型番・製造番号・得意先とのやり取りまで正確に記録管理したい

有限会社綾園は大手ガス機器メーカーのアフターサービスを中心に、ガス機器の修理・販売、リフォーム全般、さらにIHクッキングヒーターなどのリース業も請け負い、事業エリアは近畿2府4県にまたがる。そのため取り扱う商品の数は膨大で、かつ安全に直結する商品や工事のため、品番・型番・製造番号、さらには得意先とのやり取りなどを、詳細かつ正確に記録し管理する必要があった。

同社では十数年以上前から『PCA商魂』『PCA商管』が導入され、これらの複雑な販売管理を処理してきた。

「当社のシステム全般の管理をお願いしているキヤノンシステムアンドサポート株式会社の担当者の方が、当社にはPCA製品が使いやすいだろうと勧めてくださったのがきっかけです。実際、当時からPCAソフトの検索機能は便利だと思い使ってきました」（総務担当 喜田栄子氏）

そして約3年前に『PCA商魂X』へとバージョンアップ。そこで新たに便利さを感じ、現在、有効に活用しているのが、『PCA Xシリーズ』に標準搭載の『PCA eDOCX』だ。

コードやマスターを自社の販売管理に応じて工夫

『PCA商魂X』へのバージョンアップによって、以前よりも検索機能がパワーアップした印象が強いと喜田氏は語る。同社では自社の販売管理に使いやすいようコードをユニークに応用して使っている。

例えば取引先の直送先の登録では、直送先を会社名ではなくマンション名に設定しており、直送先コードを検索するとマンション名が表示される。同社の場合、顧客にはマンションの管理会社も多く、この機能は非常に重宝しているそうだ。
「そのマンションで何月何日にどのような工事や商品を販売したのかを、すぐに検索・確認できます。またそのマンション管理会社の担当者の名前も入力しており、いつどの担当者が何を発注したのかも、コード検索によって簡単に確認できます」（喜田氏）

同様に会社マスターのプロジェクト登録では住所を設定しており、地域ごとの管理や集計へと応用している。喜田氏が評価するように、『PCA商魂X』では取引先管理の便利さが大きな特徴だ。得意先区分・仕入先区分・商品区分はそれぞれ5区分まで登録が可能なため、自社の販売管理にそった管理や集計を出しやすい。それぞれの取引先の情報に2048文字までコメントを入力でき、その内容は伝票画面でも確認できる。また、見積・受注・売上・発注・仕入の各伝票では「8桁までの伝票番号」と「16桁までの伝票番号（英数カナも使用可能）」の二種類が登録できる。

このようなコードやマスターの応用についても、PCA製品の販売パートナーであるキヤノンシステムアンドサポート株式会社の担当者からのアドバイスが非常に役に立ったと喜田氏は語る。

「複雑な販売管理を処理するなら、自社ソフトという選択肢もあるでしょうが、それは高額になりがちです。ですから当社ではPCAの汎用ソフトを使用していますが、このように独自の使い方を工夫できますし、検索機能も強化されており、当社での現状の使用についてはある程度満足しています。もうずっとPCAですから、慣れもあるのかもしれませんね（笑）」（喜田氏）

各伝票・帳票から容易にExcel®出力が可能

同社では『PCA商管7V.2』も導入しており、仕入管理に利用している。ここでも『PCA商魂X』と同様にマンション名での検索がしやすいように登録しており、どのマンションでいつ、何の機器を据え付けるために、どこから仕入を行ったのかなどを瞬時に確認できる。また仕入データをExcel®データに出力し、仕入帳の作成などにも利用している。

「『PCA商魂X』も『PCA商管7V.2』もExcel®出力が容易な点は非常に助かっています。当社の場合、売上明細書は従業員同士での確認のために出力するのですが、じっくり見ているのは私たち事務方が中心です。実際に現場に行くことの多い当社の代表などは、Excel®に出力した一覧表や請求書を見ることの方が多いようです。ですのでExcel®出力が容易で、さまざまな資料に利用できるのは意味がありますね」（喜田氏）