PCA会計EasyNetwork版による会計処理

株式会社呉竹荘では、クラウド導入前『PCA会計EasyNetwork版』を利用して会計処理を行っていた。『PCA会計EasyNetwork版』は、サーバーを使わずに2台のパソコンのうち1台をホストPCとしてデータを保管。もう1台をクライアントPCとしてデータをやり取りする仕組みだ。呉竹荘でも本社で2台のパソコンを用い、2人が同時に入力する作業を行っていたが、年々ホテルやレストランの数が倍増。総売上・営業利益が右肩上がりで伸びる中、会計業務の処理はかなりの負担になっていた。

「以前は毎日の支出入の報告を、各店舗からFAXで受けていました。1店舗についてFAX用紙1～2枚。それを本社で2人のスタッフが入力していくわけですが、店舗数も増え毎日膨大な量を処理しており、正直、他の事務作業にも支障が出ているような状態でした。作業の流れの非効率さも気になっていました。まず各店舗でExcel®で会計データを入力します。それを紙に出力してFAXで本社に送り、本社スタッフがそれをまた入力する。これでは二度手間ですしミスも発生しやすくなります。そんなときに“クラウド”を知ったのです」（総務室長 高橋崇氏）

点在する店舗の売上を“どこでも確認できる”

導入にあたり、他社のクラウド会計サービスとも比較したが、現場の経理担当者からはPCAを推す声が強かったという。

「他社の会計ソフトでは仕訳の際、勘定科目を1対1にしなければならないものもあります。ただし私どものようなホテル業はそれでは十分ではありません。その点PCAは1対複数の科目が設定できますからね」

効率化という点でも大きな効果があった。

「まず業務の無駄が解消できたことです。各店舗や各支社での会計の入力量はそんなに多くありません。それをコツコツ入力してもらえれば、本社はそれをチェックするのみ。実際、業務時間にゆとりが生まれ、その分他の業務を行えます」

各店舗や支社の売上の概算を把握しやすくなった点も大きいという。

「弊社は東海エリア全域にホテルやレストランが点在しています。以前はそれらの売上を確認するのに日数を要しましたが、クラウド導入後は本社でも各支社でもその日の売上の概算を掴むことができます。経営者が売上の概算を“どこでも確認できる”という点は、弊社のような規模の企業には非常に大きな意味を持つと思います。各店舗や支社での入力については一定の制限を設けており、一方的な修正はできないようにしており、会計データが壊れないようセキュリティもかけています」

もう1点、『PCAクラウド』の良さで付け加えておきたいのは、「PCAさんはダウン^※2することが少ないこと」と高橋氏は語る。「じつは一度、クラウドシステムがダウンしたことがありました。その際PCAの担当者の方がすぐに対応してくださいました。とても一生懸命に動いてくださって、そのときの対応力を見て、改めて信頼感が強まった一件でした」

365日24時間営業のホテル業向けサービスに期待

『PCAクラウド会計システム』について、概ね高い評価を与えている高橋氏だが、ホテル業・サービス業ならではの注文もあるそうだ。

「私どもは365日24時間営業です。夜、クラウドを使って入力したいケースがあるのですが、メンテナンス時間にかかってしまい作業できないのが難点ですね。クラウドサービスを提供しているところは、いずれもメンテナンス時間をとりますが、その点はもっと時間を短くするなどの工夫をお願いしたいです。なお私自身は直接会計データを入力しているわけではないのですが、クラウドシステムとしての会計ソフトのクオリティは、やはりPCAさんは高いと思っています。なお販売管理についてはホテル業に特化した専用ソフトを使っております。メンテナンス時間も含め、ホテル業向けにもっと便利なクラウド会計システム、クラウド販売管理システムを期待しています」

経営トップの先見性と判断力

いち早くクラウドサービスを導入し、その効果が形となって現れている呉竹荘。個人消費が伸び悩む中でも着実に営業利益を生みだし、人気ホテルウェディングの上位にランキングされるなど、経営には「先見性」というキーワードがあてはまるようだ。今回のクラウド導入についても代表取締役社長である山下智司氏の判断とパワーが大きかったと高橋氏は語る。呉竹荘では今年も新しいホテルのオープンを控えており、各店舗・支社と本社を結ぶクラウドサービスの価値はさらに高まりそうだ。