職員が増え「Excel®＋紙媒体」の管理に限界が

四谷メディカルキューブが開院したのは2005年5月。当時の人事管理はExcel®＋紙媒体での管理だった。当時は医師や看護師、医療事務などを含めスタッフは約100名。人事管理ソフトを導入しなくても、なんとかExcel®＋紙媒体で処理できていたという。

「しかし2、3年前からスタッフが一気に200名を超えるようになりました。そのため従来のやり方では追いつかず、さらに問題点も見えてきました。従来の方法では人事異動などがあるとそのたびに上書きすることになり、後から以前の情報を追うことが困難でした。また名前や住所・生年月日と、職務経歴や学歴がExcel®データと紙とに分かれていたので、これらも一つにまとめようと思いました」（経営管理部 管理課 課長 矢政健一氏）

『PCA会計』への好評価あってこその切り替え

同院では以前から『PCA会計』を使用していた。提携している医療機関の多くがPCAシリーズを使用しており、開院時に他社製品との比較検討も行ったが、PCAが最も使いやすかったと語る。「私は以前の職場でもPCAソフトを使っていたのですが、非常に使いやすい、わかりやすいという印象を持っていました。人事管理ソフトの選定にあたって、もちろん他社製品との比較を行いましたが、『PCA会計』と同じメーカーだというポイントが大きかったですね」（経営管理部 管理課 副主任 大竹範之氏）

2011年1月に『PCA人事管理９V.2』を導入。紙媒体からのデータ入力に想像以上に時間がかかり、当時の担当者が異動になるなど本稼働までにはある程度時間を要したが、2012年6、7月に本格的にデータ入力を始め、2012年秋から現在のシステムへ完全移行した。

見たい人事管理データを容易に抽出、瞬時に確認

従来のクリニックの常識を超える200名余りのスタッフを抱えている同院では、当然スタッフの入れ替わりも多い。

「私は当院に入職してきて間もないため、スタッフの顔と名前が一致しないことがあります。『PCA人事管理９V.2』では顔写真を登録できるので、誰がどの人かをすぐに検索できるのが大変便利ですね。また同じ職種でも勤務年数やキャリアによって給与は細かく設定されており、以前の方法だと個人ごとに分けられた紙のフォルダを開いて給与額を確認することになりましたが、今はデータを開くだけで瞬時に基本給などがわかります。またExcel®では1行ごとに1人のデータを入力していましたが、ついうっかり段を間違えてしまう危険性があります。『PCA人事管理９V.2』は社員情報の登録画面には1人分だけの情報しか出てきませんから、誤って次の人の情報を書き間違えるようなミスは発生しません。そういう点では入力ミスの防止にもなりますね」（経営管理部 管理課 溝口陽子氏）

「私の場合、主に会計を担当しているので人事データは閲覧する程度ですが、以前のExcel®データ＋紙媒体に比べて、非常にスピーディーに欲しいデータを確認できます。やはりExcel®で作業することが多いのですが、Excel®データにすぐに落とせるところが非常に便利です。『PCA人事管理９V.2』では職員それぞれに個人コードを振るのですが、IDと名前さえあれば、いかようにも集計を取ることが可能です。現在は主に男女比や年齢などで集計をとることが多いのですが、『年齢30歳、英語が堪能、海外の大学病院での医療従事経験がある』などの条件で抽出を行うこともできると聞きました。まだそこまで使いこなせていないのが現状なのですが、詳細な条件でのスタッフ抽出が可能な点は、患者さんのニーズが多様化する中で、医療関係者にとって大きなアドバンテージになると考えています」（大竹氏）

「人事管理がExcell®データ＋紙媒体から、完全にデータ移行になったとはいえ、紙の保存量が大幅に減ったわけではありません。しかしデータ抽出にかつてのような時間はかからなくなり、時間の効率化という点では成功しています。またセキュリティ面も安心です。Excell®データでもパスワードを使っていましたが、セキュリティをかけられる幅には限界がありました。『PCA人事管理９V.2』ではフォルダごとにユーザーのアクセス権を細かく設定できます。なので本来の業務内容や使用の目的に沿った使い方しかできませんから、スタッフの個人情報を守ることができます。スタッフ数は開院当初から約2倍になったわけですが、人事管理については当初と変わらず3名。入力しているのは2名のままで行えております」（大竹氏）

多様な職種が1箇所に集まる場所での人事管理

『PCA人事管理９V.2』が本稼働したのは2012年秋。

まだ半年しか経過してないため、なかなか使いこなせていないことが最大の課題だと語る。また医療機関ならではの入力したい情報がうまく反映できない場合があるそうだ。

「管理項目のマスター登録についてですが、マスター項目を自由に増やすことは可能なのですが、できればより詳細情報を入れたいのです。例えば健診の履歴について、ただ受診したかどうかを入力することは現状でも可能ですが、採血の結果などの詳細も一目で確認できるとさらに便利ですね」（大竹氏）

「例えば看護師の場合学歴も4年制大学・短大・2年制専門学校・3年制専門学校など様々です。後から抽出できるように予めマスター登録をしなければならないわけですが、そこをもう少しダイレクトに入力できる方法があると良いですね。また現在はExcel®で学会参加にかかった費用などを計算しているのですが、年間の経費は決まっているため、これらが簡単に計算できる仕組みがあると便利です。これについては給与・会計との連携が必要になってくる部分でしょうね。看護師がどのような研修を受けてきたのかの履歴も管理できるようになれば、さらに便利だと思います。これに関しては慣れてきたら徐々に始めていきたい部分です」（溝口氏）

「やはり病院事務には独特の複雑さがありますから、一般企業の人事管理とはまた別の工夫が必要です。病院は1箇所に様々な職種の人が集まる場所です。職種ごとに資格も給与体系も勤務形態も違い、入力したい内容も異なります。なので職種ごとの人事データをうまく管理・整理していけるソフトが医療関係者には適していると思います」（矢政氏）

同院で行われている最新のPET検査は大学病院からの依頼も多く、日本全国でも3本の指に入るほどの検査数だ。減量手術ではICE認定を受けている日本唯一の施設で、年々患者数も増えている。今後は現在アウトソーシングで処理している給与についても、会計・人事管理と連携させることでよりスムーズに処理を進めていくことも検討している。