導入事例
株式会社 いづ藤漬物舗 様
お中元お歳暮シーズンの伝票処理・請求処理システムを、商魂＋指定伝票発行ソフト連携でコストを抑えたスムーズで確実な運用を実現。発送ミスを０件にできるシステム。
明治時代に創業し、以来、着色料や防腐剤などを一切使用しない製法で最高級の漬物を作り続けている株式会社いづ藤漬物舗。同社の顧客には日本を代表する企業経営者や老舗の高級料亭が名を連ねている。贈答品としても人気の高い漬物を販売する同社では、お中元やお歳暮など繁忙期の伝票発行・請求業務が大きな課題になっていた。そこで『PCA商魂X』＋指定伝票発行ソフト『伝助』を導入し業務の流れを変えた。「発送ミスが０件になった」というその効果を伺った。
導入の狙いと効果
- 導入の狙い
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- お中元やお歳暮など、繁忙期の伝票処理・請求処理をミスなくスピーディーに行いたい。
- 入力する側、お客様側の双方にとって使いやすく見やすい入力画面や請求書にしたい。
- 伝票入力操作ができる人員を増やしたい。
- 導入の効果
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- 『PCA商魂X』＋指定伝票発行ソフトの連携で、スピーディーな入力業務・請求書発行ができ、さらに2重入力が無くなった事で発送ミスを０件に。
- 指定伝票発行ソフトで従来の注文書と同じフォーマットの入力画面を作成したことで迷うことなく入力が可能。送り状や請求書もこれまでと同様の書式のため受け取る側も見やすい。
- 入力担当者が集中しがちだった業務も、環境を整えたことで操作できる人が増え、リスクマネジメントにも成功。
導入システム
- PCA商魂X システムB
- 伝助 ※1
※1：『伝助』は、株式会社ヘキサードの製品です。
導入企業とプロフィール
株式会社 いづ藤漬物舗
| 主業種 | 漬物製造販売 | ||
|---|---|---|---|
| 所在地 | 〒460-0003 名古屋市中区錦三丁目13番33号 | ||
| 営業時間 | 平日 朝9時～夕方5時30分 土曜 朝9時～午後3時 | ||
| 定休日 | 日曜・祝日 | ||
| URL | http://izuto.co.jp | ||
| 企業紹介 | 店内に一歩踏み入れると、ふんわりと天然の味醂粕の香りが漂っている。 昔ながらの製法で作られる守口味醂漬。添加物は一切使用せず、二年の歳月をかけ、じっくりアメ色になるまで仕込んだ味は、まさに"本物の味"。容器の竹のたがをまいた本樽というこだわりは老舗ならでは。 | ||
導入前の運用と課題
2重入力を解消し、確実な顧客データの管理を行いたい
人気の贈答品を取り扱う企業や店舗で、しばしば問題になるのがお中元・お歳暮シーズンにおける大量の伝票処理・請求処理だ。期間限定の人員補充など、それぞれの企業が様々な対応を行っているが、送付ミスなどのトラブルが起きるケースも少なくない。
明治時代から伝わる伝統の製法と、“ほんもの”の味を守り続けている株式会社いづ藤漬物舗もまさにこの悩みを抱えていた。いづ藤漬物舗の顧客には日本を代表する企業経営者や老舗の高級料亭などそうそうたる顔ぶれが並ぶ。「どんなにおいしい店でも支店を出した途端、本店の味まで落ちてしまう」と、有名デパートからの出店依頼にも応えず、あえて1店舗＝本店のみでの製造・販売を守り続けている。そのため請求業務などを行う従業員の数も限られている。
同社では以前、注文は手書きの申し込み用紙がFAXで届き、それをまずExcel®データで管理。そのデータを基に、既に導入していた『PCA商魂X』で請求処理を行っていた。しかしこの方法では次のような課題があったと、代表取締役社長 伊藤嘉浩氏は振り返る。
「以前の方法では、Excel®入力、さらに『PCA商魂X』入力と2重入力になっていました。顧客データの管理はExcel®で行っていたわけですが、Excel®画面では誤って上書きすることもあります。また入力の手間が2度あることは、その分、時間もかかりミスも起りやすくなります。当舗のお漬物は、お買い上げくださったお客様が、さらにそのお客様へとお送りになることが多いため送付先データや顧客データの管理を確実に行うことには大きな意味がありました」（伊藤氏）
