勤怠データと給与データを連携させ、確実な勤怠・給与管理を実行したい

大村製本株式会社は設立から60年以上にわたり、絵本一筋に製本を手掛けてきた企業だ。同社が製本加工を行った絵本の中には、誰もが知るベストセラーが少なくない。あらかじめ判型が決まっていることの多いビジネス書と比べ、絵本は判型や紙の種類、色づかいなどが多彩なため職人の高い技術がなければ製本できない。多様な製本加工技術を持つ同社には大手出版社などからひっきりなしに注文が届いている。

そんなレベルの高い製本加工技術を持つ同社の従業員は、時期にもよるがアルバイトを含め約50～60名。季節によっては残業も多く、以前は勤怠データをとりまとめるのに2人のスタッフで約2日間の時間が必要だったという。

「給与ソフトは以前から『PCA給与』でしたが、勤怠ソフトが別のメーカーで連携していませんでした。そのため締日になると1カ月分の勤怠データを手作業で計算し、勤怠ソフトへ入力。その後、さらに『PCA給与』へ入力していました。私は入社後しばらく工場内の製本機械の操作を行っていたのですが、前職の経験を買われて総務・経理の仕事も担当することになりました。そして勤怠管理と給与管理が連携していないことを知り、これは早急に対処しなければ！と新システムを検討するようになりました」（総務・経理 宮岸俊哉氏）

操作性の高さと、『PCAクラウド』の強固なセキュリティへの安心感

新しいシステム選定の条件は、①勤怠データと給与データを連携させ、確実かつスムーズに運用できること。②使いやすいソフトやシステムであること。③セキュリティ面でも安心して運用できることだった。

これらを念頭に検討が始まった。また関連会社からの紹介もあり、操作する人にとっては安心して運用できる環境にできると判断し、PCAに決めた。

「まず効率的で便利で速く使えるシステムであることが大切でした。なぜなら当社は限られた人材で動いており、一人ひとりの従業員の時間をなるべく無駄にしたくないからです。操作については当社の関連会社もPCAの勤怠・給与システムを導入していたので、わからないことがあれば聞ける環境も大きかったです。そして何より『PCAクラウド』の充実したセキュリティも大きな魅力でした」

勤怠データをセキュアな状態で管理するという点では、以前の環境は不安だらけだったという。

「以前の勤怠管理ソフトでは、パスワード入力は最初のログインのみ。細かな権限設定も十分ではありませんでした。大事な勤怠データですから何重にもロックができ、かつデータを自社内のバックアップに加えて、『PCAクラウド』という確実なセキュリティ体制で守られたシステムの中に置くことの方が、ずっと安心だと考えました。社長も『PCAクラウド』のセキュリティの高さと安心について評価しており、導入を決定しました」

『PCA就業管理X』と『PCA給与DX』で、大切な従業員の個人データを確実に守る

『PCA就業管理Xクラウド』の便利な機能の1つとして、宮岸氏は帳票の豊富さを挙げる。例えば勤務表は簡易（A4縦）と明細（A4横）の2種類があり、レイアウトも自由に変更できる。あらかじめ検索条件を設定しておけば残業などの状況をいつでも簡単に把握でき、CSV・PDF・Excel・HTMLと4種類の出力が可能だ。

「『PCA就業管理Xクラウド』は帳票が豊富でデータ管理がしやすいです。以前は従業員ごとに個別にデータを開いていくしかなかったのですが、「勤務表」では従業員全員のデータを一気に確認できる点がいいですね。また勤怠集計処理のデータがそのまま『PCA給与DXクラウド』に反映されるわけですから、集計ミスが基本的には発生しません。ただしもし可能なら、文字サイズを少し大きくしてもらうとさらによいと思います」

『PCA給与DXクラウド』については社員情報の管理がしやすい点が評価されている。社員情報の登録画面では住所や生年月日などの個人情報はもちろんのこと、所属先や所得税・年末調整、給与や保険、住民税や有給休暇など、従業員一人ひとりの登録画面に必要な情報がすべて集約できる。

「以前はExcel®で社員情報の管理を行っていましたが、更新も多くそのたびに書き換え作業が必要で、うっかりしていると上書きミスをする可能性がありました。またファイルが複数に増え分散することも気掛かりでした。どのような管理方法なら安心して個人情報を保護できるかを考えていました」

今回の『PCA就業管理Xクラウド』と『PCA給与DXクラウド』によって従業員の個人情報を守りやすい環境も実現できている。

なお『PCA給与DX』には『PCA給与X』と比較して次のような便利な機能が追加されている。「リマインダー機能」では自由に入力できるメッセージ欄があり、複数人でタスクを共有したり、アイコンの点滅やバルーンで新着通知が届くなど、作業の実施漏れを防ぐ工夫が凝らされている。また「電子申告」ではe-Taxソフトを使用しなくても、e-Tax形式へのデータ変換や電子署名の付与、申告データの送信などが実行できる。複雑な給与体系にもより柔軟に対応できるソフトになっており、同じ部門内でも社員ごとに異なる給与体系を割り当てることなども可能になっている。

『PCAクラウド』は1ライセンスでも十分意味がある

同社では『PCAクラウド』を1cal（1ライセンス）で利用している。『PCA就業管理X』『PCA給与DX』のソフトは何台のパソコンにもインストールできるが、同時接続利用できるのが1台ということになる。それでも十分に効果はあると宮岸氏は語る。

「PCAソフトを操作できる人員は2名おりますが、同時に利用することはありませんので、1ライセンスでも十分に意味があります。同時接続は1台ですが、何台でもインストールしておけるので、外出先でもノートパソコンで接続することができ、その点が助かっています。また、『PCAクラウド』の導入で魅力的だったのは、データセンターの安全性です。当社の従業員はみな優秀で一人ひとり素晴らしい仕事をしてくれており、従業員を守るという点でも個人情報という大切なデータを『PCAクラウド』で運用できることには大きな意味がありました。ただしネットワークの状況によっては、遅さを感じることがあり、この点はなんとか改善できればと思っています」