導入事例
全国観光土産品連盟 様
フレキシブルな働き方に対応！
複数団体×クラウド複数領域活用で
高コスパを実現した会計業務
「クラウド化」と聞くと、大規模なシステム移行や多額のコストを想像するかもしれない。しかし、“もっと手軽で、実用的な選択肢”もある。全国観光土産品連盟では、複数団体で共用可能な“同時接続型ライセンス”を採用した『PCAクラウド 公益法人会計』を導入。1台のPCで1人が作業するという従来の属人的な体制から脱却し、複数拠点・複数IDでの柔軟な運用を実現した。加えて、クラウド化によりテレワークやBCPにも対応でき、複数団体で費用を分担できる仕組みによって、コスト面でも大きな効果が得られたという。
導入の狙いと効果
- 導入の狙い
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- 限られた人員でも対応できる体制を整え、テレワークやBCPにも備えたい。
- 属人化や内部統制の不安を解消し、監査や月次業務を効率化したい。
- 機能はそのままに、コストを抑えたクラウド導入を実現したい。
- 導入の効果
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- 『PCAクラウド 公益法人会計』で複数ID・複数拠点からの同時接続が可能になり、分担作業とチェック体制の構築が進んだ。復職後のテレワーク運用にも対応でき、BCP体制強化にもつながった。
- 利用者ごとのログやID管理により、作業履歴が明確化。日計表や仕訳リストも出力しやすくなり、監査資料の作成や月次決算の対応もスムーズに行えるようになった。
- 同時接続型ライセンスを採用し、複数団体での共用によりコスト効率を高めた。メンテナンス不要で、予算立案も安定化した。
導入システム
- PCAクラウド 公益法人会計(※1)
※1：同時接続ライセンス
導入企業とプロフィール
全国観光土産品連盟
| 住所 | 〒101-0047 東京都千代田区内神田1-17-9 |
|---|---|
| 設立 | 昭和32年10月5日 |
| 業種 | 非営利団体 |
| URL | https://www.nippon-omiyage.com/ |
| 業務内容 |
全国観光土産品連盟は、観光土産品業界の連携と健全な発展を図るため、次のような事業を行っています。 |
導入前の運用と課題
1台のPC、1人だけの運用体制──属人化と非効率を抱えた経理業務
観光土産品業界の健全な発展を目的に、全国規模で活動を行う「全国観光土産品連盟」。1957年に設立された歴史ある組織で、各地の土産品審査会の実施や関連協議会との連携などを担いながら、全国の観光産業を支える中間支援団体として、多様な業務を遂行している。
同団体が、経理業務の在り方を見直すきっかけになったのは、経理担当職員の産休だった。これまでの運用は、オンプレミス環境にインストールされた『PCA 公益法人会計』を、1台のPCで利用する体制。入力作業は、基本的にはその職員1名に依存する状態が続いていたという。
「実は産休を迎える職員にあわせて、業務の一部をアウトソーシングすることも検討しました。ただし、それでは将来の働き方の変化に備えきれないと感じたんです。復職後には、子育てしながら仕事もしてもらえるようテレワーク環境も整備しておきたい、さらにはBCP化も促進したいと、様々な面で改善につながればよいなと考えておりました」（専務理事・小松靖直氏）※BCP Business Continuity Planning 事業継続計画
課題はほかにもあった。会計処理において、同じ端末を職員同士で共有する形は、同時作業やチェック体制の構築が難しく、ダブルチェックや情報共有の機会が限定的だったという。同じIDを使って1台のPCを交替で利用していたため、誰がどの作業を行ったのかが見えづらく、確認や修正のたびに口頭でのやり取りが必要になる場面も多かった。内部統制の観点でも課題があったという。
さらに、予算管理や月次決算、会計事務所の監査への対応も、経理担当者にとっては大きな負荷となっていた。年に2回の監査資料の作成や、月次での仕訳・残高確認作業を限られた人員で担う中、業務効率の向上と柔軟な働き方の両立が、喫緊の課題となっていた。
専務理事・事務局長
小松 靖直 氏
「処理を行う団体の領域を選択している様子」
※PCAクラウド 公益法人会計では料金は変わらず複数法人の管理を行うことが可能。
選定のポイント
想像以上に簡単だったクラウド移行と、税理士法人経由の導入方法
『PCAクラウド 公益法人会計』の導入については、税理士法人からの情報提供が大きなヒントになったという。実際に『PCAクラウド 公益法人会計』の導入実績がある税理士法人から聞いた、「税理士法人経由によって、直接契約よりも安価に導入できる方法がある」という情報だった。
「ちょうどクラウド化を検討していた時期に、税理士法人の方から“こういう導入の仕方もある”と提案を受けました。運用コストを抑えながら、必要な機能はそのまま使えるという点で非常に魅力的でした」（専務理事・小松靖直氏）
導入にあたっては、小松氏自身がクラウド移行作業を担当した。
①現行の『PCA公益法人会計DX』からバックアップデータを取得、②『PCAクラウド 公益法人会計』のプログラムをインストール、③税理士法人から開示を受けたクラウド接続先を設定、④バックアップデータのリカバリ処理、⑤領域ユーザーID登録・確認、⑥プリンタ設定、⑦コンバート作業、といった流れである。
「思っていたより簡単でした。同一ソフト内でバックアップ→リカバリ処理を行うのと同じイメージで、オンプレ→クラウドにデータを持っていけるので非常にわかりやすかったです。要した時間は1時間くらいでしょうか」（小松氏）
導入のメリット
『PCAクラウド』導入で、業務分担と内部統制が同時に進化