伊藤 嘉浩 氏
株式会社 いづ藤漬物舗事務担当
芳野 氏
選定のポイント
様々な業務の領域で活用できるPCAソリューション
顧客データの確実な管理に加えて、請求書をスピーディーに出力・送付できる環境も欲しかったと伊藤氏は続ける。
「やはり時代の流れといえるのでしょうが……。以前はこちらからの請求書の発送が遅れた場合は待ってもらえることが多かったのですが、今はなかなか難しいですね。秘書の方から「請求書をはやく発送してもらわないと困ります。」とお電話をいただいたこともありました。もちろん商品そのものは素早くお送りしているのですが、結局その後の入力処理が繁忙期において追い付いていませんでした。入力処理・請求処理をスピーディーにできる環境も欲しいと考えました」（伊藤氏）
そこで同社では2つの改善を行った。1つは指定伝票発行ソフト『伝助』（株式会社ヘキサード）を導入し、2台のPCで従業員が同時に入力作業できるようにしたこと。そして2つめが、既に使用していた『PCA商魂X』をそのうち1台に入れ、連携する事で送り状や請求書発行をスピーディーかつ確実にすることだった。
導入後の効果
データ連携によって、ミスのない発送業務ができる
『PCA商魂X』と指定伝票発行ソフト『伝助』の連携によって、同社では次のような効果が得られている。まず大きな成果として挙げられるのは、顧客データを一元化したことでスピードの向上とミスの軽減を実現できたことだ。
以前Excel®で別管理していた顧客データは、現在『PCA商魂X』で管理している。『伝助』の入力画面で選択できる送付先は、『PCA商魂X』の直送先データを利用しており、送付先が複数のお客様であっても、それぞれに送り状・納品書が作成できるように変更されている。『伝助』の送付先データを『PCA商魂X』の請求データとして取り込むことで、2重管理を排除し、また正しいデータを保持するという効果もあった。
「『PCA商魂X』のデータを親データとして一元化することで、実際に送り状や請求書を出すスピードは速くなりました。まず入力の回数が1回になったので時間の効率化はもちろんですが、打ち間違いがなくなりました。お客様のデータを確実に管理できるようになった点は大きいです。例えば、同じお客様でもお中元とお歳暮のときで住所が変更になっている場合があります。住所変更などがあったお客様は『伝助』の入力画面で、その変更部分がユーザー側にわかりやすく伝わるようになっており、こちらはミスなく正しい住所にお送りすることができます」（事務担当 芳野氏）
従来の注文書と同じフォーマットの入力画面。入力する側とお客様の両方にとってわかりやすい
また請求書の発行業務もスピーディーになり、限られた人員の中でも仕事を進めやすくなったという。
「以前は請求書を出す場合に注文書を取り出してきて、その内容を一つひとつチェックしながら請求書を作っていました。照合作業のため2名の人員が必要で、もう1名がいないと業務が進められませんでした。しかし今は注文書データと請求書データが同じデータですからチェックは必要ありません。1名の従業員だけでもすぐに請求書を出力し送れるようになりました」（芳野氏）
同社が新しいシステムをスムーズに運用できている理由には、株式会社ヘキサードによる数度のプログラム修正や入力画面への柔軟な対応も大きい。同社では『伝助』の入力画面を、それまで使用していた注文書の流れにそった画面構成にしている。
「長く使用してきた注文書と同じフォーマットの入力画面を作ってもらいました。そしてお客様への送り状や請求書も以前と同じ書式のものが出力されるように設定してもらいました。お客様の中には数十年にわたって当舗の漬物を注文してくださる方も多く、年配の方も少なくありません。ですから送り状や請求書の書式はできるだけ変えたくなかったのです」（芳野氏）
（守口大根、瓜、きうり、すいかの詰め合わせ）
