導入事例

多田労務管理事務所 様

多田労務管理事務所 様

クラウド活用で事務的時間の効率化と質の高いコンサルティングサービスを基盤環境の整備

細かな法改正や企業コンプライアンスの厳格化など、年々複雑さを増す労務・人事管理業務。これらの業務をただ請け負うだけでなく、時代に即した人事制度の導入や運用などのコンサルティングまで行っている多田労務管理事務所。代表の多田嘉恵氏はPCA主催の労務管理セミナーでも講演を行うなど、「親切・ていねい・わかりやすい」労務管理・人事管理のエキスパートだ。『PCAクラウド』の導入によって複雑な労務管理・人事管理はどのように効率化したのだろうか。

導入の狙いと効果

導入の狙い
  • 顧問先従業員情報のやり取りにかかっている手間を減らしたい。
  • 顧問先で行う事務処理時間を別の付加価値の高いサービスに転換したい。
  • 顧問先の個人情報を厳重に管理したい。
  • 入力後チェック業務の効率化・銀振データの早期作成を行いたい。
  • 様々な業種に対応できる汎用性の高いシステムが欲しい。
導入の効果
  • マスタ入力された情報を互いに確認し、スムースな情報のやり取りが可能に。
  • 事前にクラウドでチェックを行えることで、顧問先では質の高いコンサルティングサービスの提供が可能に。
  • 安心できるセキュリティ・権限設定で情報漏えいの防止対策が容易に。
  • 顧問先に訪問せずチェックができ、月次の処理がスピーディに。
  • 応用の効くクラウドサービスで多くの顧問先の業務をカバー。

導入システム

  • PCA給与9V.2R7 for SaaS (5CAL)

導入企業とプロフィール

多田労務管理事務所 代表 社会保険労務士 多田 嘉恵 氏

多田労務管理事務所

従業員数4名
事業内容社会保険労務士事務所/人事・賃金コンサルティング/労務コンサルティング/アウトソーシング/経営労務監査の提案
業務実績中小企業の人事制度導入、労務管理相談の実績多数、セミナー講師(リコー各社、ピーシーエー、歯科医院ネットワーク、エステ協会、納税協会、各種団体・企業、その他実績多数)
所在地〒542-0012大阪市中央区谷町9-1-22 NK谷町ビル403号
所長社会保険労務士 多田嘉恵(ただ よしえ)
設立年月日平成13年1月1日
モットー「親切・ていねい・わかりやすい」「社会保険労務士という枠にはまらず、会社経営の経験などを活かし、広い視野で物事を判断できる」
URLhttp://tada-office.net/
企業説明

【ご挨拶】 21世紀の変革が続く中で、企業も労働者も労働に対する意識が変わって来ました。 法律の改正も多く、企業ではコンプライアンスをより以上に求められるようになり、人事管理・労務管理は以前に比べて、非常に複雑化してきたと言えます。

当事務所は開業以来、手続き業務や労務管理相談等の社会保険労務士業務のみならず、人事制度の導入・運用等のコンサルティングまで、時代のニーズに合った質の高い人事・労務管理を目指してきました。 今後も、社会に常に求められる事務所であり続ける為に、日々努力してまいる所存でございますので、どうぞ、ご支援・御鞭撻を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

(多田労務管理事務所 HPより)

導入前の運用と課題

欲しい情報をいつでも得られる環境にしたい

個人情報を取り扱うことが多い社会保険労務士の業務。入社・退社時の保険の手続きや扶養家族の増減などの身上変更は、クラウド導入前は顧問先へ電話やメールで確認していた。

「最近は生まれるお子さんの名前が男女の区別が付きにくいことも多く、クラウド導入前はその度に電話で確認していました。しかし導入後は顧問先で個人情報をご入力いただければ、それを元にこちらの都合で処理できます。時間効率の面ではやはりスピーディに処理できるようになりました。また顧問先のある大手の企業様が税務調査の際、大至急で必要な書類を出して欲しいとご要望されることが多いのですが、そのやり取りにかなりの労力を要します。ご要望の資料をすぐに確認・出力ができる方法はないのかと考えていました。そんなときに私が労務管理の講演をしているPCAで、“クラウド”を使ったサービスがあると聞いたのです」(多田氏)

多田労務管理事務所 代表 社会保険労務士 多田 嘉恵 氏
事業所にて撮影

導入後の効果

事務処理の効率化

個人情報を扱う職種柄、クラウドには抵抗はなかったのだろうか?

「その点については当事務所と顧問先とで権限を厳密に分けることができることを知り安心しました。また個人情報は当事務所と顧問先だけが共有しており、PCAから個人情報が漏洩する心配もありません。権限についても実際うまく使い分けて使用しています。顧問先も不明点があればいつでも当事務所に聞くことができ、さらに我々も疑問点はいつでもPCAに確認できます。また保険料率は非常に細かく変更されており、かつては以前の保険料率で給与計算をし、後に修正するミスもありました。しかしクラウドならその心配もありません。顧問先と同じ画面を見ることで間違いがあればこちらで修正し、それを顧問先と共有できます」

実際に顧問先からの反応も非常に好評だという。現在4つの顧問先がクラウドを利用しているが、クラウド導入のための訪問は2回で済んでいる。「入力後のチェックが速くなった」「銀行の振込データが速く作れるようになったので安心」など、業務時間の効率化を実感する声が寄せられている。

