分断された業務と月末の渋滞──見積・請求がスムーズに回らなかった理由

「月末に請求や売上の入力が集中して、システム入力が“渋滞”していたんです」――。ネットリンクス株式会社では、かつてオンプレミス型の販売管理システムを外部のホスティングサービス上で利用していた。

会計とIT、両面の知見を活かして中小企業の業務改善を支援している同社は、システムインテグレーターとしての顔と、税理士法人グループと連携した経理・会計支援の機能を併せ持つのが特長だ。岡山を拠点に地域密着型の支援を展開する一方、自社でもkintone（サイボウズ株式会社）などの業務プラットフォームを柔軟に活用し、社内業務の最適化に積極的に取り組んでいる。

このような先進的な企業においても、販売管理システムを満足できる運用にすることは決して簡単ではない。まず、以前の販売管理システムの場合、ライセンス数が8本に限られており、利用者が重なる月末には「誰がいつ入力するか」を調整しながらシステムを利用していた。

「見積や請求の担当者が限られていたため、月末の締め作業が近づくと、システム入力のタイミングを調整する必要があり、その対応に時間と気を遣っていました。締め処理が立て込む日は、“今日は帰れないかも”という空気になることもありましたね」（常務取締役　實成 忠氏）

残業につながる入力待ちの課題に加えて、もう一つ、顧客情報の分断という課題があった。当時の販売管理システムとkintoneに、それぞれ顧客情報が存在しており、両方のシステムに同じ情報を入力・更新する必要があった。

「たとえば、顧客の住所変更をkintoneで直しても、請求書発行元のシステムでは古いままという状態でした。担当者によって修正の有無に差が出ることもあり、ミスや情報の齟齬が発生しやすい環境でした」（實成氏）

また、案件ごとの損益計算はExcel®で別管理されており、売上や利益を把握するには、Excelと販売管理のデータを突き合わせる必要があった。複数のシステムを行き来するため、集計や整合性の確認にも手間がかかっていた。

入金状況の共有については、販売管理システムから出力した入金データをPDFに変換し、チャットツールで各担当者に通知する形式だった。

「これについては、手間とまでは言わないのですが、正直、“ボタンひとつで見えたらいいのに”と思っていました」（ソリューションアドバイザー　柳川 一博氏）

クラウド化、連携性、コスト──システム見直しを後押しした3つの決め手

本格的なシステム見直しに踏み切る決定打となったのは、利用していたホスティングサービスの値上げだった。

「正直、かなり大きな値上げ幅で、“この価格ならクラウドに切り替えた方がいいのでは？”という話になったんです」（實成氏）

加えて、すでにkintoneを業務基盤として活用していた同社にとって、「kintoneと連携できるクラウドサービスかどうか」は、新システム選定の大きなポイントだった。

「kintoneで見積や案件管理を行い、その最終的な売上データを販売管理システムに連携させたいというニーズがありました。しかし、以前の販売管理システムでは、その連携が難しかったんです」（プログラマー　戸越 悠花氏）

「PCA以外のメーカーももちろん比較検討はしました。ただし、“APIでちゃんと連携できる”という点で『PCAクラウド 商魂』が頭一つ抜け出ていました。価格面も、トータルで考えると現状より安くなるとわかり、迷いはなかったですね」（柳川氏）

　複数のツールを比較検討した結果、「クラウド化」「kintoneとの親和性」「コストメリット」という3点を備えた『PCAクラウド 商魂』を導入することに決定。これを機に、販売・見積・請求といった業務の流れ全体を変えていく取り組みがスタートした。

ネットリンクスでは今後、『PCA Hub 取引明細』の活用も検討している。請求書の発行についても、従来の印刷・封入・郵送といった運用から脱却し、取引先ごとにWeb上で閲覧・ダウンロードできる仕組みに切り替える構想だ。社内業務の効率化にとどまらず、顧客への利便性提供にも踏み込もうとしている。

こうした取り組みの背景には、同社の文化として根づく「柔軟な働き方」と「IT活用による業務改善」がある。実際、ネットリンクスではコロナ禍以前からテレワーク制度を整備しており、子育て中の社員や女性の働きやすさにも配慮。こうした姿勢が評価され、総務省の「テレワーク先駆者百選」にも選出された実績を持つ。同社は「会計」と「IT」──二軸の専門性を活かしながら、今後も地域の中小企業を継続的に支援していく。そのためにも、自社で実践し成果を上げた業務プロセスの改善モデルを、顧客向け提案にもどんどん広げていく構えだ。