ヤマト運輸『B2』終了で大量の発送先データ管理を見直し

株式会社リンクスは主にエステサロンで使用される化粧品や美容機器の販売、自社ブランド『PYRシリーズ』などの展開、また表参道での実店舗運営や美容コンサルティングなど、美容に関する総合商社として約20年の歴史を持つ。

製品・サービスの品質の高さで着実に顧客を増やしており、大手エステサロンなどのBtoB取引だけでなく、小規模のエステサロンや個人的に製品を使いたいと希望するBtoCの顧客も多い。そこで以前はヤマト運輸の送り状発行システム『B2』によって直送業務を行っていた。しかし『B2』サービスが、クラウドを利用した新たな送り状発行サービス『B2クラウド』へ移行することになり、ここで1つの問題が生まれた。

「ヤマト運輸の送り状発行システムがクラウド化するにあたって、発送先の登録件数を以前のB2に比べて大幅に減らさなくてはならないことがわかりました。新システムでは登録できる発送先は2千件。当社は直送先が多いためそれでは足りませんでした」（管理部部長 杉本伸一氏）

「当社は約2万件の発送先を登録していました。これらのデータはローカルに保存していたのですが、一度パソコンが故障してしまい大変な思いをしたことがあります。そういう意味ではクラウド化はよいことなのですが、登録できる件数に限りがあり、かつBtoCのお客様は今後も増えていくためシステムを見直す必要がありました」（ブランドライセンス事業部 佐藤慶子氏）

1名の従業員がわずか3日間で新システムを構築

もともと同社は十数年にわたって『PCA商魂』を利用し、主にBtoBの販売管理を行ってきた。ホストPCにデータを保管し、クライアントPCからもそのデータを利用できるEasyNetwork版を導入し販売管理を行っていた。そんな中で突如降りかかってきた『B2』終了に伴うシステムの見直しだが、同社の場合は一人の従業員の活躍によってこの課題を解決した。

「これはまったくの偶然だったのですが、新システムを検討し始めたときに、ECサイトの管理を担当している佐藤さんが元SEだったことを思い出しました。そこで佐藤さんに膨大な送付先データと販売管理の新システムについて相談したところ、彼女が自分の力でなんとか構築できそうだと言ってくれました」（杉本氏）

「出産・子育てでしばらくブランクがあり不安もありましたが、『PCA商魂DX クラウド』のWeb-API連携を知り、これなら私一人で新システムを構築できるのではないかと思いました。PCAの場合は最初に体験版を利用できるのですが、その体験版の試用期間内に、一人でわずか3日間で現在のシステムを構築できました」（佐藤氏）

『PCA商魂DX クラウド』×『kintone』×『B2クラウド』のシームレスな連携

佐藤氏が構築した同社の販売管理システムは次のような仕組みになる。

①受注データや売上実績データは『PCA商魂DX クラウド』で管理。②その出荷データをサイボウズ社の『kintone』と連携。③『kintone』のデータはヤマト運輸の『B2クラウド』にその都度展開させる。

大量の出荷先登録件数にも対応できる『PCA商魂DX クラウド』のデータを『kintone』を介して利用するため、登録件数に限りがある『B2クラウド』のデータは空のままで、今後も多くの顧客の送付先データの管理が可能になる。営業社員は、いつ・どの顧客に・どの製品を・いくらで、販売したかという過去の情報をお客様先や外出先で確認できるという事は、営業活動を行う上で非常に有用で、その情報の中には発送履歴も含まれており、直近の発送状況をリアルタイムに確認できる事は非常に効果的だ。

『kintone』はスマートフォンやタブレットからも利用でき、納品書データなどは『PCA商魂DX クラウド』を開かなくても、『kintone』との連携によって確認できる。「同時接続できるライセンス数を増やし、『PCA商魂DX クラウド』を各営業社員が入力できる環境もできなくはないのですが、基幹データを多くの社員が直接操作できる環境は不安もあります。しかし『kintone』をプラットフォーム※4 にすることで、販売管理データをセキュアに管理しつつ必要なデータも確認できることは安心で便利です」（杉本氏）

自社に最適なシステムを自社の従業員が構築できる時代に

この『PCA商魂DX クラウド』×『kintone』×『B2クラウド』の連携システムの構築は、これまではSIerなど専門業者に委託されることが多かった。しかし同社のようにスキルの豊富な人材が在籍している企業も増えている。

「個人的には自分のスキルは産休に入る10年前で止まったと思っていました。それでも私一人でシステムの連携ができました。プログラミングの知識をある程度ご存知の方なら決して難しくはないと思います」（佐藤氏）

今回同社のAPI連携による新システム導入が成功したのは、佐藤氏がそれぞれのシステムの特徴を上手に活かして構築したことも大きい。『PCA商魂DX クラウド』は納品書発行などの管理に利用。『kintone』は営業社員が分析に活用、あるいは本社と営業社員とのコミュニケーションツールとしても利用。『B2クラウド』は配送などの物流を管理。それぞれの特徴を押さえた上での構築に加えて、佐藤氏が「会社の業務をよく知る従業員」だった点も功を奏した。従業員なら自社の業務知識をよく理解しており、そこにITやプログラミングの知識を加えることで、自社の業務にフィットしたシステムを構築しやすい。また運用後の修正にも社内で対応できる。自社の業務に確実に合うシステムを構築するために専門業者に高額で依頼する時代から、API連携を活用して自社内で社員によるシステム構築ができる時代へと移行しつつある。同社はその先駆けともいえるだろう。

『B2クラウド』と『kintone』と『PCA商魂X/DXクラウド』の連携については、PCAのホームページでも必要なアプリケーションや連携方法を紹介している。 【特設サイト】https://pca.jp/yamato/

できることがどんどん増えている『PCA商魂DX』

同社は本社以外に表参道の店舗や大阪の営業所など複数の拠点を持つ。今後は『PCA商魂DX クラウド』によって各拠点の数字をリアルタイムで集計することも可能だ。

『PCA商魂DX』には新たな機能も加わっている。『PCA FinTechサービス』はアカウントアグリゲーションサービスの『MoneyLook®※5』を利用し、金融機関の口座明細とPCAソフト（『PCA商魂DX』『PCA会計DX』『PCA公益法人DX』『PCA医療法人会計DX』『PCA社会福祉法人会計DX』他）とのデータ連携が可能になるサービスで、全国の1,300以上の金融機関に対応しており無償で利用できる。

「私自身はECサイトを担当しているため、日常業務で『PCA商魂DX』を操作することはほとんどありません。ただし今回あらためてソフトの中身を見て、すごくよい販売管理ソフトだと思いました」（佐藤氏）