『PCA商魂X』の便利な機能を業務にしっかりと活用
同社では『PCA商魂X』の高い検索性も毎日の業務に上手に活かしている。同社の得意先には長年にわたったお付き合いの料亭や顧客が多く、電話での注文の場合は名乗らない顧客も少なくない。
「そのような場合は電話番号などから『PCA商魂X』のデータを検索して対応しています。ホテルなどの場合は数種類の商品を注文されることも多く、『前回と同じものを』と注文された場合には、過去の商品コードから何を注文されたのかがその場ですぐに確認できます。慣れもあるのでしょうが、検索時間に遅さを感じたことはありません」（芳野氏）
他にも『PCA商魂X』の売上集計表は伊藤氏も必ず目を通しており、入金データ入力では一覧を確認できる点も便利だと評価している。『PCA商魂X』の入金データ入力は「伝票式」と「一覧式」の2種類が用意されており、「一覧式」は複数の得意先データをまとめて入力する場合に便利だ。どちらの方式も状況に応じて使い分けることができる。
送付ミスは0件に。PCAソリューションなら費用を抑えた伝票処理・請求処理システムが可能
『PCA商魂X』＋指定伝票発行ソリューション『伝助』の導入後、初めて迎えたお歳暮シーズンでは、以前は1、2件あった送付ミスが0件だったと伊藤氏は語る。
「業務の確実性や効率が上がったことは確かです。でもそこに経営者としての視点でさらによかったと思える点があります。これまでは芳野さんや経理担当の妻が中心だった入力業務を、他の社員や私も操作する機会が増えたことです。パソコンを複数台にしたという事情もありますが、システムが整ったことでこれまで敬遠していた入力や検索を私自身も楽な気持ちでできるようになりました。操作できる人を増やしたいという思いもあったので、その点でも満足しています」（伊藤氏）
今回の導入で尽力した株式会社ヘキサードの担当者は、次のように語る。
「このような伝票処理・請求処理をしたいと希望する店舗や企業は多いものの、費用を気にして煩雑な業務を続けているところが多いです。実は今回のいづ藤漬物舗様のように、PCAソフトと当社のソフトを連携させることで、なるべく費用を抑えて希望の伝票処理・請求処理システムを実現することができるのです」
今後の展望と課題
今後同社では、パソコン台数を増やし、さらに効率的な業務改善を行うことも視野に入れている。伊藤氏は今後も変わることなく“本質”を極めたもので勝負していきたいと語る。
「木から作った本樽で甘味料などは一切使わず、少なくとも2年間の歳月をかけて当舗はお漬物を作っています。包装も皺一つないように丁寧に包んでいます。一度、皺があったとお叱りを受けたことがあり、当舗のお客様がそのお客様へどのような思いで贈答しておられるのかがよくわかりました。今後もお客様へ“ほんもの”の味をお届けしていくために努力を続けていきたいと思います」（伊藤氏）
様々な導入事例をまとめたガイドブックをはじめ
各製品の資料も是非ご覧ください。
ピー・シー・エーから一言
営業担当者コメント
『PCA 商魂X』をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
今回のシステム導入では、今までの課題であった贈答に関する入力業務・請求書発行が『伝助』との組み合わせで大きく工数削減が出来た事をご評価いただき嬉しく思います。
お中元・お歳暮などの繁忙期のみならず、注文票作成から発送までの一貫した流れが確立でき、業務改善のお役にたてたのではと思っております。
引き続きPCA製品および連携製品をご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
『PCA 商魂X』をご利用いただきありがとうございます。
速度についてはいつも意識している部分であり、検索時間に遅さを感じた事はないと仰っていただけてうれしく思います。
『PCA 商魂X』と『伝助』の機能を、組み合わせたり使い分けられて、業務に合わせた運用を実現されているようでなによりです。
今後も機能改善を続けてまいりますので、さらにお役に立てましたら幸いです。