1台のパソコン・1人の社員に集中する業務を軽減し、滞らない業務の流れをつくりたい

株式会社いつき総研はレセプトコンピューターシステムや最先端の医療機器、治療ベッドや包帯などの衛生材料、さらには開業支援まで医療施設の運営に必要なサービスを全般的に取り扱っている。

「とにかく取り扱う商品の数も種類も多い」（営業部 寺脇麻美氏）という特徴を持つ同社だが、以前は1台のパソコンで販売管理の処理を行っていた。そのため1人の社員がそのパソコンを使っている間は、他の社員は売上の入力や見積書などの出力はできず、そのパソコンが空くのを待って処理を行っていた。

「当社では私の入社前から『PCA商魂』を長く使用しており、私のデスクのパソコンに『PCA商魂』を導入していたのですが、私が席にいないタイミングで他の社員が入力している状況でした。商品検索などもそのパソコンでしか検索できず、各社員がそれぞれ自分のパソコンでも『PCA商魂』を使えるようになったらすごく便利なのにとずっと思っていました」（寺脇氏）

また『PCA商魂』を1台で使用していたために、主にその1台を使用している寺脇氏に業務が集中していた面もあった。見積りについては営業社員がExcel®で作成したデータを寺脇氏が『PCA商魂』へ入力しており、二重入力の手間も発生していた。そして入力業務が1人の社員に集中することによるプレッシャーも大きかったと話す。

「『PCA商魂』の入力操作を一番知っていたのは私ですから、その私が出勤できなくなると業務が滞る心配が常にありました。ですから風邪をひいても休めません（笑）。さらに当時は妊娠中でこのままでは無事に産休に入れるかと心配していましたが、新しく西川さんが入社されて、その西川さんが『PCA商魂』の操作にあっさりと慣れたので無事産休に入れました」（寺脇氏）

「『PCA商魂』はすんなりと操作できた印象です。その後『PCA商魂X』へとバージョンアップしたのですが、私自身はスムーズに慣れることができました。『PCAクラウド』によって現在は私と寺脇さん以外の社員も『PCA商魂X』を操作していますが、他の社員も1カ月ぐらいで慣れており、初めて触る人でも取り扱いやすいソフトだと思います」（営業部 西川友梨氏）

複雑で幅広い商品も『PCA商魂X』の取引先登録・商品登録の機能でカバー

『PCA商魂X』はExcel®データへの出力が容易にできる特性を持っているが、同社ではこれを活かして独自のデータへと活用している。

「『PCA商魂X』の入金伝票の回収データを活用して、未入金データを抜き出し、それを各担当の営業社員ごとに分けてデータを作成し渡しています。以前はこの作業は膨大なExcel®の表を出力して、それを1件ごとに目で追う大変な作業を行っていました。しかし今は『PCA商魂X』のデータを容易にExcel®データへ変換・加工できるので、この点も以前との違いを実感した部分です」（寺脇氏）

同社はレセプトコンピューターシステム、医療機器、衛生材料など幅広い商品を持っているが、ほぼそのすべてを『PCA商魂X』で管理している。レセプトコンピューターではシステムの保守料も発生するが、これも『PCA商魂X』で問題なく処理している。顧客によっては小さい商品を数多く購入する場合や、医療機器については型番がそれぞれ複雑に異なるケースも多い。しかし取引先登録や商品登録の柔軟な機能を使うことで対応できている。

「取引先の登録では2048文字まで登録できるメモ機能（コメント欄）があります。摘要部分に入らなかった情報はこのメモ機能を活用しており、みんなが必ず見る売上伝票入力の画面ですぐにその内容がわかるので複雑な商品管理にも対応できています」（西川氏）

他にも商品登録では得意先別単価の登録や、商品単価の有効期限を設定することで期間単価の登録もできる。同社でもこれらの『PCA商魂X』の前準備入力（導入部分入力）の機能を高く評価している。

営業社員が知りたい数字を、断然はやく知ることができるようになった

今回の『PCA商魂X クラウド』の導入を振り返って、寺脇氏・西川氏の両氏は入力担当者の業務軽減だけでなく、だれもがいつでも数字を確認できるようになったことで、営業社員がそれぞれの営業活動をしやすくなった点も大きいと語る。

「『PCA商魂X』の売上集計表や売上順位表などは、以前なら私1人のパソコンからしか確認できませんでした。しかし今は『PCAクラウド』によって各自のパソコンからいつでもリアルタイムの数字を確認できます。営業社員はこの1年でどの商品が一番人気だったのかなどをよく見ていますね。以前と比べて営業社員が断然はやく数字を知ることができるようになった点も、今回の導入における大きなメリットだと思います」（寺脇氏・西川氏）

今後も開業者の立場に寄り添ったスタンスで質の高いサービスを提供

医療施設のマネジメントを専門的・総合的に行う企業が増えている中、同社が常に忘れずに意識していることは開業者の立場に立った支援の形だと語る。

「当社の最大の特徴は何かと聞かれたら、開業者の立場を常に考え続けているスタンスだと思います。100箇所の整（接）骨院・鍼灸院・介護施設・医院があったとしたら、100通りの対応力が求められます。当社はその百人百様のニーズにお応えし、当社のレセプトコンピューターシステムによって毎日の保険請求業務の負担を減らして、その分患者さんに向き合える時間を作っていただけることを目標にしています。この点はPCAの販売管理システムによって毎日の入力業務の負担を減らし、その分より効率的な業務を行う時間を作るという点と共通している部分だと思います。今後も顧客目線・開業者の立場に立ったサービスを追求していきたいと思います」（営業部 三俣悟史氏）