現在は、非常勤職員を含む2名体制で『PCAクラウド 公益法人会計』を運用しており、クラウド環境によって、各自のPCから利用できる体制が整っている。以前のように1台のPCを交替で使う必要がなくなったことで、入力作業の分担やチェック体制の構築もスムーズになった。
また、IDを分けて利用することで、「誰が、いつ、どの作業を行ったか」が明確になり、内部統制の観点からも大きな改善が見られているという。仕訳のチェックリストや日計表もID単位で出力できるため、作業の確認・修正も効率的に行えるようになった。
復職後も変わらない操作感と安心感
産休から復職した経理担当の澤田彩加氏は、現在の業務体制について次のように語る。
「非常勤のメンバーと2名体制で、日々の入出金に応じて『PCAクラウド 公益法人会計』に仕訳を起票し、日次で入出金の締め処理を行っています。その上で、残高が正しく一致しているかを確認する一連の流れは、クラウド移行後も大きくは変わっていません。一方で、月次業務としては予算と実績を照らし合わせる“予実管理”を行っており、その進捗状況を役員に報告・確認してもらうことで、組織全体としての資金管理の透明性も確保しています」
資料作成や提出業務においても、『PCAクラウド 公益法人会計』は有効に活用されている。
「年に2回、会計事務所の監査による内部監査があり、その際には半期ごとの決算資料を提出しています。年次の総会に向けた資料作成では、『PCAクラウド 公益法人会計』の“決算書”機能から必要な情報をExcel形式で出力し、所定の書式に合わせて調整を加える作業を行っています。クラウド版に切り替わってからも、画面構成や機能面、動作のスピードに関しては従来と変わらず、操作に戸惑うことはありませんでした。産休から復帰したばかりで不安もありましたが、以前と同じ感覚で使えたことで、業務にスムーズに戻ることができました」（澤田氏）
また、クラウドならではの利便性や安心感もあるという。
「休職中はテレワークで一度もソフトを触らなかったんです（笑）。しかし復職後、小さい子供がいる状況では、いつ、何が起こるかがわからない不安がありました。その際、いつでもどこでも業務ができるというテレワーク環境がある組織で働けるということは、大きな安心材料です」（澤田氏）
複数団体で共用可能な「同時接続ライセンス」方式で、高コスパで安定性を確立
今回、同団体が導入した『PCAクラウド 公益法人会計』は、同時接続数に応じたライセンス形態で、複数IDによる運用が可能な「同時接続型」のクラウド区画を採用している。全国観光土産品連盟のほか、関係する2団体を含めた3団体で同一のクラウド環境を共用しているが、同時接続数の範囲内であれば追加料金は発生しない。
「実は、全国観光土産品連盟以外にも関連団体の全国観光土産品公正取引協議会と東京ブランドみやげ品協会の運営も行っています。つまり、全部で3団体分の会計管理を行っているわけですが、私どもが導入したプランについては、複数団体で利用しても『PCAクラウド』の料金は変わらないため、高いコスパも評価の１つとなっています」（小松氏）
また、澤田氏の復職を機にアウトソーシングを取り止め、業務を内製化に戻している。
「今は他の日本商工会議所関連団体が契約している区画を利用しています。複数団体で費用分担しているため、今が一番リーズナブルに利用できているかもしれません。環境の変化に併せて、何度か引っ越し作業（クラウド区画の変更対応）をしていることもあり、『PCAクラウド』の仕組みにはかなり慣れましたね」（小松氏）
オンプレミス時代と比べると、年間でかなり大きなコスト削減効果が得られている。『PCAクラウド』の利用料の中には、バージョンアップ費用なども含まれており、基本的に導入企業側でのメンテナンスの手間もかからない。オンプレミス環境の場合、サーバーの故障による入れ替えなど突発的な出費の懸念もあるが、『PCAクラウド』ならその懸念を排除することができる。予算立案時にも見通しが立てやすく、財務運営の安定にも寄与できる。
今後の課題と展望
『PCAクラウド 公益法人会計』の導入により、同団体では業務の属人化や内部統制の課題を解消し、BCPや多様な働き方への対応、さらにはコスト削減まで実現することができた。今後は、3団体それぞれの会計管理を一層効率的に進めていくとともに、日々の仕訳や月次業務においても、制度変更や社会環境の変化に柔軟に対応できる体制づくりを目指していくという。
「必要なときに、必要な人が、どこからでも作業できる体制が整ったことは、組織にとって大きな財産です。今後も、業務継続性と働きやすさの両立を意識しながら、限られた人員でも安定的に会計業務を回せるよう、運用の最適化を続けていきたいと考えています」（小松氏）
https://www.nippon-omiyage.com/
本導入事例の導入製品・サービス以外にも
さまざまな製品・サービスを提供しています。
ピー・シー・エーから一言
この度は「PCA公益法人会計」のオンプレミス環境からクラウド移行を行って頂き、誠にありがとうございました。
クラウドになることで場所を選ばずにアクセスできることから連盟様の働く環境・働き方がぐっと広がると感じております。
またオンプレミス版を1台のPCを複数人でご共有頂いておりましたが、各ご担当者様のPCからアクセスできる環境に変わりましたので自席にいたままでご利用いただけることでスムーズな業務処理が実現できると思われます。
また移行作業の内製化も推進頂きましてありがとうございます。
今回ご対応頂きました作業は今後のリビジョンアップ時にも活用でき運用コストを抑える要因にもなります。
皆様の状況に併せたPCAクラウドの運用を引き続きお願いいたします。
PCAクラウド 公益法人会計をご利用いただき、誠にありがとうございます。
弊社製品が属人化の解消や内部統制の向上にお役立ていただけているとのこと、開発メンバー一同、心より嬉しく思っております。
今後とも、より便利にお使いいただける機能を搭載してまいりますので、引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。