落雷被害によって伝票入力がストップ。社内にサーバーを置くことのリスクを実感

有限会社三井・メディックスが取り扱う介護サービス、医療福祉商品は実に幅広い。医療福祉機器ではベッドやエアマット、介護用品などのレンタルや修理も請け負っている。介護保険や高齢者に適した住宅改修のプランニング、さらにはグループホームの運営や売店事業も展開。一方、在宅で介護サービスを受ける個人の顧客にも対応しており、同社を頼る病院や介護施設、そして高齢者の方などの利用者は相当な数にのぼる。

そのため1日に処理する伝票数もかなりの枚数になり、かつ事業が介護の様々な領域に広がるため、この複雑な販売管理事務を長年PCA製品で処理してきた。しかし従業員も増え、サーバーの更新時期も迫り、あらためてシステムを見直したという。

「これまでどおり自社サーバーを使って『PCA商魂X』『PCA商管X』を使い続ける場合には、2つの懸案がありました。まず1つはコスト面とメンテナンス面です。自社サーバーの場合、入れ替えだけでかなりの費用がかかってしまいます。当社は社内にシステム要員はいませんので、メンテナンスの対応だけでも大変です。そして2つめが、万が一の事態に備えた対応でした。実は以前、落雷の被害に遭い、業務がストップしたことがありました。当社は伝票枚数が多い日で1日に500枚。サーバーが使えないことによる被害はかなり大きくなります。そのため社内にサーバーを置くことのリスクをできるだけ避けたいと思っていました」（代表取締役専務 本髙健一氏）

自社だけでなくユーザーの経営改善に活かしてもらうための独自の売上集計表

現在、同社では『PCAクラウドAPI』を利用してカスタマイズした帳票作成機能によって、売上集計表を独自の設定で集計・出力している。それは病院や介護施設にとってKPI（主要業績評価指標）ともいえる 排泄コスト推移表だ。

「排泄コスト推移表とは、簡単にいえば介護用おむつをどれぐらい使用しているかの実績データです。当社のお客様である病院や介護施設が次年度の予算を組むときの参考にしたり、あるいは経費を見直す際にもおむつの発注に無駄はないか、あるいはもっと必要なのではないかなど、お客様の経営改善に活かしてもらえるデータです」（常務取締役 諏訪原英明氏）

同社ではこの排泄コスト推移表を以前から集計・出力していた。しかしこのデータを配布する先のお客様の数は約200箇所。当然、それぞれのお客様個別のデータを集計・出力する。以前はExcel®で入力していたためミスもあり、実際のデータとの照合にもかなりの時間をかけなければいけなかった。そのため得意先への配布・情報提供は半年に1回が精一杯だった。

「集計・出力にとても手間のかかる排泄コスト推移表ですが、お客様からは大変好評でした。このような集計表をお客様に向けて提供している企業はおそらく少ないと思います。また当社の提供するデータが正確なため、信頼にも繋げていました。この排泄コスト推移表を『PCAクラウドAPI』を利用することで、より効果的に集計・出力・配布できるようになったのです」（諏訪原氏）

半年に1回の集計・配布から、1カ月に1回の集計・配布・情報提供に

以前は半年に1回しか集計・配布できなかった排泄コスト推移表だが、『PCAクラウドAPI』のカスタマイズ集計によって、現在は1カ月に1回の頻度で出力・配布している。お客様には毎月、情報提供できるようになり、お客様側にとって重要な指標のため大変喜ばれているという。同社の排泄コスト推移表では月次推移はもちろん、1袋に12枚入りの商品の場合には1枚ごとの利益も算出できるようにしている。同社にとっては得意先毎・商品区分毎に売上・仕入・粗利を確認でき、お客様側にとっては正確なおむつの使用数が月毎に確認でき、来年度の予算の目安にもでき、無駄も見直せる。

集計・出力の時間や工程数も大きく変わった。以前はExcel®への入力→事務スタッフのチェック→さらに各営業担当者のチェックと数段階の作業が必要だったが、現在は得意先コードと期間指定さえすれば、ほぼワンクリックで排泄コスト推移表を出力できる。

「以前は事務スタッフと営業社員が2、3日かけてやっと1カ月分の集計ができていました。それを半年分でしたからね。しかし今は1カ月分の1件のデータを出すのにおそらく１分。100件分のお客様のデータを出すなら100分です。200件なら3時間少しあればよいわけです。さらに出力される数字は『PCA商魂X』『PCA商管X』からダイレクトに集計した数字ですからミスもありません。この正確性が功を奏した場面もありました」（本髙氏）

正確な情報を提供できることの強み。新しい得意先を増やすことにも成功

ある得意先より同社の提供した排泄コスト推移のデータに間違いがあるのではないかと指摘されたことがあった。確認してみるとその得意先が集計した数字に漏れがあり、同社の提供した数字が正しいことが判明した。

「その得意先のご担当者様が、三井・メディックスはいったいどうやって正確な数字を出しているのかとお聞きになり、『PCAクラウド』から出力しているとご説明しました。ちょうど『PCAクラウドAPI』のカスタマイズ機能を取り入れた翌月のことでした。おそらくここで当社の数字にミスがあったり、うやむやな対応を取ってしまったら、そのお得意様を失う結果になっていたかもしれません。正確な数字を自信を持ってご提供できることは大変価値があると思います」（諏訪原氏）

このような正確な実績データをサービスとして顧客に提供している同社の姿勢を評価して、新たに取り引きを始めた病院・介護施設もある。実際に得意先を増やすことに効果が出ている。

「この実績データの情報提供サービスは、当社の付加価値を高めるもので、なくてはならないサービスです。スピーディーな集計をしたくて自前のシステムも検討したぐらいですが、それを『PCAクラウド』のカスタマイズによってコストを抑えて実現できました」（本髙氏）