第一条件はコストパフォーマンス、第二条件は以前と変わらない使いやすさ

株式会社トヨタツーリストインターナショナルでは、現在『PCA会計９V.2R7』が使用されているが、その前の『PCA会計8』、さらに『PCA会計2000』と10年以上にわたって『PCA会計』で会計処理が行われてきた。PCA以外の会計ソフトの利用経験があるという同社総務部経理課 担当課長 川原伸夫氏も「PCAソフトは概ね使いやすい」という印象を持っているそうだ。

以前同社で使用していた『PCA会計8』には特に不満などはなかったそうだが、PCAがこの製品のメンテナンス・サポートを終了することになり、新しい会計システムの選定を行うことになった。

新しい会計ソフトを選ぶにあたって、次のようなポイントを判断基準にしたという。「まず重視したのはコストです。当時はまだリーマンショックの影響が残っていた頃で、経営陣からもコストダウンを求められている時期でした。そのため正直、新しいシステムを導入することはなかなか言い出しづらい状況だったのですが、『PCA会計8』のメンテナンス・サポートが終了するわけですから、迷っているわけにはいきません。そこでコストパフォーマンスを第一の条件にしました。第二の条件としては今までと違和感なく、スムーズに使用できるソフトです。なぜなら弊社は各地に営業拠点を持っていますが、そこで会計データを入力している従業員は、全員が経理に詳しい者ではありません。営業事務が主な業務ですから、そのような従業員たちでも問題なく使えることも大事なポイントでした」（川原氏）

システムダウンはなし。『PCAクラウド』の安定感

『PCAクラウド』を本稼働させて約1年。クラウドの利便性はどのように実感されているのだろうか？

「実をいうと大幅に激変した点はあまりありません。しかしこれは私どもが一番求めていたことなのです。『現場の従業員が今までと同じように使えること。入力に戸惑うことなく使用できること』を優先したわけですから。『PCA会計8』と『PCA会計９V.2R7』の操作性はほぼ同じです。入力画面や帳票類も以前とほぼ変わらず使え、本社から各支店へわざわざ指導に行く手間や時間も必要ありませんでした。なお弊社では旅行業専門の販売管理システムを導入しており、そのシステムとの相性の良さを重視して、あえて最新版の『PCA会計X』よりも『PCA会計９V.2R7』を選択した事情もあります」（川原氏）

なおクラウドならではの“安定性”には非常に満足していると語る。「以前は本社から離れた場所にデータセンターを借り、そこにサーバーを置きリモートコントロールしていました。しかしサーバーの使用年数が経つほどに動作が不安定になってしまい、業務の最中にサーバーがダウンしてしまうことがありました。復旧作業は本社で行うわけですが、各支店からは問い合わせの連絡が入り、その対応に追われることもありました。しかし『PCAクラウド』導入後は、このような状況は一度もありません。1年間使ってきましたが、システムがダウンしたことは一切なく、安定した環境の中で使えています」（川原氏）

同社では『PCAクラウド』によって9カ所もの拠点が繋がっており、9カ所から同時接続して会計処理を行うことが可能だ。入力の処理スピードに関しても、以前に比べて特段遅くなったと感じるレベルではないそうだ。「私自身の業務の中では、以前の処理スピードとの違いを感じることがありますが、現場レベルではほぼ遅延などは感じることなく使用できています」（川原氏）
以前、同社ではPCAの保守サービスに加入していなかったため、一部有償でのメンテナンスだったが、『PCAクラウド』には月額利用料に保守費用も含まれている。コストダウンという点ではその点も評価できるそうだ。

Excel®への貼り付けも簡単。CSVデータにも落としやすい

同社でよく利用されている会計機能としては、データ入力では振替伝票入力や仕訳検索修正、日常の帳票では仕訳帳や合計残高試算表が主に使われている。
「弊社はトヨタグループの一員ということもあり、経営分析などにはあらかじめ定められたフォーマットに則った会計データを作成しています。そのためPCAの会計ソフトでは先ほどあげた機能や、損益計算書・貸借対照表の作成などがメインです。しかしここにPCAの会計ソフトの特性がうまく活かせていると感じています。『PCA会計』はデータをExcel®へ貼り付けたり、あるいはExcel®からデータを拾うことが簡単にできます。用紙に出力するような感じでExcel®データを出力したり、PDFファイルを作成することも可能です。弊社の場合は先述したようにあらかじめ固定化された帳票類も多いですから、CSVデータに落としやすいことは会計ソフトを選ぶにあたっての必須の条件でした」（川原氏）