管』のフリーフォーマット機能を活用して、自社の運用に合った帳票レイアウトを作成。出力すべき項目を明確にし、フォーマットも事前に整備したことで、出力・管理の精度が格段に向上した。

「紙の削減効果もありますが、それ以上に“見やすく・使いやすい”帳票が作れたことで、業務の質自体が上がったと感じています」（津村専務）

『PCAクラウド 商魂・商管』の導入を通じて、少人数でも業務を効率的に 回せる仕組みが整った株式会社ツムラ。同社は今後も、むやみに規模を広げるのではなく、「今のスタッフで回る体制」をさらに強化していく方針だ。

「大きく展開していくというよりも、今の体制でしっかりとやっていけるようにしていきたい」と津村代表は語る。

その一方で、まだ完全には連携しきれていない製造部門や店舗・ECとの情報共有の強化や在庫・受注データの一元化など、改善の余地も見えてきている。

「『PCAクラウド』にしたことで情報を集約しやすくなったので、今後はその強みを生かして、全体のつながりをもっとスムーズにしていければと思っています」（津村代表）