「当事務所の担当者が言うには、情報共有できることで逆に打ち間違ってはいけないというプレッシャーもあるそうですよ(笑)」

複雑な給与項目にも対応

労務管理・人事管理は経理よりもさらに複雑だと多田氏は言う。

「労務や人事は会社によって違いがあります。もちろん給与計算もそれぞれに詳細は異なってきます。そのため計算式が非常に複雑になります。しかしクラウド導入時にそれらの計算式もPCAさんに手伝っていただきながら導入しました」。仕事柄、数多くの給与ソフトや会計ソフトを実際に見てきた多田氏だが、PCAのソフトやサービスはその中でも使いやすいと語る。「PCAの良さは応用が利きやすい点だと思います。例えば給与計算の場合、複雑な給与計算をする必要のある企業さんが私どもに依頼されます。なので応用の利くソフトやサービスでなければ対応できません。その意味ではPCAは給与項目も多く設定でき臨機応変なため、いろんなパターンの企業に対応できますね」

時間短縮よりも“質を上げる” ためのクラウド

『PCAクラウド』の導入によって、処理時間の効率化に成功した多田事務所だが、顧問先への訪問回数などはあえて減らさない主義だ。

「私は何もなくても必ず月に1回は顧問先へ顔を出します。やはり人間関係・信頼関係はこれからも密にとっていきたいからです。ではなぜ時間の効率化を促すクラウドを導入したのかと問われそうですが、クラウドによって事務的な処理時間をせっかく短縮できたのですから、その分、以前よりもさらに質の高いコンサルティングをご提供できる環境が整ったわけです。当事務所はただ給与計算を請け負っているのではなく、その企業の業務全般の見直しも含めた労務管理・人事管理が業務の大きな柱です。クラウドを使うことで、企業の信用問題に直結する給与の処理は確実にスピーディに対応し、そして労務管理・人事管理にはじっくりと時間を割く。私どもの社会保険労務士という仕事は、ある意味税理士さんよりも手間ひまがかかっていると私は考えています。確実で間違いのない事務処理と、手間ひまをかけた丁寧なコンサルティング業務の拡張。これらをしっかりと形にしなければこれからの社労士事務所は大きく成長できないと思います」

多田労務管理事務所
事務所ご紹介 主な業務内容

【人事・賃金コンサルティング】
望ましい人事制度とは
社員の的確な評価や満足度をともに考えながらやる気を高め、組織の活性化と経営戦略の担い手育成で企業の成長・発展を実現すること。
人事制度は手段であって、目的ではありません。働く人々の満足度と企業の発展に重点を置き、経営目標の達成のため、企業に最もフィットした制度を策定することが肝心です。制度の構築と運用の比率を4対6とし、制度の構築は終点ではなく、むしろ起点であり、運用されてこそ価値があるとの考えで、末永い運用を見据えた制度作りを支援しています。人事制度の構築には次のようなサブ制度を明確にし、連結させることで有効に機能します。

【労務コンサルティング】
専門的な知識と経験で法改正や 労務管理相談に対応

毎年のように改正される労働法や、多様な人材の雇用でますます複雑になってきた企業の労務管理は、知識や経験なしでは対応できません。人事・労務の経験豊富で専門的な知識で、適切なアドバイスをいたします。
就業規則があっても、実際の運用と合っていない会社も多数存在し、そのため労働基準監督署の調査で是正勧告を受けて、多額の未払い残業代を支払う実例が後を絶ちません。個別労使紛争も多発している中、労務リスク回避の適切なアドバイスをいたします。社会保険労務士には守秘義務が課されているため個人情報も安全に管理いたしております。

【アウトソーシング】煩雑な手続き業務・給与計算 ・助成金申請の代行
事業主・従業員は会社業務に専念し、保険手続きを依頼したい。会社設立にともない新規事業所加入の手続きを依頼したい。そのほか助成金の申請など迷わずご一報ください。
労働保険の年度更新事務(4・5月)・社会保険の算定事務(7月)が、煩雑で企業にとって大きな負担となっています。私たち社会保険労務士は、労働社会保険の複雑で多岐にわたるさまざまな事務手続を円滑に、しかも的確に処理いたします。また、法的改正が頻繁で手続きが非常に煩雑な助成金の申請も、ぜひおまかせください。

【経営労務監査のご提案】
労使トラブルを未然に防ぐお手伝いをします。
長時間労働から精神疾患にかかり自殺、または過労死に至るなど、労務トラブルは注目すべき新型リスクです。うちの会社は大丈夫と思って取り組んでしまいがちなのが、コンプライアンスです。専門家と一緒に労務リスク軽減を考えましょう。
大手飲食業や流通業の店長クラスの名ばかり管理職問題・サービス残業問題について会社側が軒並み敗訴しています。社員側が労災認定を請求し、企業側に故意・過失が認められれば、使用者賠償責任を問われます。労務リスクを避けるには労務監査が有効です。

今後の課題と展望

今後も“親切・ていねい・わかりやすい”サービス

多田労務管理事務所には医療・福祉関係の顧問先も多い。そのため変形労働のための給与計算が複雑になりがちだ。

「変形労働時間は時間給も複雑になり、たいへん給与計算が難しくなります。当事務所ではExcel®でオリジナルの勤怠計算ソフトを作ってみたのですが、複雑すぎて結局運用はできないままでした。今後PCAさんにお願いしたいことは、複雑な変形労働時間の職種でもスムーズな勤怠計算がクラウドを通してできるサービスを作ってもらいたいことですね。そして私どもの今後の目標としては、効率化というクラウドサービスの最大のメリットを活かしつつ、中小企業の皆さんのお役に立てるような質の高いコンサルティング業務を提供していきたいです。今後も親切・ていねい・わかりやすいをモットーに、多くの企業から頼られる存在でありたいですね」

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多田労務管理事務所 HP内ブログ 「社労士多田の日々好日」

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